ADJOINT AU CHEF DE BUREAU COURRIER ET SECRETAIRE ASSISTANTE (H/F)

Armée de Terre; Muret; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

Armée de Terre recherche un(e) secrétaire de direction civil pour le 3e régiment du matériel, basé en Région Terre Sud-Ouest. Vous assurez le secrétariat du corps, traitez les courriers postaux et numériques et gérez l’agenda du directeur d’organisme.

Le poste implique discrétion, habilitation nécessaire, et formation à CORAIL, MUSE ou SSF; vous accueillez les visiteurs et assurez la diffusion des informations générales au sein de l’organisation et des sections associées.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
• Capacité à utiliser des systèmes d’information spécifiques (CORAIL, MUSE, SSF) après formation.

Responsibilities

• Distribuer et contrôler la correspondance postale et numérique.
• Réceptionner le courrier physique, le trier et le distribuer.
• Gérer l’agenda et organiser les rendez-vous du directeur d’organisme.
• Accueil des visiteurs et orientation des interlocuteurs.
• Renseigner et enregistrer les documents administratifs.
• Assurer le secrétariat et la diffusion des informations générales.

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Job description

• Garantir la distribution de toute la correspondance numérique dans l’organisme ;
• Contrôler le courrier émanant des différents services et en assurer l’expédition vers les organismes externes ;
• Vérifier la conformité des documents soumis à la signature du chef d’organisme ou adjoint ;
• Réceptionner le courrier physique, le trier, l’enregistrer et le distribuer dans les diverses cases des correspondants ;
• Enregistrer et établir la liste de distribution des correspondances officielles des systèmes d’informations utilisés et la proposer à l’OSA ;
• Editer et mettre à la signature les services de garde régimentaire et la décision du corps ;
• Assurer l’accueil des visiteurs ou correspondants téléphoniques, les orienter en fonction de leurs demandes et leurs besoins (filtrage, analyse, exploitation des messages) ;
• Editer les documents courants et les proposer à l’OSA ;
• Assurer la gestion du pointage journalier et renseigner les documents spécifiques au secrétariat ;
• Assurer Les prestations organisées par l’OSA ;
• Présenter et former le personnel sur le SI CORAIL ;
• Etre en mesure de suppléer le chef de secrétariat.

Conditions particulières d'exercice

L’agent a une obligation de discrétion et doit détenir une habilitation pour cet emploi.
Formations associées à la prise de poste: Administration et Secrétariat (Word, Excel, Power-point, Géodis)
Perspective métier: Secrétaire de direction

Profil recherché

Maitriser les fonctionnalités principales de l’outil bureautique et logiciels de base Word principalement et à la marge Excel et PowerPoint. Etre en mesure d’utiliser des système d’information spécifiques (CORAIL, MUSE, SSF, …) suite à formation à poste.
Connaître les méthodes de classement et l’utilisation d’une communauté de travail informatique.
Appétence pour la communication
L’agent a une obligation de discrétion et doit détenir une habilitation pour cet emploi.

Présentation de Armée de Terre

Le ministère des Armées et des Anciens combattants assure la protection du territoire national, de la population et des intérêts français partout dans le monde. Pour la réalisation de ses missions, il emploie, outre les militaires, plus de 64 000 civils en France et à l’étranger. Rejoindre le ministère des Armées et des Anciens combattants, c’est rejoindre une communauté de 275 000 personnes exerçant ainsi leurs talents dans une grande variété de métiers auprès des forces armées sur tout le territoire. Pour en savoir plus sur le personnel civil au ministère des Armées: https://www.youtube.com/watch?v=f3mPIZGXkEs
Le poste est accessible aux personnes en situation de handicap et peut ouvrir au recrutement de fonctionnaire conformément aux dispositions des articles L352-1 à L352-6 du code de la fonction publique. Le ministère est labellisé « diversité » et « égalité» professionnelle entre les femmes et les hommes ». Le ministère est un employeur « handi-engagé ».

• Pour plus d’informations sur nos métiers: https://www.civils.defense.gouv.fr
• Pour rencontrer un de nos ambassadeurs: https://www.myjobglasses.com

Descriptif du service

Le poste se situe au sein du 3e régiment du matériel composé de 300 personnels civils et 800 personnels militaires, répartis sur 3 sites. Sa mission principale est le soutien maintenance des forces projetées et des formations, essentiellement implantées en Région Terre Sud-Ouest, en particulier la 11e brigade parachutiste ainsi que la brigade des forces spéciales terre.
Au sein de la direction du régiment, placé sous l’autorité de l’officier supérieur adjoint (OSA) , le titulaire du poste assure et exécute les tâches de secrétariat de direction nommé secrétariat du corps. Il doit s’assurer de la gestion de toutes les correspondances postales ou numériques adressées par le régiment et au régiment. Il participe aux tâches du secrétariat du corps: le contrôle du courrier (forme) , l’agenda du directeur d’organisme, l’accueil des autorités, l’organisation des cérémonies militaires ou des visites d’autorités en relation avec l’OSA, et s’assure de la diffusion des informations générales.
Environnement Interne: avec les responsables hiérarchiques et tous les secrétariats du régiment. Il assure la suppléance du chef du secrétariat du corps.
Environnement Externe: avec l’ensemble du personnel en relation avec l’entité.