Agent administratif chargé(e) d’accueil et de gestion locative adaptée h/f

APPUISOLIDARITÉS - AIC 67; Mulhouse; Sur place; EUR 25 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

APPUISOLIDARITÉS - AIC 67 à Mulhouse recherche un(e) chargé(e) de missions administratives pour rejoindre leur Secteur Accompagnement Habitat. Le poste implique l'accueil du public, la gestion administrative courante, et le suivi des demandes locatives.

Les candidats doivent être titulaires d'un BTS SP3S ou équivalent et peuvent être débutants. Un environnement de travail engagé dans le bien-être des employés.

Qualifications

• Titulaire d’un BTS SP3S ou diplôme équivalent.
• Débutant(e) accepté(e); expérience similaire appréciée.

Responsabilités

• Assurer l’accueil physique et téléphonique.
• Gérer les affaires courantes du secteur.
• Organiser les demandes d'intervention dans les logements.

Connaissances

Techniques de secrétariat

Outils bureautiques

Expression orale et écrite

Sens de l'analyse

Prise de notes

Esprit d'équipe

Rigueur

Discrétion

Adaptabilité

Formation

BTS SP3S ou diplôme en secrétariat/gestion administrative

Outils

Word

Excel

Outlook

PowerPoint

Description du poste

La Fondation de la maison du Diaconat de Mulhouse est présente dans les secteurs sanitaire, social, médico-social et dans la formation. Elle compte 85 établissements gérés en Alsace ainsi que dans les départements limitrophes (25, 90, 70).Elle regroupe plus de 3 800 collaborateurs. Notre Fondation place le mieux‑être de la personne au coeur de ses prises en charge et le bien‑être de ses salariés au coeur de sa politique RH. Un encadrement de qualité, un environnement de travail en constante amélioration et une politique sociale avantageuse participeront à votre intégration et à votre épanouissement dans votre futur cadre professionnel.

AppuiSolidarités – Pôle social du Diaconat regroupe l’ensemble des dispositifs sociaux de la Fondation de la maison du Diaconat de Mulhouse, déployés du nord au sud de l’Alsace, soit 55 dispositifs. L’organisation s’appuie sur deux départements complémentaires : le Département Enfance, qui accompagne notamment les mineurs non accompagnés et les enfants confiés par l’Aide Sociale à l’Enfance, et le Département Accueil, Inclusion et Hébergement, qui intervient auprès des demandeurs d’asile, des personnes en situation de grande précarité, des femmes vulnérables ou encore des publics en souffrance psychique.

Six secteurs spécialisés assurent un accueil et un accompagnement adaptés à chaque public, complétés par un dispositif de logement à vocation sociale grâce à la licence d’agence immobilière sociale détenue par le pôle. Les équipes, engagées aux côtés des bénéficiaires, sont portées par des chefs de service dynamiques et innovants, capables de faire évoluer les dispositifs, de répondre à des appels à projets et d’adapter en continu les pratiques pour répondre au mieux aux besoins des personnes accompagnées.

Le Secteur Accompagnement Habitat met en œuvre des actions d’accueil, d’accompagnement, d’hébergement et d’accès au logement auprès de personnes défavorisées.

Sous la responsabilité du Directeur du Secteur Accompagnement Habitat et en lien avec les chefs de service et la coordinatrice administrative du dispositif, vous êtes chargé(e) de missions administratives ainsi que de l’accueil physique et téléphonique.

Type de contrat : CDI - 1 ETP (Temps plein)

Date de prise de poste: à compter du 1er juillet 2026

Lieu de travail: Secteur Accompagnement Habitat - CHRS MULHOUSE

Accueil et gestion de la structure

• Assurer l’ouverture et la fermeture des locaux
• Accueillir et orienter le public (résidents, partenaires, personnes extérieures)
• Réaliser le premier accueil avec des personnes en grande précarité
• Prendre en charge le standard téléphonique (répondre, transférer et traiter les appels)
• Prendre les messages et les transmettre aux personnes concernées
• Prendre les rendez‑vous avec les travailleurs sociaux (gestion agendas Outlook)
• Gérer et prendre les rendez‑vous dans le cadre du SIAO

Missions administratives

• Gérer l’ensemble des affaires courantes liées aux activités du Secteur
• Participer à la conception d’outils de gestion des activités du Secteur (données résidents, données partenaires…)
• Gérer les fournitures de bureau
• Mettre à jour les bases de données et les fichiers
• Réaliser et diffuser certains comptes‑rendus
• Répondre aux candidatures et demandes de stages
• Effectuer les opérations classiques de secrétariat : photocopie, archivage, réception et distribution du courrier, affranchissement du courrier et dépôt poste, préparation des éléments de réponse, rédaction de correspondances, mise à jour des tableaux d’affichage
• Assurer la tenue de caisse
• Préparer les allocations de subsistance

Missions liées à la gestion locative adaptée

• Organiser les demandes d’intervention dans les logements
• Assurer la mise à jour annuelle des loyers sur le tableau de suivi des logements
• Établir les avis d’échéance
• Assurer le pointage des versements CAF
• Déclarer les sinistres et assurer le suivi des dossiers assurance
• Établir les tableaux des logements gérés par le Secteur
• Facturer les loyers, les charges et les participations financières
• Traiter les demandes d’allocation logement
• Gérer la flotte des véhicules
• Contribuer à la gestion administrative du SAH en relais de l’assistante de direction

Formation & Expérience

• Diplôme : titulaire d’un BTS SP3S, d’un diplôme en secrétariat ou en gestion administrative.
• Expérience : Débutant(e) accepté(e). Une expérience significative sur un poste similaire est appréciée.

Compétences & Savoir‑être

• Maîtrise des techniques de secrétariat, d’organisation
• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de base (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Très bonne expression orale et écrite
• Sens de l’analyse et de la communication : capacité à appréhender le contexte pour gérer les dossiers et communiquer efficacement
• Prise de notes et capacités de rédaction (courriers, comptes‑rendus, notes)
• Sens de l’accueil, esprit de travail coopératif/en équipe
• Rigueur
• Discrétion professionnelle
• Adaptabilité et agilité : capacité à faire preuve de flexibilité face aux situations imprévues et à gérer les priorités