Agent administratif chargé(e) d’accueil et de gestion locative adaptée h/f

Fondation de la maison du Diaconat de Mulhouse; Mulhouse; Sur place; EUR 21 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

La Fondation de la maison du Diaconat de Mulhouse recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) en CDI à temps plein pour accompagner les activités du Secteur Habitat. Vous assurez l’accueil et les missions administratives, le suivi des dossiers et la relation avec les partenaires et résidents.

Le poste prévoit un travail au sein du CHRS MULHOUSE, avec une mise à jour des données, la tenue des agendas et la gestion des documents, le tout dans un esprit d’intégration et de disponibilité au service

Qualifications

• Diplôme : BTS SP3S, ou diplôme équivalent en secrétariat ou gestion administrative.
• Expérience: Débutant accepté; expérience sur poste similaire appréciée.

Responsabilités

• Gérer l’accueil physique et téléphonique et orienter le public.
• Réaliser des tâches administratives courantes et la gestion du courrier.
• Mettre à jour les bases de données et les fichiers.
• Réaliser et diffuser des comptes rendus et documents administratifs.
• Gérer les fournitures de bureau et les stocks.
• Contribuer à la gestion locative et au suivi des loyers.

Connaissances

Rigueur

Organisation

Sens de l’accueil

Maîtrise bureautique

Formation

BTS SP3S / secrétariat ou gestion administrative

Outils

Word

Excel

Outlook

PowerPoint

Description du poste

À propos de nous

La Fondation de la maison du Diaconat de Mulhouse est présente dans les secteurs sanitaire, social, médico-social et dans la formation. Elle compte 85 établissements gérés en Alsace ainsi que dans les départements limitrophes (25, 90, 70). Elle regroupe plus de 3 800 collaborateurs. Notre Fondation place le mieux‑être de la personne au cœur de ses prises en charge et le bien‑être de ses salariés au cœur de sa politique RH. Un encadrement de qualité, un environnement de travail en constante amélioration et une politique sociale avantageuse participeront à votre intégration et à votre épanouissement dans votre futur cadre professionnel.

À propos de nous

La Fondation de la maison du Diaconat de Mulhouse est présente dans les secteurs sanitaire, social, médico-social et dans la formation. Elle compte 85 établissements gérés en Alsace ainsi que dans les départements limitrophes (25, 90, 70). Elle regroupe plus de 3 800 collaborateurs. Notre Fondation place le mieux‑être de la personne au cœur de ses prises en charge et le bien‑être de ses salariés au cœur de sa politique RH. Un encadrement de qualité, un environnement de travail en constante amélioration et une politique sociale avantageuse participeront à votre intégration et à votre épanouissement dans votre futur cadre professionnel.

AppuiSolidarités – Pôle social du Diaconat regroupe l’ensemble des dispositifs sociaux de la Fondation de la maison du Diaconat de Mulhouse, déployés du nord au sud de l’Alsace, soit 55 dispositifs. L’organisation s’appuie sur deux départements complémentaires : le Département Enfance, qui accompagne notamment les mineurs non accompagnés et les enfants confiés par l’Aide Sociale à l’Enfance, et le Département Accueil, Inclusion et Hébergement, qui intervient auprès des demandeurs d’asile, des personnes en situation de grande précarité, des femmes vulnérables ou encore des publics en souffrance psychique.

Six secteurs spécialisés assurent un accueil et un accompagnement adaptés à chaque public, complétés par un dispositif de logement à vocation sociale grâce à la licence d’agence immobilière sociale détenue par le pôle. Les équipes, engagées aux côtés des bénéficiaires, sont portées par des chefs de service dynamiques et innovants, capables de faire évoluer les dispositifs, de répondre à des appels à projets et d’adapter en continu les pratiques pour répondre au mieux aux besoins des personnes accompagnées.

Mission

Le Secteur Accompagnement Habitat met en œuvre des actions d’accueil, d’accompagnement, d’hébergement et d’accès au logement auprès de personnes défavorisées.

Sous la responsabilité du Directeur du Secteur Accompagnement Habitat et en lien avec les chefs de service et la coordinatrice administrative du dispositif, vous êtes chargé(e) de missions administratives ainsi que de l’accueil physique et téléphonique.

Type de contrat : CDI - 1 ETP (Temps plein)

Date de prise de poste : à compter du 1er juillet 2026

Lieu de travail : Secteur Accompagnement Habitat - CHRS MULHOUSE

Activités

• Accueil et gestion de la structure :
• Assurer l’ouverture et la fermeture des locaux
• Accueillir et orienter le public (résidents, partenaires, personnes extérieures)
• Réaliser le premier accueil avec des personnes en grande précarité
• Prendre en charge le standard téléphonique (répondre, transférer et traiter les appels)
• Prendre les messages et les transmettre aux personnes concernées
• Prendre les rendez‑vous avec les travailleurs sociaux (gestion agendas Outlook)
• Gérer et prendre les rendez‑vous dans le cadre du SIAO
• Missions administratives :
• Gérer l’ensemble des affaires courantes liées aux activités du Secteur
• Participer à la conception d’outils de gestion des activités du Secteur (données résidents, données partenaires…),
• Gérer les fournitures de bureau,
• Mettre à jour les bases de données et les fichiers
• Réaliser et diffuser certains comptes - rendus
• Répondre aux candidatures et demandes de stages
• Effectuer les opérations classiques de secrétariat : Photocopie, archivage, réception et distribution du courrier, affranchissement du courrier et dépôt poste, préparation des éléments de réponse, rédaction de correspondances, mise à jour des tableaux d’affichage.
• Assurer la tenue de caisse
• Préparer les allocations de subsistance
• Missions liées à la gestion locative adaptée :
• Organiser les demandes d’intervention dans les logements
• Assurer la mise à jour annuelle des loyers sur le tableau de suivi des logements
• Etablir les avis d’échéance
• Assurer le pointage des versements CAF
• Déclarer les sinistres et assurer le suivi des dossiers assurance
• Etablir les tableaux des logements gérés par le Secteur
• Facturer les loyers, les charges et les participations financières
• Traiter les demandes d’allocation logement
• Gérer la flotte des véhicules
• Contribuer à la gestion administrative du SAH en relais de l’assistante de direction

Profil

Formation & Expérience

• Diplôme : titulaire d’un BTS SP3S, d’un diplôme en secrétariat ou en gestion administrative.
• Expérience : Débutant(e) accepté(e). Une expérience significative sur un poste similaire est appréciée.

Compétences & Savoir-être

• Maîtrise des techniques de secrétariat, d’organisation
• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de base (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Très bonne expression orale et écrite
• Sens de l’analyse et de la communication : capacité à appréhender le contexte pour gérer les dossiers et communiquer efficacement
• Prise de notes et capacités de rédaction (courriers, comptes - rendus, notes)
• Sens de l’accueil, esprit de travail coopératif/en équipe
• Rigueur
• Discrétion professionnelle
• Adaptabilité et agilité : capacité à faire preuve de flexibilité face aux situations imprévues et à gérer les priorités

Référence de l'offre : 8yx29f4uta