Assistant particulier de M. Le Secrétaire Général (H/F)

SECRETARIAT GENERAL COMMUN DEPARTEMENTA; Colmar; Sur place; EUR 19 000 - 23 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Complémentaire santé

Résumé du poste

SECRETARIAT GENERAL COMMUN DEPARTEMENTA recherche un Assistant particulier de M. le Secrétaire Général (H/F) à Colmar (68). Le poste implique la gestion de l'agenda, l'organisation des déplacements et des réunions, et l'accueil du public.

Contrat CDD de 3 mois, 35h/semaine, travail en journée, horaires variables. Poste exige discrétion, réactivité et esprit d'équipe, avec permanence 8h-19h.

Qualifications

• 2 An(s) d'expérience indispensable.
• Bac+2 ou équivalents indispensable.
• Bonnes compétences en planification et en informatique.

Responsabilités

• Gestion de l'agenda du secrétaire général.
• Organisation des déplacements via Chorus DT pour les titres de transport.
• Planification, organisation et suivi des réunions.
• Organisation des déjeuners, dîners et manifestations à la résidence préfectorale en lien avec le cuisinier du préfet.
• Suivi du budget et des frais du secrétaire général; saisie Chorus Formulaire.
• Rédaction des courriers et archivage informatisé et papier.

Connaissances

Planification des tâches et gestion

Outils informatiques courants

Planifier et organiser des réunions

Relayer l'information

Tenir à jour des agendas

Formation

Bac+2 ou équivalents

Description du poste

Assistant particulier de M. Le Secrétaire Général (H/F)

Assistant particulier de M. Le Secrétaire Général (H/F) 68 - Colmar

Offre n° 213MPLL
Assistant particulier de M. Le Secrétaire Général (H/F)

Actualisé le 10 septembre 2026
Employeur handi-engagé

Missions de secrétariat :- Gestion de l'agenda du secrétaire général ;- Organisation des déplacements du secrétaire général : interface avec le garage et utilisation de la plateforme Chorus DT pour les commandes de titres de transport ;- Planification, organisation et suivi des réunions ;- Organisation des déjeuners, dîners et autres manifestations se déroulant à la résidence préfectorale en lien avec le cuisinier du préfet. Édition des chevalets de table et menus ;- Suivi du budget du secrétaire général (carte d'achats + saisie sur Chorus Formulaire) ;- Suivi des états de frais du secrétaire général et de ses absences ;- Mise à jour de la base de données du secrétariat ;- Gestion des messageries fonctionnelles ;- Gestion des fournitures de bureau et commandes ;- Rédaction des courriers ;- Suivi des dossiers du secrétaire général ;- Accueil téléphonique et filtrage des appels ;- Accueil des visiteurs (réunions, rendez-vous) ;- Archivage informatique et papier ;- Assurer la suppléance du secrétariat de M. Le Préfet.L'assistant(e) travaille en relations étroites avec le Directeur de Cabinet et le Préfet et est également en relation avec les services du Cabinet, les services du secrétariat général et les directions départementales.Une connaissance de l'environnement professionnel au sein du secrétariat général est essentielle.Une connaissance des autres services de la Préfecture et des services de l'État peut être utile.Profil demandé :- capacités d'adaptation- savoir travailler en équipe- savoir rédiger- usage des outils informatiques courant Spécificités : discrétion et confidentialité, travail en équipe, disponibilité, adaptation rapide et rapidité d'exécution, polyvalence, sens du contact et habileté relationnelle, travail dans l'urgence. Contraintes : assurer, avec l'assistante du Préfet, une permanence de 8h00 à 19h00.Moyens mis à disposition et organisation :L'agent disposera des moyens informatiques du serviceLa candidature sera composée d'un CV et d'une lettre de motivation.

Type de contrat CDD - 3 Mois
Contrat travail Durée du travail 35H/semaineTravail en journée
Travail en horaires variables
Conditions de travail En contact avec du public
Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 1868.0 Euros
• Complémentaire santé

Déplacements Déplacements: Jamais

Expérience

• 2 An(s) Cette expérience est indispensable
• Bac+2 ou équivalents Cette formation est indispensable

Compétences

• Planification des tâches et gestion des priorités Cette compétence est indispensable
• Usage des outils informatiques courant Cette compétence est indispensable
• Planifier et organiser des réunions
• Relayer de l'information
• Tenir à jour des agendas personnels et partagés

Savoir-être professionnels

• Avoir l'esprit d'équipe
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Faire preuve de réactivité

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Administration publique générale

Employeur

0 salarié (n'ayant pas d'effectif au 31/12 mais ayant employé des salariés au cours de l'année de référence)