SECRÉTAIRE CHARGÉ(E)DE L'ACCUEIL ET DES TACHES ADMINISTRATIVES (H/F)

GIP MAISON DES ADOLESCENTS PAYS AJACCIEN; Ajaccio; Sur place; EUR 20 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

Le GIP Maison des Adolescents Pays Ajaccien à Ajaccio recherche un(e) employé(e) administratif et d'accueil en contrat CDD de 3 mois. Vous assurez l'accueil physique et téléphonique des adolescents, des familles et des partenaires, la gestion des rendez-vous et des plannings.

Vous prenez en charge les tâches administratives, la saisie et la mise à jour des données, l'archivage et la logistique des réunions, dans un cadre collaboratif et dynamique.

Qualifications

• Expérience de 2 ans dans un poste administratif.
• Capacité d'accueil et d'orientation d'un public.
• Maîtrise des outils bureautiques et de collaboration.
• Rigueur, précision et organisation du travail.
• Rédaction et secrétariat professionnel.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique d'adolescents, familles et partenaires.
• Gestion des dossiers administratifs et archivage.
• Saisie et mise à jour des données dans les outils informatiques.
• Planification des rendez-vous et logistique des réunions.

Connaissances

Accueil du public

Gestion des rendez-vous

Saisie et mise à jour des données

Archivage et classement

Rigueur et organisation

Formation

Titre professionnel employé administratif et d'accueil

Description du poste

1. Accueil du public- Assurer l'accueil physique et téléphonique des adolescents, des familles et des partenaires.- Gérer les prises de rendez-vous et les plannings.- Répondre aux demandes d'information et aux questions courantes.2. Tâches administratives- Gestion des dossiers administratifs (courriers, fichiers, archives).- Saisie et mise à jour des données dans les outils informatiques.- Préparation et suivi des documents (comptes-rendus, convocations, etc.).- Classement et organisation des documents physiques et numériques.- Participation à la logistique des réunions et événements3. Collaboration interne- Travailler en étroite collaboration avec l'équipe de la Maison des Adolescents.- Assurer un lien avec l'équipe et les usagers.- Contribuer à l'amélioration des processus d'accueil et d'administration.

Type de contrat CDD - 3 Mois
Contrat travail Durée du travail 37H/semaineTravail en horaires fixes
Salaire

• 1800 ET 2400 BRUTS MENSUELS

Expérience

• 2 An(s) Cette expérience est indispensable

Compétences

• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Bureautique et outils collaboratifs
• Corriger et mettre en forme un document
• Guide des bonnes pratiques de l'organisation
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Maintenir à jour les dossiers administratifs
• Mettre en forme un document
• Méthode de classement et d'archivage
• Normes rédactionnelles
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins
• Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.)
• Rédaction d'écrits professionnels
• Techniques de communication orales, écrites et numériques
• Techniques de gestion administrative
• Techniques de prise de notes
• Techniques de secrétariat
• Titre professionnel employé administratif et d'accueil

Savoir-être professionnels

• Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Administration publique (tutelle) de la santé, de la formation, de la culture et des services sociaux, autre que sécurité sociale

Employeur

3 à 5 salariés