Assistant du préfet (H/F)

Préfecture du Loir Et Cher

Villebarou

On-site

EUR 26,000 - 34,000

Full time

14 days+

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Job summary

La Préfecture du Loir et Cher recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) pour soutenir le secrétariat du préfet et du cabinet. Vous gérerez l’agenda, organiserez réunions et déplacements, et assurerez le traitement des courriers et rapports.

Vous travaillerez en binôme et devrez faire preuve de discrétion, de rigueur et d’esprit d’équipe; le poste inclut une préparation de visites officielles et la gestion des réceptions.

Qualifications

Expérience secrétariat/administration appréciée.
Maîtrise des outils informatiques et bureautiques.
Capacité à organiser et planifier des réunions et déplacements.

Responsibilities

Gérer l’agenda du préfet et organiser les réunions.
Planifier les déplacements du préfet et préparer les salles.
Gérer les appels téléphoniques et la messagerie.
Saisir courriers, notes et rapports.
Constituer les dossiers du préfet et coordonner les services.
Participer à l’accueil et à la préparation des visites officielles.

Skills

Bureautique

Organisation

Discrétion

Travail en équipe

Communication

Education

Baccalauréat ou équivalent

Tools

Suite Office

Agenda électronique

Job description

Groupe RIFSEEP: 1

Vos activités principales:

La gestion de l’agenda du préfet (support électronique principalement)
L’organisation de réunions (disponibilité des participants, confirmation des dates, lieu et objet des entrevues, réservation et préparation des salles)
L’organisation des déplacements du préfet
La gestion des appels téléphoniques et la gestion de la messagerie
La saisie de courriers, de notes et de rapports
La participation à la constitution des dossiers du préfet (relance des services, finalisation)
La diffusion de messages, la circulation du courrier réservé, cabinet et parapheurs
L’aide à la préparation des visites officielles (membre du Gouvernement, Président de la République…)
Le soutien dans la gestion des réceptions à la résidence du préfet
La gestion des centres de coût rattachés au préfet et au directeur de cabinet
La mutualisation des tâches avec les autres membres du pool secrétariat du Préfet, du Directeur de cabinet et du Secrétaire Général afin d’assurer la continuité du service
Exerce les missions d’assistant Chorus DT.

Vous travaillez en binôme sur l’ensemble de vos missions avec l’assistant(e) du directeur de Cabinet.

Votre environnement professionnel:

Activités du service

Placé sous l’autorité du Préfet et du Directeur de cabinet, le Cabinet est composé: de la Direction des Sécurités (avec le BOPSI, le SIDPC et le BPAS) , le bureau de la représentation de l’État (BRE) et le service départemental de la communication interministérielle (SDCI) .

BOPSI: prévention de la délinquance, lutte contre la radicalisation et le séparatisme, lutte contre les discriminations, ordre public, gens du voyage, hospitalisations sous contrainte, réglementations relatives à la vidéoprotection, aux polices municipales, à l’aéronautique….
SIDPC: sécurité et défense civiles, plans de prévention des risques, organisation des exercices, gestion des crises, sécurisation d’évènements, habilitations, contrôle des campings à risques, déminages, suivi des ERP….
BPAS: réglementation relative aux débits de boissons, aux feux d’artifice, à la vidéo-protection, aux établissements recevant du public (ERP) , aux manifestations sportives, aux armes, à sécurité routière…
BRE: représentation et distinctions honorifiques (médailles…) ; relations publiques et déplacements officiels (protocole et organisation) ; organisation des manifestations relevant des activités du Préfet et des membres du Corps Préfectoral; biographie des élus; dossier territorial; analyse électorale et participation aux soirées électorales…
SDCI: définition et mise en œuvre de la politique de communication externe des services de l’État dans le département; définition et mise en œuvre de la politique de communication interne de la préfecture et des sous-préfectures; relations avec les médias et demandes de presse; couverture médiatique des déplacements du Corps Préfectoral

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions:

Roulement sur la semaine avec les amplitudes horaires suivantes (journée de 8h30 à 12h30 et de 13h30 à 17h30 / journée dite forte de 9h00 à 12h30 et de 13h30 à 19h30) avec le secrétariat du préfet et du secrétaire général.

Ce poste nécessite disponibilité, rigueur et discrétion.

Profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre:

Connaissances techniques