Secrétaire particulier(e) de la directrice de cabinet (H/F)

Préfecture des Alpes de Haute Provence; Digne-les-Bains; On-site; EUR 26,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

RTT 16 jours

Horaires flexibles

Job summary

La Préfecture des Alpes de Haute Provence recrute un(e) assistant(e) de cabinet (catégorie B) pour assister le préfet et la directrice de cabinet. Vous assurerez l’accueil, la gestion de l’agenda, l’organisation des déplacements et la préparation des réunions, tout en suivant le budget et les dossiers administratifs.

Poste à temps plein (38h/semaine) avec 16 jours de RTT, horaires flexibles et environnement de travail frontalier en montagne.

Qualifications

• Connaissances techniques en informatique et bureautique; maîtrise des outils standards.
• Compétences budgétaires et comptables au niveau pratique.
• Rigueur et capacité à s’organiser et à rédiger des documents.

Responsibilities

• Gérer l’agenda et les déplacements de la directrice de cabinet.
• Assurer l’accueil téléphonique et physique et filtrer les interlocuteurs.
• Rédiger et mettre en forme courriers et documents.
• Suivre le budget et les frais de représentation et de fonctionnement.
• Préparer et suivre les réunions et dossiers; gérer les parapheurs.

Skills

Organisation

Discrétion

Rigueur

Bureautique

Rédaction

Education

Baccalauréat ou équivalent

Job description

Groupe RIFSEEP: 2

Vos activités principales:
Interlocuteur (trice) direct(e) de la directrice de cabinet, vousexercez différentes missions de secrétariat particulier, notamment:

• gérer l’agenda de la directrice de cabinet (déplacements, réunions, rendez-vous…) ;
• organiser les déplacements de la directrice de cabinet (chauffeur, réservations, missions…) ;
• suivre le budget de la directrice de cabinet (frais de représentation et de fonctionnement) ;
• assurer l’accueil téléphonique et physique (avec filtrage des interlocuteurs) ;
• traiter le courrier, les courriels et les communications;
• rédiger et mettre en forme courriers, réponses aux invitations et documents;
• mettre à jour des fichiers de contacts, suivre des dossiers ponctuels…;
• planifier, préparer et assurer le suivi des réunions, entretiens, etc.: constitution des journaliers et dossiers; gestion des parapheurs et dossiers transmis par les services; réservation des salles; etc.;
• gérer les permanences et le suivi des congés du corps préfectoral;
• établir et diffuser le tableau des permanences de fin de semaine.

Vous assurez l’intérim de la mission d’assistance du préfet/de la préfète, en cas d’absence de son/sa secrétaire particulier·e.

Vous exercerez vos missions dans le respect des engagements pris par la préfecture dans le cadre de la démarche QUALI'ATE.

Vous travaillerez à un rythme de 38h/semaine, bénéficiant ainsi de 16jours de RTT. Par ailleurs, les horaires flexibles vous permettront d’ajuster aisément votre vie professionnelle à votre vie personnelle.

Les petits + de votre environnement de travail:

• une qualité de vie dans un département de montagne frontaliers avec les Bouches-du-Rhône, le Var et les Alpes Maritimes,
• une organisation flexible.

Votre environnement professionnel:

Activités du service: Mission d'assistance auprès de la préfète, de la directrice de cabinet et de l'ensemble de l’équipe de direction

Composition et effectifs du service: Deux agents rattachés à la mission de secrétariat particulier: l’assistante de la préfète et l’assistante de la directrice de cabinet

Liaisons hiérarchiques: directrice de cabinet, préfète

Liaisons fonctionnelles: Préfète, directrice de cabinet, secrétaire général, sous-préfets d’arrondissement; chefs de services de l’État; services de la préfecture et des sous-préfectures; services territoriaux de l’État, au niveau local et régional; services centraux des administrations d’État; élus locaux, partenaires institutionnels, etc.

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions:
Sens de l’organisation, réactivité constante, discrétion absolue, grande polyvalence et excellentes qualités relationnelles sont indispensables à ce poste, véritable vitrine de la préfecture en contact direct avec les élus, les usagers et les partenaires.

• CV et lettre de motivation dans lesquels vous préciserez votre statut (contractuel ou fonctionnaire)
• Formulaire unique de demande de mobilité/recrutement pour les agents fonctionnaires avec avis hiérarchique obligatoire, disponible à ces adresses:

Personnels du ministère de l'Intérieur http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Mobilite_2022/Formulaire%20mobilit%C3%A9%20avec%20PSA.docx

Personnels externes https://www.interieur.gouv.fr/content/download/130980/1041719/file/formulaire-mobilite-avec-psa.docx

Profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre:

1- Connaissances techniques
Avoir des compétences en informatique - bureautique niveau maîtrise requis

Connaître l'environnement professionnel niveau pratique requis

Avoir des compétences budgétaires et comptables niveau pratique requis

2- Savoir-faire
Savoir travailler en équipe niveau pratique requis

Savoir s'organiser niveau maîtrise requis

Savoir rédiger niveau pratique requis

3- Savoir-être avoir le sens des relations humaines niveau maîtrise requis
savoir s'adapter niveau maîtrise requis
savoir accueillir niveau expert requis

Vos perspectives: Ce poste offre une vision globale de l’action des services de l’État dans le département et de la mise en œuvre de l’ensemble des politiques publiques.
L’expérience qu’il confère et la réactivité qu’il implique permettront une adaptation aisée dans tout autre poste de catégorie B et surtout faciliteront une progression de carrière vers de plus grandes responsabilités.

Durée attendue sur le poste: 3 ans

Présentation de Préfecture des Alpes de Haute Provence

Préfecture des Alpes de Haute Provence