Secrétaire (H/F)

Bassin de Pompey; Vahl-lès-Faulquemont; On-site; EUR 20,000 - 28,000; Full time

Job summary

Bassin de Pompey recherche un agent administratif polyvalent pour assurer le secrétariat, l'accueil et certaines tâches de comptabilité liées aux activités et à l’utilisation des locaux. Vous accueillez le public sur place et au téléphone, orientez et informez le public, les partenaires et les usagers.

Vous gérez les inscriptions et les plannings du centre social avec le logiciel Bel Ami, saisissez des documents Word/Excel et assurez la communication entre le public et le centre social.

Qualifications

• Expérience en secrétariat et accueil du public.
• Maîtrise des outils Word et Excel et du logiciel Bel Ami.
• Excellente expression écrite et connaissance de l’orthographe.
• Savoir renseigner et orienter le public et les partenaires.

Responsibilities

• Accueil physique et téléphonique du public.
• Réception et orientation des communications téléphoniques.
• Saisie et classement de documents Word et Excel.
• Maîtrise du logiciel Bel Ami.
• Gestion des locations et du planning du centre social.
• Gestion du courrier et des plannings/archives.
• Réalisation ponctuelle de travaux administratifs.

Skills

Secrétariat

Accueil téléphonique

Bureautique

Bel Ami

Orthographe

Communication

Tools

Word

Excel

Bel Ami

Job description

MISSION PRINCIPALEDEFINITION DU POSTE :

• Assure le secrétariat, l'accueil ainsi que certaines tâches de comptabilité liées aux activités et à l'utilisation des locaux.
• Accueille le public sur place et au téléphone.
• Oriente et informe le public, les partenaires et les usagers.
• Assure le secrétariat, l'accueil ainsi que certaines tâches de comptabilité liées aux activités et à l'utilisation des locaux.
• Accueille le public sur place et au téléphone.
• Oriente et informe le public, les partenaires et les usagers.

MISSION PRINCIPALE Gérer les inscriptions des familles aux activités du centre social avec le logiciel BEL AMI

• Accueil physique et téléphonique
• Réception, orientation et transmission de communications téléphoniques
• Saisie de document Word et Excel et classement
• Maîtrise du logiciel « Bel ami »
• Gestion des locations de salles
• Gestion du planning d'occupation du centre social
• Gestion du courrier (ouverture, tri, distribution, rédaction.), les plannings, les agendas, les fichiers, les fournitures, les inscriptions aux activités.
• Traitement les documents : création, mise en forme, envois, suivi, classement, archivage.
• Veille à la circulation des informations orales et écrites.
• Assure la communication et l'information entre le public et le centre social.
• Gestion de l'affichage et la documentation du centre social
• Réalise ponctuellement des travaux administratifs au service des associations locales et des usagers.
• Enregistre les inscriptions, éventuellement leur règlement et tient le fichier des usagers à jour.

COMPÉTENCES REQUISES

Compétences techniques

• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Word, Excel, logiciel « Bel ami »)
• Maîtrise de l'orthographe
• Expression orale et écrite claire
• Maitrise du logiciel « Bel-Ami »
• Maîtrise des techniques de communication

Aptitudes professionnelles

• Ponctualité et assiduité
• Rigoureuse et organisée
• Respecter la confidentialité des informations et des documents
• Avoir une présentation adaptée
• Avoir intégré la notion de service
• Savoir établir une relation adaptée à son poste de travail
• Sens aigu de la relation et du contact
• Bonne capacité à la prise d'initiative
• Bonne capacité au travail en équipe