SECRETAIRE H/F

Apprentis d'Auteuil; Liévin; Sur place; EUR 21 000 - 23 000; Plein temps

Résumé du poste

La Résidence Jean-Paul II à Liévin recherche un(e) secrétaire à temps plein en CDD d’un mois, renouvelable selon les besoins. Vous assurerez l’accueil des résidents, visiteurs et partenaires, et prendrez en charge le standard téléphonique et le courrier.

Vous effectuerez les messages, photocopies, scans, impressions et préparerez les dossiers administratifs tout en soutenant l'organisation des activités et les échanges avec l'équipe du FJT.

Responsabilités

• Accueillir les résidents, visiteurs et partenaires.
• Répondre au téléphone et aux mails.
• Prendre et transmettre les messages.
• Gérer le courrier entrant et sortant. Classer et archiver les documents.
• Effectuer l'archivage des anciens dossiers
• Faire des photocopies, scans et impressions.
• Rédiger des courriers et documents administratifs.
• Préparer des dossiers et formulaires.
• Accueillir les résidents ou les externes
• Orienter les résidents ou les externes vers les professionnels adaptés.
• Gestion administrative
• Transmettre les documents liés aux loyers
• Effectuer des relances téléphoniques ou par mail.
• Vie du FJT
• Participer à l'organisation d'activités pour les résidents.
• Afficher les informations et événements dans le foyer.
• Participer aux réunions d'équipe.
• Effectuer le Compte Rendu de réunions
• Préparer les salles pour les réunions
• Distribuer des documents et informations aux résidents.
• Faire le lien entre les résidents et l'équipe du FJT.
• Participer à l'amélioration de l'accueil et du fonctionnement administratif.

Connaissances

Accueil

Gestion administrative

Rédaction courrier

Archivage

Répondre mails

Description du poste

La Résidence Jean-Paul II accueille des jeunes travailleurs et demandeurs d'emploi, des étudiants, apprentis ou stagiaires, des jeunes pris-en-charge par l'ASE, âgés de 16 à 25 ans. La Résidence propose un hébergement transitoire, à loyer modéré, mais aussi un hébergement permettant d'expérimenter l'accès à l'autonomie et au droit commun.

La Résidence Jean Paul II recherche un(e) secrétaire à temps plein en CDD, pour une durée de 1 mois (renouvelable si prolongation).

Vos missions seront les suivantes :

Missions administratives

• Accueillir les résidents, visiteurs et partenaires.
• Répondre au téléphone et aux mails.
• Prendre et transmettre les messages.
• Gérer le courrier entrant et sortant.Classer et archiver les documents.
• Effectuer l'archivage des anciens dossiers
• Faire des photocopies, scans et impressions.
• Rédiger des courriers et documents administratifs.
• Préparer des dossiers et formulaires.

Missions liées aux résidents

• Accueillir les résidents ou les externes
• Orienter les résidents ou les externes vers les professionnels adaptés.
• Gestion administrative
• Transmettre les documents liés aux loyers
• Effectuer des relances téléphoniques ou par mail.
• Vie du FJT
• Participer à l'organisation d'activités pour les résidents.
• Afficher les informations et événements dans le foyer.
• Participer aux réunions d'équipe.
• Effectuer le Compte Rendu de réunions
• Préparer les salles pour les réunions
• Distribuer des documents et informations aux résidents.
• Faire le lien entre les résidents et l'équipe du FJT.
• Participer à l'amélioration de l'accueil et du fonctionnement administratif.