SECRETAIRE H/F

Fondation Apprentis d'Auteuil; Liévin; Sur place; EUR 20 000 - 27 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Tickets Restaurant

Mutuelle prise en charge à 60% par l''

Résumé du poste

La Résidence Jean Paul II, rattachée à la Fondation Apprentis d'Auteuil à Liévin, recherche un(e) secrétaire administratif(ve) à temps plein en CDD d’un mois renouvelable. Vous assurerez le secrétariat courant et le soutien administratif de l’établissement.

Vos missions incluent l’accueil des résidents et visiteurs, la gestion du courrier, des appels et mails, la tenue des dossiers, la rédaction de courriers et la coordination des informations avec l’équipe.

Qualifications

• De formation BTS Assistant manager ou équivalent, vous avez une expérience significative dans la fonction.
• Une connaissance du secteur social serait appréciée.

Responsabilités

• Accueillir les résidents, visiteurs et partenaires.
• Répondre au téléphone et aux mails et transmettre les messages.
• Gérer le courrier entrant et sortant et classer les documents.
• Rédiger des courriers et documents administratifs et préparer des dossiers.
• Effectuer l'archivage des anciens dossiers et coordonner les informations avec l'équipe.
• Participer à l'amélioration de l'accueil et du fonctionnement administratif.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Réactivité

Sens du service

Confidentialité

Formation

BTS Assistant manager ou équivalent

Outils

Pack Office

Bases de données

Description du poste

Apprentis d'Auteuil est un acteur engagé de l'économie sociale et solidaire, œuvre d'église, qui développe des programmes d'accueil et d'accompagnement, d'éducation, de formation et d'insertion, auprès de 40 000 enfants, adolescents et 8 000 familles fragilisées, dans près de 400 établissements en France.

La Résidence Jean-Paul II accueille des jeunes travailleurs et demandeurs d'emploi, des étudiants, apprentis ou stagiaires, des jeunes pris-en-charge par l'ASE, âgés de 16 à 25 ans. La Résidence propose un hébergement transitoire, à loyer modéré, mais aussi un hébergement permettant d'expérimenter l'accès à l'autonomie et au droit commun.

La Résidence Jean Paul II recherche un(e) secrétaire à temps plein en CDD, pour une durée de 1 mois (renouvelable si prolongation).

Rattaché(e) à la Directrice Adjointe d'établissement du FJT Jean Paul II vous assurerez le secrétariat classique de la structure.

Vos missions seront les suivantes :

Missions administratives

• Accueillir les résidents, visiteurs et partenaires.
• Répondre au téléphone et aux mails.
• Prendre et transmettre les messages.
• Gérer le courrier entrant et sortant.
• Classer et archiver les documents.
• Effectuer l'archivage des anciens dossiers
• Faire des photocopies, scans et impressions.
• Rédiger des courriers et documents administratifs.
• Préparer des dossiers et formulaires.

Missions liées aux résidents

• Accueillir les résidents ou les externes
• Orienter les résidents ou les externes vers les professionnels adaptés.
• Gestion administrative
• Transmettre les documents liés aux loyers
• Effectuer des relances téléphoniques ou par mail.
• Vie du FJT
• Participer à l'organisation d'activités pour les résidents.
• Afficher les informations et événements dans le foyer.
• Participer aux réunions d'équipe.
• Effectuer le Compte Rendu de réunions
• Préparer les salles pour les réunions
• Distribuer des documents et informations aux résidents.
• Faire le lien entre les résidents et l'équipe du FJT.
• Participer à l'amélioration de l'accueil et du fonctionnement administratif.

De formation BTS Assistant manager ou équivalent, vous avez une expérience significative dans la fonction. Une connaissance du secteur social serait appréciée.

Vous disposez d'excellentes capacités d'organisation et de grandes facultés d'adaptation. Vous êtes rigoureux(se), réactif(ve) et avez le sens du service. Excellente maitrise des outils informatiques / pack office / bases de données. Vous avez le sens de la confidentialité

Conditions

• Contrat de travail : CDD
• Temps plein
• Poste à pourvoir de suite
• Poste basé dans nos bureaux de Liévin
• Rémunération selon profil
• Permis de conduire souhaité

Avantages

• Tickets Restaurant (Valeur faciale 8 € dont 60 % pris en charge par l'employeur)
• Mutuelle prise en charge à 60% par l'employeur