Secrétaire administrative (H/F)

SIAAP; Maisons-Laffitte; Sur place; EUR 23 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

Le SIAAP recherche une/un secrétaire administratif basé à Maisons-Laffitte pour assurer l'accueil, le secrétariat et la gestion administrative du site.

Vous prendrez en charge l'enregistrement du courrier via Elise, le secrétariat de pôle, la rédaction de courriers, la tenue des agendas et la coordination des réunions.

Vous travaillez en équipe, respectez le secret professionnel et les règles d'expression écrite et orale; BEP ou Bac pro secrétariat exigé.

Qualifications

• Bonnes connaissances des techniques de secrétariat et des logiciels de bureautique.
• Règles d'expression écrite et orale, orthographe, syntaxe et grammaire.
• Connaissance des standards téléphoniques et capacité à renseigner les interlocuteurs.
• Capacité à travailler en équipe et bon relationnel.
• Devoir de réserve et confidentialité des informations.

Responsabilités

• Accueillir physiquement et téléphoniquement le site SAV, recevoir et transmettre les messages, orienter et informer les interlocuteurs, enregistrer les visiteurs dans Elise.
• Enregistrer le courrier dans Elise et réceptionner/distribuer le courrier interne.
• Rédiger et mettre en forme divers courriers selon la charte graphique, prendre des notes et rédiger des comptes rendus.
• Réserver les salles de réunion et saisir les DI pour le campus.
• Assurer le secrétariat du pôle et soutenir les secrétaires de direction si besoin.
• Suivre les FDS et les habilitations, saisir les fiches dans les tableaux et logiciels.
• Gérer les frais de mission Ile de France et les ordres de mission en lien avec les services.
• Établir les plannings et tableaux d’astreinte, transmettre les tableaux mensuels à la DRH.

Connaissances

Secrétariat

Dactylographie

Bureautique Word Excel

Expression écrite

Communication téléphonique

Travail en équipe

Confidentialité

Formation

BEP ou Bac pro secrétariat

Outils

Elise

Description du poste

Service public à vocation industrielle unique en Europe, le SIAAP transporte dans son réseau souterrain et "lave" l'eau utilisée par près de 9 millions de franciliens pour leurs usages domestiques et industriels ainsi que leseaux pluviales. Une fois dépolluée dans les 6 usines du SIAAP, l'eau est reversée dans la Seine et la Marne.

Notre ambition est de proposer à nos 1800 collaborateurs un cadre de travail sûr et des missions au plus près des besoins des usagers.

Si vous souhaitez agir pour la protection du milieu naturel francilien, préserver sa biodiversité et contribuer au traitement des eaux usées et des eaux pluviales d'une des plus grandes agglomérations d'Europe, votre place est parmi nous.

Le SIAAP recherche une/un secrétaire administratif.

Poste basé à Maisons Laffitte (78).

Missions principales

Accueil

• Assure l'accueil physique et téléphonique du site SAV,
• Reçoit et transmet les messages,
• Oriente et informe les interlocuteurs,
• Enregistre les visiteurs dans le logiciel de contrôle d'accès

Courrier

• Enregistre les courriers dans Elise
• Réceptionne et dispache le courrier interne

Secrétariat

• Assure le secrétariat du pôle et peut-être amené à venir en soutien aux secrétaires de direction en cas de besoin
• Prend des notes et met en forme divers courriers en respectant la charte graphique
• Rédige des comptes rendus
• Réserve les salles de réunion
• Saisit les DI pour le campus

Sécurité

• Suit et enregistre les ASNA (Accueil sécurité nouvel arrivant) et assure le lien avec les coordinateurs

travaux SAV et DMR Sûreté/SST

• Saisit les FDS (Fiches de signalement) dans un tableau en lien avec DMR/Réglementaires
• Saisit les FDS dans le logiciel de suivi des habilitations

Frais de mission

• Réceptionne et gère, enregistre, mets en signature les frais de mission Ile de France et Ordre de mission (province) en lien avec le DRET/SAF et la DRH.

Astreintes SAV

• Saisit le planning semestriel des astreintes en lien avec les responsables
• Réceptionne les tableaux hebdomadaires des astreintes
• Saisit le tableau des astreintes mensuels (B et C) en vue de la saisie en paie,
• Saisit et transmet le tableau des astreintes mensuel (A) à la DRH

Bonnes connaissances des techniques de secrétariat (dactylographie) et des logiciels de bureautique (Word, Excel)

Bonnes connaissances des règles d'expression écrite et orale, d'orthographe, de syntaxe et de grammaire

Connaissance des standards téléphonique : capacité à renseigner et guider les interlocuteurs et retransmettre les messages

Capacité à travailler en équipe

Très bon relationnel

Devoir de réserve

Garantir la confidentialité des informations en conformité avec les obligations réglementaires et la RDGP

Formation initiale : BEP, bac pro secrétariat

Ref : 30840133