Secrétaire polyvalent(e) H/F - Cabinet de direction

Michael Page (France); Paris; Sur place; EUR 20 000 - 31 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Restauration collective sur site

Déplacements réguliers

Environnement collaboratif

Résumé du poste

Michael Page (France) recherche un(e) secrétaire polyvalent(e) pour assurer l'organisation administrative et logistique du cabinet de direction public à Paris 15e. Le poste implique une forte collaboration avec les équipes et les interlocuteurs internes et externes.

Vous gérerez l'accueil téléphonique, les espaces et les déplacements ponctuels du directeur, tout en assurant le suivi des achats et du bâtiment dans un cadre collaboratif et polyvalent.

Qualifications

• Bonne maîtrise des outils bureautiques et organisation multitâche exigées.
• Sens du service et discrétion requis, travail en transversalité.

Responsabilités

• Gérer l'organisation quotidienne des activités administratives et logistiques du cabinet de direction.
• Assurer l'accueil téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes.
• Préparer et veiller au bon fonctionnement des salles de réunion et des équipements.
• Réaliser des achats urgents et assurer le suivi du matériel et des fournitures.
• Contribuer au suivi des besoins du bâtiment et à la gestion du parc automobile/équipements.
• Apporter un appui ponctuel aux activités administratives liées aux ressources humaines.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques

Organisation multitâche

Sens du service

Discrétion

Outils

Microsoft Office

Description du poste

• Participez au fonctionnement stratégique d'un cabinet de direction


• Rejoignez un environnement collaboratif offrant des missions variées

Notre client

Notre client, une structure publique, conduit des missions d'intérêt général au service de l'accompagnement, de la coordination et du soutien des activités de ses structures. Implanté à Paris 15e, notre client valorise l'engagement, le sens du service, la coopération entre les équipes et la qualité de l'accompagnement apporté à ses différentes parties prenantes. Son environnement de travail favorise la polyvalence, la collaboration et la contribution au bon fonctionnement des services.

Poste et missions

Au sein d'un cabinet de direction, le/la Secrétaire polyvalent·e H/F - Cabinet de direction participe à l'organisation quotidienne des activités administratives et logistiques. Le poste contribue à la qualité de service rendue aux équipes et aux interlocuteurs internes et externes.
Missions principales

• Effectuer ponctuellement les déplacements professionnels du directeur et de ses adjoints en l'absence du chauffeur


• Préparer les salles de réunion et veiller à leur bon fonctionnement


• Installer, approvisionner et remettre en état les espaces de réunion


• Réaliser les achats urgents liés aux besoins des services


• Apporter un soutien logistique aux équipes et participer au suivi des besoins du bâtiment


• Assurer la gestion du parc automobile et des vélos électriques : réservations, suivi, entretien et mise à disposition


• Effectuer ponctuellement des déplacements professionnels pour la direction en cas de besoin


• Assurer l'accueil téléphonique et orienter les interlocuteurs vers les services compétents


• Installer et mettre en service les équipements audiovisuels nécessaires aux réunions et événements


• Réceptionner les colis, courriers et livraisons et organiser leur distribution


• Assurer la gestion des badges d'accès au site


• Apporter un appui ponctuel aux activités administratives liées aux ressources humaines

Profil recherché

Notre client recherche une personne disposant d'une bonne maîtrise des outils bureautiques, capable d'organiser plusieurs activités simultanément et d'assurer un suivi rigoureux des missions confiées. Une connaissance des principes de gestion logistique et des équipements constitue un atout. Sens du service, discrétion, réactivité, esprit d'équipe et capacité à travailler en transversalité sont attendus. Déplacements ponctuels.

Conditions et Avantages

Contrat : mission de 2 mois à compter de septembre 2026
Restauration collective sur site
Déplacements réguliers au sein du site
Interactions avec de nombreux interlocuteurs internes et externes
Environnement de travail collaboratif et polyvalent