Stage - Assistant.e Administratif Subventions - H/F

TOHMO; Paris; Hybride; EUR 24 000 - 34 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Télétravail partiel

Remboursement des transports

Carte Swile

Accès Leeto

Événements d'entreprise

Résumé du poste

TOHMO, basé à Paris, cherche un Assistant Administratif au sein de l’équipe Admin Advenir / Logivolt pour aider à constituer les dossiers de subvention et de financement.

Vous préparerez, transmettrez et récupérerez les documents signés par le client, mettrez à jour le CRM et clôturerez les dossiers de prime sur la plateforme, en respectant confidentialité et procédures. Profil rigoureux, organisé et autonome souhaité.

Qualifications

• Diplôme Bac+2 à Bac+3 en domaine administratif ou équivalent.
• Bonne maîtrise des outils informatiques et des CRM.
• Autonomie et rigueur dans le respect des procédures.
• Bon relationnel et sens du collectif.

Responsabilités

• Préparer et transmettre les documents à signer électroniquement via DocuSign.
• Récupérer les documents signés et centraliser sur Salesforce.
• Mettre à jour les statuts des dossiers sur Salesforce.
• Déposer les documents requis sur la plateforme et clôturer les dossiers.
• Réaliser le reporting et le data cleaning sur le CRM.

Connaissances

Autonomie

Rigueur

Formation

Bac+2 à Bac+3 en administratif ou équivalent

Outils

Salesforce

DocuSign

Description du poste

Votre rôle

Au sein de notre équipe Admin Advenir / Logivolt de Paris, votre rôle consistera à aider l’équipe en place dans la constitution des dossiers de subvention et financement.

L’équipe, actuellement composée de 4 personnes rattachées au Responsable Administratif, pilote entre 300 et 400 dossiers par mois.

Notre Assistant.e Administratif aura un rôle à jouer dans la préparation, transmission et récupération des documents signés par le client, la mise à jour des dossiers dans notre CRM et la clôture d’un dossier de prime sur la plateforme.

Les missions

• Soumission d'attestations sur l’honneur aux clients pour signature électronique via Docusign
• Récupération des documents signés, centralisation sur Salesforce
• Mise à jour des statuts des dossiers de prime sur Salesforce
• Dépôt sur la plateforme des documents requis
• Clôture d’un dossier de prime sur la plateforme
• Reporting / Data cleaning sur le CRM (Salesforce)

Ce poste est fait pour vous si :

Nous recherchons un profil rigoureux et très organisé qui ne se laisse pas déborder facilement. Toujours désireux d’apprendre et de progresser. Vous préparez un diplôme Bac+2 à Bac+3 dans le domaine administratif ou équivalent. Vos compétences : Aisance avec les outils informatiques, la connaissance de Salesforce est un plus. Force de proposition : Vous savez repérer les faiblesses organisationnelles et savez/aimez proposer et mettre en place des solutions et process d’amélioration. Prise d’initiative : Vous n’attendez pas que l’on vous dise quoi faire et savez avancer dans votre travail en toute autonomie. Le savoir-être : Rigueur, organisation et méthodologie. Fort esprit d’équipe et sens du collectif. Discrétion et respect absolu de la confidentialité. À l’aise dans un environnement open space.

Ce que nous avons à vous offrir

• Une organisation flexible : jusqu’à 3 jours de télétravail par semaine pour favoriser l’équilibre entre vie pro et perso
• Des espaces de travail agréables et bien situés, avec un accès facilité aux transports et aux services
• Remboursement à 100% des abonnements de transports en commun
• Carte Swile pour profiter de la multitude de bonnes adresses qui nous entourent
• Accès à la plateforme “Leeto” de notre CSE permettant de bénéficier de nombreuses offres culturelles, sportives…
• Une vie d’entreprise dynamique et engagée : afterworks, activités sportives (foot, escalade, course à pied…) via notre communauté “Ze bouge”. Possibilité de s’engager sur des projets à impact (fresques du climat et de la mobilité, actions solidaires…)

Les prochaines étapes

• Entretien RH : Ce premier échange avec notre équipe RH a pour objectif de valider l'adéquation de votre parcours académique et de vos motivations avec les valeurs de l'entreprise et les exigences du poste.
• Entretien Opérationnel (Manager) : Vous rencontrerez le manager opérationnel. Cette étape est dédiée à l'évaluation approfondie de vos compétences liées aux missions proposées et à la discussion de votre approche sur la gestion administrative.
• Échange Final : Le processus se conclura par une rencontre avec notre Head of Back Office. Cet entretien vise à confirmer votre intégration potentielle au sein de l'équipe et votre compréhension des enjeux stratégiques du service.