Assistante du Secrétaire Général (H/F)

Prefecture de la Haute-Marne; Centre-Ville; On-site; EUR 27,000 - 31,000; Full time

Job summary

Prefecture de la Haute-Marne recherche un(e) assistant(e) du Secrétaire Général pour organiser son quotidien, gérer l’agenda, les déplacements et les communications.

Vous assurez le traitement des dossiers, la rédaction de courriers, l’accueil téléphonique et le suivi des affaires du Secrétaire Général, en lien avec les services et élus.

Qualifications

• Connaissances techniques en informatique et bureautique, maîtrise des outils courants.
• Connaître l’environnement professionnel et les notions budgétaires et comptables.

Responsibilities

• L’assistant(e) du Secrétaire Général organise les contacts, les réunions et prépare les dossiers.
• Gestion de l’accueil téléphonique et, le cas échéant, l’accueil physique.
• Rédiger des courriers et assurer le suivi des dossiers ponctuels.
• Contribuer au bon fonctionnement du Secrétaire Général et des services associés.

Skills

Organisation

Esprit de synthèse

Travail en équipe

Négocier

Rédiger

Adaptabilité

Relations humaines

Accueil

Expression orale

Tools

Informatique & Bureautique

Job description

Groupe RIFSEEP: 3 Code RMFP: FP2ADM04 Code REMI: ADM005 A

Vos activités principales:

Assister le secrétaire Général dans l’organisation quotidienne de son travail.

Gestion de l’agenda:

• mettre à jour quotidiennement les 2 agendas ( assistante + électronique partagé) ;
• éditer quotidiennement l’agenda du lendemain et préparer la chemise des dossiers du lendemain;
• prévoir de façon pro-active les réunions préparatoires nécessaires;
• prévoir la gestion globale des déplacements du Secrétaire Général (réservations hôtelières, trains ou chauffeur) ;
• participer aux réunions relatives aux emplois du temps du corps préfectoral;
• tenir le Secrétaire Général informé de toutes les modifications apportées;
• anticipation des conflits d’agenda en collaboration avec les secrétariats du corps préfectoral;
• planification des réunions avec les services internes et les services extérieurs (Élus, collectivités, services de l’État, entreprises etc.)

Gestion transverse des liens entre le Secrétaire Général et les services, les élus et les agents:

• demande aux services et suivi des dossiers nécessaires au préfet et/ou au SG pour réunions et entretiens (établir un agenda de suivi/réclamation)
• anticipation et contrôle des dossiers du Préfet du Secrétaire Général;
• réponse rapide aux demandes d’élus, en contactant les services si besoin (notamment en cas d’absence du SG)
• rédaction de courriers et courriels informatifs;
• suivre les dossiers du Secrétaire Général et savoir alerter sur les échéanciers de gestion des dossiers des services (en interne comme en externe) ;

Gestion téléphonique:

• mise en relation avec le Secrétaire Général;
• analyse et filtrage des appels (déterminer si l’appel peut être géré par le service concerné) ;
• informer le Secrétaire Général de tous les appels (information écrite si SG absent) ;

Gestion, suivi de la boîte fonctionnelle (mails) du Secrétaire Général et transmission aux services concernés pour information et/ou pour action;

Coordination et suivi du fonctionnement de la résidence du Secrétaire Général (interventions, représentations régulières, etc.…) et suivi des crédits affectés au Secrétaire Général;

Polyvalence avec les autres secrétaires et assistant(e) s du corps préfectoral (remplacement régulier) .

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions:
Discrétion,
Organisation,
Rigueur,
Disponibilité horaire,
Qualités relationnelles,
Missions télé-travaillables

Qui contacter?
Préfète de la Haute-Marne: Régine PAM: 03 25 30 22 55 (secrétariat)
Secrétaire Général de la Préfecture: Guillaume THIRARD: 03 25 30 22 56 (secrétariat)

Liste des pièces requises pour déposer une candidature:
Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses + envoi Lettre de Candidature et CV:
Personnels du ministère de l'Intérieur https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf
Personnels externes https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Profil recherché

Connaissances techniques
Avoir des compétences en informatique - bureautique: niveau maîtrise
Connaître l'environnement professionnel: niveau maîtrise
Avoir des compétences budgétaires et comptables: niveau pratique

Savoir-faire
Savoir s'organiser: niveau expert requis
Avoir l'esprit de synthèse: niveau pratique requis
Savoir travailler en équipe: niveau maîtrise requis
Savoir négocier: niveau pratique requis
Savoir rédiger: niveau pratique requis

Savoir-être
Savoir s'adapter: niveau maîtrise requis
Avoir le sens des relations humaines: niveau maîtrise requis
Savoir accueillir: niveau expert requis
Savoir s'exprimer oralement: niveau pratique requis

Activités du Secrétariat Général

L’assistant(e) du Secrétaire Général traite ses contacts, organise ses réunions, rédige des courriers et constitue des dossiers, traite des dossiers ponctuels et assure le suivi des affaires réservées.

Le secrétariat assure l’accueil téléphonique et, au besoin, l’accueil physique.

D’une façon plus générale et dans la limite de ses attributions, il concourt par son action auprès du Secrétaire général à la bonne exécution de ses missions.

Composition et effectifs:
/ Liaisons hiérarchiques:
Le Secrétaire Général
Liaisons fonctionnelles:
Le corps préfectoral. Directions et agents de la préfecture, sous-préfecture et des services de l’État, personnes et services extérieurs, élus.

Durée attendue sur le poste:
3 à 5 ans

Présentation de Prefecture de la Haute-Marne

Prefecture de la Haute-Marne