SECRETAIRE DE DIRECTION (H/F)

Service de Santé des Armées (SSA); Marseille; On-site; EUR 24,000 - 32,000; Full time

Job summary

Service de Santé des Armées (SSA) recherche un titulaire pour assurer le secrétariat du commandement à Marseille. Vous gérerez courrier, agenda du directeur, et organisation des visites d’autorités tout en assurant l’accueil des visiteurs.

Vous contribuerez à la rédaction de communications, au traitement de dossiers d’administration générale et au suivi des plannings de la direction. Poste accessible aux personnes en situation de handicap.

Qualifications

• Connaissances en bureautique et secrétariat.
• Rédaction de communications internes et externes.
• Gestion d'agenda et accueil des visiteurs.

Responsibilities

• Assurer l’accueil des visiteurs et le filtrage téléphonique.
• Enregistrer, diffuser et archiver le courrier.
• Rédiger des communications internes et externes (notes, décisions, comptes rendus, lettres).
• Gérer l’agenda et les déplacements du chef d’établissement et de son adjoint.
• Organiser les visites et réceptions d’autorités et assister les cellules liées au directeur.

Skills

Bureautique

Rédaction de courriers

Gestion d'agenda

Accueil visiteurs

Archivage

Tools

Word

Outlook

Job description

Affecté au secrétariat du commandement de l’ERSA, vous assurez aussi bien la gestion du courrier et de l’agenda du directeur que l’organisation des visites d’autorités et des évènements. Vous pouvez également avoir à traiter des dossiers d’administration générale…

Vous exercez les activités principales suivantes:

• assurer l’accueil des visiteurs, le filtrage téléphonique,
• enregistrer, diffuser et archiver le courrier,
• rédiger des communications internes et externes (notes, décisions, comptes rendus, lettres…) ,
• traiter des dossiers spécifiques suivis par le directeur ou relevant du domaine de l’administration générale, en assistance à d’autres cellules,
• organiser les visites et réceptions d’autorité,
• gérer l’agenda et les déplacements du chef d’établissement et de son adjoint,
• tenir les registres de direction (RPAA et JMO) , ainsi que les activités annexes suivantes:
• traiter les effectifs rationnaires,
• mettre à jour les organigrammes et annuaires téléphoniques,
• suivre les dossiers soumis à échéances,
• assister les cellules rattachées au directeur (PREV, CORSIC, RH) .

Conditions particulières d'exercice

Moyens techniques:

• Outils bureautiques ;
• Système de gestion des accès.

Profil recherché

Vous avez des connaissances en bureautique (dont utilisation de Word et Outlook) et du secrétariat (rédaction de courriers) . Vous avez une expérience diversifiée en administration générale.

Votre autonomie, l’utilisation des logiciels de bureautique, l’expression écrite, la formalisation d’un compte rendu, la synthèse de documents, la mise en œuvre des techniques de secrétariat, la gestion des agendas et des plannings etc… sont des compétences recherchées.

Les perspectives métiers sont les suivantes: Evolutions possible vers une spécialisation (RH, achats, comptabilité) .

Présentation de Service de Santé des Armées (Ssa)

Le ministère des Armées et des Anciens combattants assure la protection du territoire national, de la population et des intérêts français partout dans le monde. Pour la réalisation de ses missions, il emploie, outre les militaires, plus de 64 000 civils en France et à l’étranger. Rejoindre le ministère des Armées et des Anciens combattants, c’est rejoindre une communauté de 275 000 personnes exerçant ainsi leurs talents dans une grande variété de métiers auprès des forces armées sur tout le territoire. Pour en savoir plus sur le personnel civil au ministère des Armées: https://www.youtube.com/watch?v=f3mPIZGXkEs
Le poste est accessible aux personnes en situation de handicap et peut ouvrir au recrutement de fonctionnaire conformément aux dispositions des articles L352-1 à L352-6 du code de la fonction publique. Le ministère est labellisé « diversité » et « égalité» professionnelle entre les femmes et les hommes ». Le ministère est un employeur « handi-engagé ».

• Pour plus d’informations sur nos métiers: https://www.civils.defense.gouv.fr
• Pour rencontrer un de nos ambassadeurs: https://www.myjobglasses.com

Descriptif du service

La Direction des approvisionnements en produits de santé des armées (DAPSA) constitue l’échelon de direction, de pilotage, de conception, de coordination et de synthèse de la composante du ravitaillement médical dont la mission est d’approvisionner, d’entretenir, de gérer et de distribuer les produits et équipements de santé principalement au profit des forces armées et des établissements du service de santé des armées.

L’Etablissement de Ravitaillement Sanitaire des Armées (ERSA) de MARSEILLE, assure les missions suivantes:

• le soutien opérationnel: maintien des dotations en condition opérationnelle pour le soutien des forces armées projetées ;
• le ravitaillement médical du service courant pour les hôpitaux d’instruction des armées (HIA) et des centres médicaux des armées (CMA) , les OPEX et l’UDPS OM ;
• le maintien en condition opérationnelle des appareils techniques biomédicaux.