PREF92- 2025/B/252 -Assistant.e du Directeur de Cabinet

Ministère de l'Intérieur; Garches; On-site; EUR 31,000 - 42,000; Full time

Job summary

Direction générale des étrangers en France (DGEF) recherche un/une Assistant(e) de direction pour assurer le secrétariat du sous-préfet, directeur de cabinet. Vous gérerez l'agenda, les déplacements, organiserez les réunions et assurerez l'accueil physique et téléphonique, le tri du courrier et la diffusion des informations.

Vous serez en collabo étroite avec le directeur de cabinet et le corps préfectoral, et vous assurerez la veille des informations destinées à l'ensemble des services.

Qualifications

• Compétences en bureautique et informatique.
• Maîtrise de l'environnement professionnel.
• Savoir organiser et planifier les activités.
• Savoir travailler en équipe et communiquer.

Responsibilities

• Gérer l'agenda et les déplacements du sous-préfet.
• Organiser réunions, accueil physique et téléphonique.
• Suivi du courrier et diffusion des informations.
• Veiller à la messagerie fonctionnelle et diffuser les informations.

Skills

Maîtrise bureautique

Environnement professionnel

Savoir s'organiser

Travail en équipe

Communication

Relation humaine

Adaptabilité

Job description

Identifiant (email, de type [e-mail])

Mots clés (ex : Gestionnaire des Ressources Humaines Paris)

PREF92- 2025/B/252 -Assistant.e du Directeur de Cabinet

Description du poste

Fonction publique d'Etat

Catégorie B (profession intermédiaire)

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels

Domaine et métier

Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction

Intitulé du poste

PREF92- 2025/B/252 -Assistant.e du Directeur de Cabinet

Description du poste

Vos activités principales:

Vous assurez le secrétariat du sous-préfet, directeur de cabinet. Vos missions couvrent:

• la gestion et le suivi de l'agenda et des déplacements, l’organisation des réunions, l'accueil physique et téléphonique, la réception et le tri du courrier,
• la vérification et l’enregistrement des parapheurs, la saisine de lettres et de notes, la veille de la messagerie fonctionnelle du directeur de cabinet et la diffusion des informations sans délais aux services concernés,
• la mise à jour et la diffusion de l’annuaire de permanence des services de l’Etat dans le département,le suivi du tableau des commandes de la direction, la mise en forme des synthèses bimensuelles et leur envoi au ministère de l’Intérieur,
• les commandes logistiques du cabinet, le suivi des permanences et des congés du corps préfectoral.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Qualités demandées: sérieux, rigueur, discrétion, réactivité, esprit d’équipe

Vous serez également amené à assurer diverses missions pour les autres membres du corps préfectoral, notamment pour le sous-préfet en charge du développement économique en cas d‘absence de son assistant(e).

Votre environnement professionnel:

Activités du service

Vous travaillerez en collaboration étroite avec le directeur de cabinet, les membres du corps préfectoral et leurs assistants de direction. Par ailleurs, vous aurez des relations fréquentes avec des interlocuteurs variés extérieurs à la Préfecture, en particulier les élus, les ministères ainsi que les services déconcentrés du département. Une discrétion absolue est requise. Ce poste demande un sens du relationnel et de l’organisation. Il requiert également de la rigueur, de la diplomatie, une bonne maîtrise de soi. La variété des missions confiées demande de la part du titulaire des qualités de réactivité, de rapidité et d’efficacité

Composition et effectifs du service

Un(e) assistant(e) de direction de catégorie B

Liaisons hiérarchiques

Sous-préfet, directeur de cabinet

Liaisons fonctionnelles

Les membres du corps préfectoral et leur secrétariat – les cadres de la préfecture - les services déconcentrés et extérieurs - les élus locaux - les ministères - la préfecture régionale d'Ile de France - la préfecture de police.

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions: Vous exercez vos missions sur la base de l’horaire 37 h, 38 h ou 38 h 30 hebdomadaires - générant 10, 16 ou 18 jours d’ARTT. Qualités demandées : sérieux, rigueur, discrétion et réactivité.

Descriptif du profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre (listes déroulantes)

Connaissances techniques

• Avoir des compétences en informatique - bureautique niveau maîtrise requis
• Connaître l'environnement professionnel niveau maîtrise requis
• Savoir-faire
• Savoir s'organiser niveau maîtrise requis
• Savoir travailler en équipe niveau maîtrise requis
• Savoir-faire au choix
• avoir le sens des relations humaines niveau expertrequis
• savoir s'adapter
• niveau expert requis savoir communiquer
• niveau maîtrise requis

Vos perspectives: Les nombreux contacts, le travail en équipe, la diversité des tâches, la rigueur et la réactivité demandées pour ce poste vous permettront de développer des compétences utiles et recherchées, vous ouvrant de nombreuses perspectives pour des mobilités professionnelles futures.

Durée attendue sur le poste: 3 à 5 ans.

Documents à transmettre

L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Informations complémentaires

Localisation administrative et géographique / Affectation:

Préfecture des Hauts-de-Seine, Tour Eqho, 2 avenue Gambetta, 92400 Courbevoie

Emploi fonctionnel(codification RMFP pour publication) :

Vous trouverez le référentiel RMFP sous le lien suivant :

https://www.fonction-publique.gouv.fr/biep/repertoire-interministeriel-des-metiers-de-letat

Code fiche de l’emploi type1 (RMFP) : Assistant de direction / ERDIR022

Si plusieurs emplois type, temps de travail sur emploi-type 1:

Code fiche du emploi-type 2 (RMFP):

Temps de travail sur emploi-type 2:

Emploi fonctionnel (codification REMI indispensable pour la prise d’acte dans D2)

Vous trouverez le référentiel REMI sous le lien suivant :

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/mgmrh/Page_mgmrh/Referentiel_des_emplois_version_2011_modifiee_12_fevrier_2015_copie.pdf

Code fiche de l’emploi type1 (REMI) : FP2ADM04 (ADM005A)

Si plusieurs emplois type, temps de travail sur emploi-type 1:

Code fiche du emploi-type 2(REMI):

Temps de travail sur emploi-type 2:

Code SAO (structure d'affectation opérationnelle): 92PR3000

Fondement juridique du recrutement

Le poste est ouvert aux contractuels.

Sur le fondement du Code général de la fonction publique (anciennement loi n°84-16 du 11 janvier 1984), le recrutement sur contrat s'appuie sur le 2° de l’article L332-2.

Localisation du poste

• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
• Ministère de l'intérieur / DGPN / Cabinet Place Beauvau – 11 rue des saussaies 75008 Paris
• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
• Préfecture du Nord - Cabinet du préfet - 2 rue Jacquemars Giélée - Lille
• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
• Préfecture de l'Essonne - Evry-Courcouronnes