Secrétaire h/f

Fondation de la maison du Diaconat de Mulhouse; Ingwiller; Sur place; EUR 24 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

Fondation de la maison du Diaconat de Mulhouse cherche un(e) secrétaire(se) administratif(ve) pour assurer le suivi administratif, pédagogique et financier des activités du pôle formation.

Vous gérerez les inscriptions, les devis et les conventions, superviserez les dossiers des apprenants et coordonnerez les échanges avec les partenaires.

Qualifications

• Maîtrise des outils de bureautique et capacité à utiliser les logiciels métiers.
• Qualités rédactionnelles et relationnelles.
• Organisation et rigueur.
• Disponibilité et adaptabilité.
• Connaissances réglementaires de la formation d'aide-soignant.
• Aptitudes au travail en équipe et à la gestion simultanée de plusieurs dossiers.

Responsabilités

• Accueillir et renseigner les différents publics (candidats, apprenants partenaires, intervenants).
• Assurer la gestion des sélections et le suivi administratif des formations.
• Gérer les dossiers administratifs et financiers des formations (devis, prise en charge, conventions, facturation, attestations).
• Suivre les dossiers des apprenants tout au long de leurs parcours de formation.
• Suivre les données et déclarations auprès des organismes partenaires (Région, Dreets, Opco, CPF).
• Organiser les instances de gouvernance de l’Institut et rédiger courriers et comptes rendus.

Connaissances

Maîtrise bureautique

Utilisation logiciels métiers

Qualités rédactionnelles

Relationnelles

Organisation

Rigueur

Adaptabilité

Travail en équipe

Gestion multi-dossiers

Outils

Outils bureautiques

Logiciels métiers

Description du poste

À propos de nous La Fondation de la maison du Diaconat de Mulhouse est présente dans les secteurs sanitaire, social, médico-social et dans la formation. Elle compte 85 établissements gérés en Alsace ainsi que dans les départements limitrophes (25, 90, 70). Elle regroupe plus de 3 800 collaborateurs. Notre Fondation place le mieux-être de la personne au coeur de ses prises en charge et le bien-être de ses salariés au coeur de sa politique RH. Un encadrement de qualité, un environnement de travail en constante amélioration et une politique sociale avantageuse participeront à votre intégration et à votre épanouissement dans votre futur cadre professionnel.

Rejoindre le Pôle Formation du Diaconat, c’est enseigner dans un établissement reconnu pour la qualité de ses enseignements. Les établissements du pôle formation sont répartis sur 5 sites en Alsace et forme chaque année près de 675 professionnels aux métiers d'aide-soignant, d'auxilliaire de puériculture, d'accompagnement éducatif et social et d'infirmier. En rejoignant le pôle formation, vous intégrerez une équipe engagée, appuyée par une ingénierie pédagogique dynamique et des outils d'apprentissage modernes, dont des classes virtuelles.

Mission Le secrétariat assure le suivi administratif, pédagogique, financier et institutionnel des activités de l'institut de formation.

Les Activités Principales Sont

• Accueillir et renseigner les différents publics (candidats, apprenants partenaires, intervenants...)
• Assurer la gestion des sélections
• Assurer le suivi administratif et financiers des formations (devis, prise en charge, conventions, facturation, attestations).
• Gérer les dossiers administratifs des apprenants tout au long de leurs parcours de formation
• Assurer le suivi des données et déclarations après des organismes partenaires (Région, Dreets, Opco, CPF...)
• Organiser les instances de gouvernance de l'Institut
• Rédiger les courriers, les comptes-rendus et autres documents administratifs
• Gérer les contrats et dossiers administratifs des intervenants extérieurs
• Renseigner les différentes enquêtes collecter les données statistiques nécessaires
• Participer à la mise en oeuvre de la démarche qualité
• Participer à des manifestations professionnelles

Profil Maitrise des outils de bureautique et capacité à utiliser les logiciels métiers
Qualités rédactionnelles et relationnelles
Organisation et rigueur
Disponibilité et adpatabilité
Organisation et rigueur
Connaissances règlementaires de la formation d'aide-soignant
Aptitudes au travail en équipe et à la gestion simultanée de plusieurs dossiers
Référence de l'offre : fkflngj3jc