Secrétaire Particulier du Préfet — Organisation & Réceptions

Préfecture du Loiret; Orléans; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Préfecture du Loiret recrute un secrétaire particulier chargé de l’agenda du Préfet, de l’accueil et de l’organisation des réunions avec les services concernés. Vous préparerez les dossiers, gérerez les appels, dactylographierez courriers et organiserez les réceptions en lien avec la résidence du Préfet.

Le poste implique une grande discrétion, une capacité à travailler dans l’urgence et une durée attendue de 3 à 5 ans, avec des évolutions possibles vers d’autres postes au sein de la préfecture

Qualifications

• Connaissances techniques: environnement professionnel; maîtrise requise.
• Informatique bureautique: maîtrise requise.

Responsabilités

• Tenue de l’agenda du Préfet, prises de rendez-vous, gestion des réunions en lien avec les services concernés, édition des programmes journaliers.
• Contribution à la préparation des dossiers du Préfet, notamment ceux concernant les visites et manifestations extérieures, en lien avec les services concernés (en particulier SCPPAT, SGAR, Direction des sécurités).
• Réception et filtrage des appels téléphoniques.
• Dactylographie de courriers, notes et documents divers.
• Présentation et organisation des réceptions du Préfet en lien avec les personnels de la résidence: mise à jour des invités, envoi des invitations, réalisation de plan de table…
• Établissement de fiches «réception».
• Accueil et introduction des personnalités dans le cadre des audiences et des invitations.
• Circulation des parapheurs entre les différents membres du corps préfectoral, en lien avec l’ensemble des secrétaires particulières.
• Invitations pour les cérémonies nationales.
• Gestion et suivi des congés des préfets de département de la région Centre-Val de Loire.
• Gestion des messages du réseau RESCOM.

Connaissances

Connaissances techniques

Informatique bureautique

S'organiser

Travailler en équipe

Négociation

Relations humaines

Adaptation

Expression orale

Accueil

Communication

Description du poste

Préfecture du Loiret recrute un secrétaire particulier chargé de l’agenda du Préfet, de l’accueil et de l’organisation des réunions avec les services concernés. Vous préparerez les dossiers, gérerez les appels, dactylographierez courriers et organiserez les réceptions en lien avec la résidence du Préfet.

Le poste implique une grande discrétion, une capacité à travailler dans l’urgence et une durée attendue de 3 à 5 ans, avec des évolutions possibles vers d’autres postes au sein de la préfecture