Secrétaire technique (H/F)

COREDIF; Bussy-Saint-Martin; Sur place; EUR 26 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

COREDIF, basé à Bussy-Saint-Martin, recrute un(e) secrétaire/assistant(e) administratif(-ve) en CDI à temps plein pour renforcer ses équipes administratives. Vous serez en charge de l'accueil, de la gestion des appels et des e-mails, ainsi que des dossiers administratifs liés aux chantiers dans le secteur de la construction.

Le profil recherché nécessite une formation Bac+2/3 et trois années d'expérience minimum dans un rôle similaire. Vous devez maîtriser le Pack Office et être capable d'organiser votre travail avec rigueur.

Qualifications

• Expérience de 3 ans minimum dans le secrétariat technique BTP ou assistanat administratif.
• Une formation de Bac+2/3 dans la gestion administrative ou en comptabilité est requise.
• Capacité à organiser son temps de travail de manière rigoureuse.

Responsabilités

• Assurer l’accueil et orientation des visiteurs externes.
• Gérer le standard téléphonique et traitement des e-mails du service.
• Préparer les dossiers administratifs liés aux chantiers.
• Assurer le suivi administratif des dossiers de sous-traitants.
• Traiter les commandes fournisseurs et contrôler la conformité.

Connaissances

Maîtrise du Pack Office

Aisance sur les logiciels

Esprit d’équipe

Bon relationnel

Organisation rigoureuse

Formation

Formation de niveau Bac+2/3 en gestion administrative

Outils

Word

Excel

Outlook

Description du poste

Né en 2010, DG Group est avant tout fondé sur des valeurs humaines, de confiance et de solidarité. Fort de quatre pôles complémentaires, le groupe unit la Construction, la Promotion Immobilière, un Bureau d’Étude Pluridisciplinaire ainsi qu’une foncière. Complet, il est devenu en une décennie un groupe de référence en Île-de-France.

DG Group a connu une progression exponentielle, sans jamais se renier et en gardant une dimension humaine. Cette taille, additionnée au caractère familial de l’entreprise, permet à chaque collaborateur de trouver sa propre place dans le groupe. Unis par des liens de solidarité et d’appartenance, tous les collaborateurs qui rejoignent le groupe deviennent des membres à part entière de l’aventure DG Group et peuvent à ce titre bénéficier de l’attention, l’aide et la confiance de tous.

DG Group propose aujourd’hui la réalisation d’une multitude d’ouvrages clé en main pour lesquels il maîtrise tous les aspects, de la promotion à la construction.

Nous recherchons un(e) secrétaire / assistant(e) administratif(-ve) (H/F) spécialisé(e) dans le domaine de la Construction (Bâtiment), en CDI à temps plein, pour intégrer les équipes de la Direction Administrative et Financière du Groupe, située à Bussy-Saint-Martin (77600).

Les missions

En lien avec la Secrétaire technique du Groupe, vous interviendrez principalement sur les missions suivantes :

Accueil et standard

• Assurer l’accueil physique et l’orientation des visiteurs externes,
• Prendre en charge le standard téléphonique : réception, filtrage et transmission des appels, prise de messages,
• Assurer le traitement des e-mails du service : tri, redirection et réponses,
• Gérer le courrier entrant et sortant,
• Le cas échéant, réceptionner les colis et en assurer la distribution interne.
• Réaliser les démarches administratives liées au démarrage des chantiers (DICT, avis d’ouverture de chantier…),
• Préparer les dossiers administratifs : mise en place des supports (modèles de courriers, étiquettes d'envoi, contrats …),
• Rédiger, mettre en forme et envoyer les courriers liés aux chantiers : réponses clients, transmission d’ordres de service signés, mises en demeure, publipostages pour les sous-traitants, levée de réserves …,
• Assurer le classement et l’archivage des documents, en format papier et numérique,
• Coordonner les échanges avec les équipes chantier,
• Participer, en lien avec la Direction, au renouvellement annuel des qualifications de l’entreprise.

Gestion de la sous-traitance (BTP)

• Réceptionner les résultats de consultation, suivre les validations internes et les transmettre aux services concernés,
• Élaborer et suivre les documents administratifs (DC4, PPSPS, DOE …)
• Assurer le suivi administratif des dossiers de sous-traitants (mise à jour des dossiers, tableaux de suivi, relances),
• Vérifier la conformité des dossiers de marchés et assurer leur validation avant transmission au maître d’œuvre / maître d’ouvrage,
• Effectuer les demandes de certificats BPI pour les paiements directs des sous-traitants,
• Rédiger les courriers de main levée de cautions des sous-traitants.

Achats et gestion

• Assurer le traitement des commandes fournisseurs, le contrôle de la conformité et le rapprochement avec les factures,
• Suivre les factures en lien avec la comptabilité externe et les échéanciers avec la Direction Administrative et Financière,
• Suivre et compléter les tableaux de bord de gestion.

Le profil recherché

• Formation de niveau Bac+2/3 dans le domaine de la gestion administrative, la comptabilité, type BTS GPME ou CG, BUT GEA,
• Une expérience exigée de 3 ans minimum dans le domaine du secrétariat technique BTP ou de l'assistanat administratif en entreprise générale du bâtiment,
• Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook) et aisance sur les logiciels,
• Esprit d’équipe, bon relationnel et organisation rigoureuse du temps de travail.

Salaire selon profil et expérience.

Lieu du poste : Bussy-Saint-Martin (77). En présentiel.

Notre Groupe est engagé en faveur de l'égalité professionnelle, de la diversité et du principe de non-discrimination à l'embauche. Toutes les candidatures seront étudiées avec attention, sans distinction d’origine, de genre, de situation de handicap ou de toute autre caractéristique discriminante.