Secrétaire (H/F)

AGERIN; Varilhes; Sur place; EUR 10 000 - 13 000; Temps partiel

Avantages offerts par ce poste

Primes

Complémentaire santé

Résumé du poste

AGERIN SAS, situé à Varilhes (Ariège), recrute un/une assistant(e) administratif(ve) en CDI à temps partiel (17h30/semaine). Vous assurez l'accueil téléphonique, le tri et l'affranchissement du courrier, la frappe et la mise en forme de documents, et la tenue des dossiers administratifs.

Vous contribuerez à la préparation des dossiers de marchés publics et au suivi des pièces administratives; confidentialité et rigueur seront essentielles. Bac+2 ou équivalent, autonomie et bon relationnel requis.

Qualifications

• Expérience secrétariat et gestion administrative exigée.
• Capacité à travailler sur dossiers administratifs et suivi documentaire.
• Discrétion et respect de la confidentialité des données.

Responsabilités

• Accueil téléphonique
• Réception, tri, distribution et affranchissement du courrier
• Frappe et mise en forme de courriers, comptes rendus et documents divers
• Classement et archivage des dossiers, papier et numérique
• Gestion des fournitures de bureau et suivi des commandes courantes
• Appui administratif divers (frappe de documents, mise à jour de tableaux de suivi)
• Préparation des dossiers de marchés publics (dossier administratif) et télétransmission
• Rédaction des pièces pour l'obtention de qualifications OPQIBI et agréments
• Rédaction et suivi des pièces attestant de la bonne réalisation des dossiers et chantiers clients

Connaissances

Accueil téléphonique

Gestion des dossiers

Bureautique

Rédaction

Confidentialité

Gestion d'agenda

Formation

Bac+2 ou équivalents - BTS Support à l'Action Managérial

Bac Pro Gestion-Administration

Outils

Word

Excel

Outlook

Description du poste

AGERIN SAS est un bureau d'études spécialisé en aménagement et gestion des risques naturels, intervenant en ingénierie hydraulique et environnementale (études de crues, submersion marine, modélisation hydraulique, dossiers loi sur l'eau.) pour des clients publics et privés.Basée à Varilhes (Ariège), la société est soumise à la convention collective Syntec.Sous l'autorité du Président et de la Directrice Adjointe, le ou la secrétaire assure le secrétariat courant de la société (courrier, agenda, classement, rédaction et mise à jour de pièces administratives) et apporte un appui administratif à la direction et aux équipes.Vos missions principales :- Accueil téléphonique- Réception, tri, distribution et affranchissement du courrier- Frappe et mise en forme de courriers, comptes rendus et documents divers- Classement et archivage des dossiers, papier et numérique- Gestion des fournitures de bureau et suivi des commandes courantes- Appui administratif divers (frappe de documents, mise à jour de tableaux de suivi, numérisation)- Tenue à jour des pièces administratives des marchés publics, dont dossiers de références- Préparation des dossiers de marchés publics (dossier administratif) et télétransmission- Appui à la rédaction des pièces pour l'obtention de qualifications OPQIBI- Rédaction des pièces pour le renouvellement des agréments- Rédaction et suivi des pièces attestant de la bonne réalisation des dossiers et chantiers clientsMaitrise des outils informatiquesPlanning à définir ensemble

Type de contrat CDI
Contrat travail Durée du travail Temps partiel - 17H30/semaineTravail en journée
Travail en horaires fixes
Salaire

• Primes
• Complémentaire santé
• Selon grille SYNTEC

Déplacements Déplacements: Jamais Zone départementale

Profil souhaité

Expérience

• Débutant accepté
• Niveau Bac- Bac Pro Gestion-Administration
• Bac+2 ou équivalents- BTS Support à l'Action Managérial

Compétences

• Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Assurer la confidentialité des données
• Assurer la gestion administrative d'une activité
• Assurer la liaison avec les fournisseurs pour les commandes de bureau
• Bureautique et outils collaboratifs
• Classer des documents
• Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Maintenir à jour les dossiers administratifs
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus
• Renseigner, mettre à jour une documentation technique
• Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.)
• Rédaction d'écrits professionnels
• Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients
• Répondre aux demandes d'information internes et externes
• Techniques de gestion administrative
• Utiliser les outils numériques
• Veiller au respect des échéances administratives
• Aptitude au travail en équipe
• Autonomie et sens de l'initiative
• Bonnes capacités rédactionnelles
• Bonnes expression orales
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel...)
• Organisation, rigueur et méthode
• Sens de l'accueil et du relationnel
• Français Cette langue est indispensable

Savoir-être professionnels

• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de réactivité
• Faire preuve de rigueur et de précision

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Ingénierie,études techniques

Existant depuis 2000, AGERIN s'est spécialisée dans les domaines de l'aménagement et de la gestion des cours d'eau, de l'environnement et du risque naturel. Nous sommes situés au pied des montagnes Ariégeoises, notre champ d'action se situe sur le territoire national avec toutefois une majorité d'affaires menée dans le Grand Sud-Ouest et une part importante de notre activité en montagne (Pyrénées et Massif Central).