Secrétaire H/F

Oeuvre de secours aux enfants; Draveil; Sur place; EUR 24 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

Oeuvre de secours aux enfants recherche une personne assistante administrative polyvalente pour soutenir la Directrice adjointe et assurer la continuité du fonctionnement administratif.

Vous assurerez l'accueil physique et téléphonique, la gestion des appels et courriers, le suivi du dossier administratif des jeunes accueillis, la mise en page des documents, l’utilisation du logiciel Silage et l’archivage des dossiers du service.

Qualifications

• Expérience en accueil physique et téléphonique.
• Gestion des appels entrants et sortants et traitement du courrier/ emails.
• Gestion et suivi des dossiers administratifs.
• Maîtrise de la mise en page et corrections de documents.
• Utilisation du logiciel Silage et suivi des mesures.
• Ouverture, classement et archivage des dossiers et documents du service.

Responsabilités

• Accueillir physiquement et téléphoniquement les visiteurs et appels.
• Gérer le courrier et les emails entrants et sortants.
• Gérer le dossier administratif des jeunes accueillis.
• Réaliser la mise en page et corriger les documents (courriers, notes, rapports).
• Utiliser Silage et suivre les mesures.
• ouvrir, classer et archiver les documents du service.

Connaissances

Accueil physique et téléphonique

Gestion des appels

Gestion du courrier et emails

Mise en page et corrections

Gestion du dossier administratif

Utilisation Silage

Archivage et classement

Outils

Silage

Description du poste

Missions :

Véritable appui de la Directrice adjointe, cette personne assure un soutien administratif polyvalent et contribue à la continuité du fonctionnement administratif ainsi qu'à la bonne organisation de l'établissement.

• Accueil physique et téléphonique
• Gestion des appels entrants et sortants - Traitement du courrier et des emails
• Gestion du dossier administratif des jeunes accueillis
• Mise en page et corrections des documents (courriers, notes, rapports au Tribunal et ASE, compte-rendu, tableaux Excel etc…)
• Gestion du logiciel usager (Silage) et suivi des mesures
• Ouverture, classement, archivage des dossiers et documents du service