SECRETAIRE DE DIRECTION (H/F)

UGECAM HAUTS DE FRANCE; Lille; On-site; EUR 25,000 - 31,000; Full time

Job summary

UGECAM Hauts-de-France recrute un(e) Secrétaire de Direction (H/F) en CDI à temps complet pour le Centre Lillois de Réadaptation Professionnelle à Lille.

Vous assurerez l’animation des agendas, l’organisation des réunions, le suivi administratif et les dossiers institutionnels, avec un volet RH et le pilotage de tableaux de bord. Une formation Bac+2 et une expérience en secrétariat/ RH seront appréciées.

Qualifications

• Connaissance des techniques de secrétariat et d’assistanat de direction.
• Connaissances de base en gestion des ressources humaines et administration du personnel.
• Maîtrise des obligations réglementaires liées à la confidentialité et au RGPD.

Responsibilities

• Organiser et prioriser les activités multiples de la direction.
• Rédiger des documents professionnels (courriers, comptes rendus).
• Suivre les dossiers administratifs et RH et assurer leur traçabilité.
• Mettre à jour des tableaux de bord et indicateurs de suivi.

Skills

Secrétariat de direction

Gestion administrative

RGPD et confidentialité

Rédaction professionnelle

Education

Bac+2 secrétariat/gestion administrative

Tools

Word

Excel

Outlook

PowerPoint

Job description

Entreprise

L'UGECAM Hauts-de-France recrute un(e) Secrétaire de Direction (H/F) en CDI à temps complet pour le Centre Lillois de Réadaptation Professionnelle à Lille.

Organisme privé à but non lucratif de l'Assurance Maladie, le Groupe UGECAM déploie ses activités de soins et accompagnements en Hauts-de-France. L'UGECAM Hauts-de-France gère une vingtaine d'établissements et services.

Établissement

Le Centre Lillois accueille des personnes reconnues Travailleurs Handicapés orientées par la Commission des Droits et de l'Autonomie des Personnes Handicapées, afin de les accompagner dans le cadre de leur orientation-reconversion-reclassement professionnel.

Mission

• Assister la Direction dans le pilotage de l'établissement : gestion des agendas, organisation des réunions, préparation et suivi des dossiers institutionnels, rédaction de comptes rendus et de supports de communication.
• Assurer le suivi administratif de l'établissement : gestion documentaire, suivi des conventions, des échéances administratives et de la circulation de l'information.
• Être le relais RH : participation au suivi administratif des salariés, à l'organisation des recrutements, à l'intégration des nouveaux collaborateurs et à la gestion de la formation, en lien avec la Chargée RH.
• Piloter certains dossiers transversaux : suivi des assurances, gestion administrative de la flotte automobile et coordination avec les partenaires concernés.
• Contribuer à la démarche qualité et au pilotage de l'activité : suivi d'indicateurs, participation aux enquêtes et accompagnement du respect des obligations réglementaires.

Savoirs

• Connaissance des techniques de secrétariat et d'assistanat de direction.
• Connaissances de base en gestion des ressources humaines et administration du personnel.
• Connaissance du fonctionnement des établissements médico-sociaux appréciée.
• Maîtrise des obligations réglementaires liées à la confidentialité, au RGPD et à la gestion documentaire.
• Connaissance des outils bureautiques et collaboratifs.

Savoir-faire

• Organiser et prioriser des activités multiples dans un environnement exigeant.
• Rédiger des documents professionnels de qualité (courriers, notes, comptes rendus).
• Assurer un suivi rigoureux des dossiers administratifs et RH.
• Mettre à jour des tableaux de bord et indicateurs de suivi.
• Gérer les interfaces avec de nombreux interlocuteurs internes et externes.
• Utiliser avec aisance les outils numériques et bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).

Savoir-être

• Sens aigu de l'organisation et de l'anticipation.
• Discrétion professionnelle et respect absolu de la confidentialité.
• Rigueur, fiabilité et sens des responsabilités.
• Excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles.
• Réactivité, autonomie et capacité à gérer les priorités.
• Esprit d'équipe et sens du service.
• Capacité d'adaptation et de prise d'initiative.

Formation

• Formation de niveau Bac à Bac+2 en secrétariat, assistanat de direction, gestion administrative ou domaine équivalent.
• Une expérience significative sur un poste similaire pourra être privilégiée au diplôme. Expérience significative idéalement avec une dimension RH.
• Maîtrise des outils bureautiques et appétence pour les outils numériques.

Informations complémentaires

• CDI - temps complet
• Prise de Poste dès que possible
• Convention collective Sécurité Sociale
• Rémunération brute annuelle de 28 124.30 € sur 14 mois (13ème et 14ème mois sous conditions de présences dans l'année).

Pour ce poste, une attestation d'honorabilité, de moins de 6 mois, sera demandée obligatoirement et à nous transmettre dans les plus brefs délais. La démarche est à effectuer sur le site https://honorabilite.social.gouv.fr/

Pour aller plus loin : https://www.groupe-ugecam.fr/ueros-lille