Secrétaire de direction en établissement scolaire - ROMBAS (H/F)

RECTORAT DE L'ACADEMIE DE NANCY-METZ; Rombas; On-site; EUR 19,000 - 27,000; Full time

Job summary

La Rectorat de l'Académie de Nancy-Metz recherche une secrétaire de direction pour un EPLE. Vous assurez l'assistance quotidienne au chef d'établissement et la gestion administrative, notamment l'agenda, les dossiers, les comptes rendus et les relations avec les services déconcentrés et partenaires.

Ce poste exige rigueur, discrétion et excellent relationnel, avec une forte saisonnalité autour de la rentrée et des examens.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messageries, publipostage).
• Qualités rédactionnelles et orthographe irréprochable.
• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement du système éducatif et des institutions publiques.
• Aptitude à planifier, prioriser les tâches et respecter les échéances dans un cadre réglementaire strict.
• Sens du relationnel, diplomatie et patience face à un public varié.

Responsibilities

• Assistance à la direction : gestion de l'agenda, du courrier et des appels téléphoniques du chef d'établissement.
• Préparation des dossiers, notes et supports pour les réunions (Conseil d'administration, conseil de discipline, commission permanente).
• Rédaction des comptes-rendus et des procès-verbaux.
• Gestion des ressources humaines et des personnels : suivi des dossiers administratifs des personnels, préparation des états de paie, des heures supplémentaires et des indemnités.
• Gestion de la scolarité et des élèves : suivi des inscriptions, des bourses, préparations des examens et des conseils de classe.
• Accueil et communication : interface avec les parents, enseignants et partenaires.

Skills

Bureautique

Rigueur

Organisation

Discrétion

Relationnel

Tools

Word

Excel

Messageries

Publipostage

Job description

La fiche de poste du/de la secrétaire de direction d'un EPLE (Établissement Public Local d'Enseignement : collège ou lycée) regroupe l'assistance quotidienne au chef d'établissement et la gestion administrative de la structure.

Missions principales

• Assistance à la direction : Gestion de l'agenda, du courrier (électronique et papier) et des appels téléphoniques du chef d'établissement.
• Préparation des dossiers, notes et supports pour les réunions (Conseil d'administration, conseil de discipline, commission permanente).
• Rédaction des comptes-rendus et des procès-verbaux.
• Gestion des ressources humaines et des personnels : Suivi des dossiers administratifs des personnels (congés, absences, arrêts de travail). Préparation des états de paie, des heures supplémentaires effectives et des indemnités Suivi des remplacements de courte durée ou des enseignants absents.
• Gestion de la scolarité et des élèves (en lien avec le service de vie scolaire) : Suivi des inscriptions, des radiations, des bourses nationales et des dossiers d'orientation. Préparation des examens (DNB, baccalauréat, CFG) et des conseils de classe. Mise à jour des bases de données institutionnelles.
• Accueil et communication : Rôle d'interface et d'accueil physique ou téléphonique avec les parents d'élèves, les enseignants, les partenaires extérieurs et les services de la DSDEN/Rectorat.

Profil recherché

• -Compétences :
• -Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messageries, publipostage)
• -Qualités rédactionnelles et orthographe irréprochable.
• -Connaissance de l'organisation et du fonctionnement du système éducatif et des institutions publiques.
• -Connaissance de l'organisation et du fonctionnement du système éducatif et des institutions publiques.
• -Aptitude à planifier, prioriser les tâches et respecter les échéances dans un cadre réglementaire strict.
• -Techniques d'accueil physique et téléphonique et gestion des situations d'urgence ou des interlocuteurs difficiles.
• -Qualité humaines et comportementales :
• -Discrétion absolue et respect du secret professionnel.
• -Rigueur, sens de l'organisation et gestion des priorités (forte saisonnalité avec des pics d'activité à la rentrée et aux examens).
• -Sens du relationnel, diplomatie et patience face à un public varié.