SECRETAIRE DE DIRECTION (H/F)

Service de Santé des Armées (Ssa); Marseille; On-site; EUR 23,000 - 29,000; Full time

Job summary

Service de Santé des Armées (SSA) recherche un(e) agent administratif(ve) pour assurer l'accueil des visiteurs, filtrer les appels et gérer le courrier et l'agenda du directeur à Marseille.

Vous rédigerez des communications internes et externes et contribuerez à l'organisation des visites d'autorité. Une expérience en secrétariat et en administration générale est requise, avec autonomie et rigueur.

Qualifications

• Expérience en secrétariat et administration générale.
• Autonomie et maîtrise des outils bureautiques.
• Capacité à rédiger des communications et à synthétiser des documents.
• Gestion de l'agenda et des plannings, filtrage téléphonique.

Responsibilities

• Assurer l'accueil des visiteurs et le filtrage téléphonique.
• Enregistrer, diffuser et archiver le courrier.
• Rédiger des communications internes et externes (notes, décisions, comptes rendus, lettres).
• Traiter des dossiers d'administration générale et assister le directeur.
• Organiser visites et réceptions d'autorité et gérer l'agenda du chef et de son adjoint.
• Tenir les registres de direction et suivre les échéances des dossiers.

Skills

Bureautique

Rédaction

Gestion d'agenda

Accueil / Filtrage téléphonique

Organisation administrative

Tools

Word

Outlook

Job description

Affecté au secrétariat du commandement de l’ERSA, vous assurez aussi bien la gestion du courrier et de l’agenda du directeur que l’organisation des visites d’autorités et des évènements. Vous pouvez également avoir à traiter des dossiers d’administration générale…

Vous exercez les activités principales suivantes:

• assurer l’accueil des visiteurs, le filtrage téléphonique,
• enregistrer, diffuser et archiver le courrier,
• rédiger des communications internes et externes (notes, décisions, comptes rendus, lettres…) ,
• traiter des dossiers spécifiques suivis par le directeur ou relevant du domaine de l’administration générale, en assistance à d’autres cellules,
• organiser les visites et réceptions d’autorité,
• gérer l’agenda et les déplacements du chef d’établissement et de son adjoint,
• tenir les registres de direction (RPAA et JMO) , ainsi que les activités annexes suivantes:
• traiter les effectifs rationnaires,
• mettre à jour les organigrammes et annuaires téléphoniques,
• suivre les dossiers soumis à échéances,
• assister les cellules rattachées au directeur (PREV, CORSIC, RH) .

Conditions particulières d'exercice

Moyens techniques:

• Outils bureautiques ;
• Système de gestion des accès.

Profil recherché

Vous avez des connaissances en bureautique (dont utilisation de Word et Outlook) et du secrétariat (rédaction de courriers) . Vous avez une expérience diversifiée en administration générale. Votre autonomie, l’utilisation des logiciels de bureautique, l’expression écrite, la formalisation d’un compte rendu, la synthèse de documents, la mise en œuvre des techniques de secrétariat, la gestion des agendas et des plannings etc… sont des compétences recherchées. Les perspectives métiers sont les suivantes: Evolutions possible vers une spécialisation (RH, achats, comptabilité) .

• Pour plus d’informations sur nos métiers: https://www.civils.defense.gouv.fr
• Pour rencontrer un de nos ambassadeurs: https://www.myjobglasses.com

Descriptif du service

La Direction des approvisionnements en produits de santé des armées (DAPSA) constitue l’échelon de direction, de pilotage, de conception, de coordination et de synthèse de la composante du ravitaillement médical dont la mission est d’approvisionner, d’entretenir, de gérer et de distribuer les produits et équipements de santé principalement au profit des forces armées et des établissements du service de santé des armées.

L’Etablissement de Ravitaillement Sanitaire des Armées (ERSA) de MARSEILLE, assure les missions suivantes:

• le soutien opérationnel: maintien des dotations en condition opérationnelle pour le soutien des forces armées projetées ;
• le ravitaillement médical du service courant pour les hôpitaux d’instruction des armées (HIA) et des centres médicaux des armées (CMA) , les OPEX et l’UDPS OM ;
• le maintien en condition opérationnelle des appareils techniques biomédicaux.

Le ministère des Armées et des Anciens combattants assure la protection du territoire national, de la population et des intérêts français partout dans le monde. Pour la réalisation de ses missions, il emploie, outre les militaires, plus de 64 000 civils en France et à l’étranger. Rejoindre le ministère des Armées et des Anciens combattants, c’est rejoindre une communauté de 275 000 personnes exerçant ainsi leurs talents dans une grande variété de métiers auprès des forces armées sur tout le territoire. Pour en savoir plus sur le personnel civil au ministère des Armées: https://www.youtube.com/watch?v=f3mPIZGXkEs Le poste est accessible aux personnes en situation de handicap et peut ouvrir au recrutement de fonctionnaire conformément aux dispositions des articles L352-1 à L352-6 du code de la fonction publique. Le ministère est labellisé « diversité » et « égalité» professionnelle entre les femmes et les hommes ». Le ministère est un employeur « handi-engagé ».