Chargé·e de gestion administrative et de scolarité

ESAJ; Paris; On-site; EUR 28,000 - 32,000; Full time

Benefits offered by this job

Mutuelle prise en charge par l’employe

Remboursement de 50 % des frais de交通

Job summary

ESAJ recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) pour soutenir la direction et garantir le bon fonctionnement opérationnel de l’école.

Basé dans le 5e arrondissement de Paris, le poste implique la gestion administrative des étudiants, la coordination des prestataires et le suivi des aspects comptables et pédagogiques. Autonomie, service et rigueur sont requis pour assurer la qualité du service rendu.

Qualifications

• Formation Bac+2 minimum en gestion ou assistanat de direction, ou expérience équivalente.
• Expérience administrative polyvalente, idéalement dans l’enseignement, la formation ou le secteur associatif.
• Maîtrise des outils bureautiques et capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle.

Responsibilities

• Assurer l’assistance administrative de la direction et préparer les courriers, notes, comptes rendus et dossiers de suivi.
• Gérer le suivi administratif des étudiants tout au long du cursus : inscriptions, réinscriptions, dossiers et documents de scolarité.
• Suivre les absences, les bulletins, les notations et les conventions de stage, en lien avec les équipes concernées.
• Contribuer au suivi de la facturation des frais de scolarité et aux relances, en coordination avec la comptabilité.
• Assurer le suivi administratif des enseignants, notamment les heures effectuées et les éléments nécessaires à la paie ou aux honoraires.
• Organiser les temps pédagogiques et les événements de l’école, en lien avec la direction pédagogique et les équipes internes.
• Veiller au classement, à l’archivage, et au respect des règles de protection des données.

Skills

Gestion administrative

Suivi comptable

Coordination

Organisation pédagogique

Education

Bac+2 en gestion ou assistanat

Tools

Bureautique

Job description

Rattaché·e à la direction de l’esaj, vous jouez un rôle central dans le bon fonctionnement administratif de l’école et dans la qualité du service rendu aux étudiants, aux enseignants et aux partenaires. En lien étroit avec la direction, vous contribuez à la fluidité des échanges, à la fiabilité des suivis et à la bonne coordination des activités de l’établissement.

Vous intervenez sur un périmètre polyvalent qui associe gestion de la scolarité, appui administratif, suivi comptable, organisation des temps pédagogiques et coordination des prestataires. Votre rôle vous amène à être un point d’appui quotidien, à la fois rigoureux et réactif, au service du fonctionnement de l’école.

Au cœur de la vie de l’établissement, vous accompagnez les étudiants tout au long de leur parcours, soutenez les équipes dans leurs besoins administratifs et facilitez la préparation des événements et instances. Vous contribuez ainsi directement à la continuité et à la qualité des activités pédagogiques et institutionnelles.

Ce poste offre l’opportunité d’évoluer dans un environnement à taille humaine, au sein d’une école engagée pour le vivant et les paysages, où la polyvalence, le sens du service et la fiabilité sont essentiels.

• Assurer l’assistance administrative de la direction et préparer les courriers, notes, comptes rendus et dossiers de suivi.
• Gérer le suivi administratif des étudiants tout au long du cursus : inscriptions, réinscriptions, dossiers individuels et documents de scolarité.
• Suivre les absences, les bulletins, les notations et les conventions de stage, en lien avec les équipes concernées.
• Contribuer au suivi de la facturation des frais de scolarité et aux relances, en coordination avec la comptabilité.
• Assurer le suivi administratif des enseignants, notamment les heures effectuées et les éléments nécessaires à la paie ou aux honoraires.
• Participer à la gestion comptable courante : transmission des pièces, suivi des commandes, devis, règlements et échanges avec les prestataires.
• Organiser les temps pédagogiques et les événements de l’école, en lien avec la direction pédagogique et les équipes internes.
• Veiller au classement, à l’archivage, à la bonne tenue documentaire et au respect des règles de protection des données.

• Contrat à durée indéterminée à temps plein, sur une base de 35 heures hebdomadaires.
• Rémunération annuelle brute comprise entre 28 000 € et 32 000 €, selon le profil et l’expérience.
• Poste basé dans le 5e arrondissement de Paris, au sein d’un établissement à taille humaine.
• Mutuelle prise en charge par l’employeur.
• Remboursement de 50 % des frais de transport.
• Fonction polyvalente offrant une large autonomie dans l’organisation du travail.
• Environnement de travail au contact direct des étudiants, des enseignants et de la direction.
• Participation à la vie d’une école engagée dans la formation et les enjeux du vivant.

Formation de niveau Bac +2 minimum en gestion, assistanat de direction ou gestion administrative, ou expérience équivalente. Expérience confirmée sur un poste administratif polyvalent, idéalement dans l’enseignement, la formation ou le secteur associatif. Très bonne maîtrise des outils bureautiques et aisance avec les outils de suivi administratif. Capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle avec méthode, rigueur et respect des échéances. Aisance rédactionnelle pour produire des courriers, notes et comptes rendus clairs et fiables. Bon sens relationnel, discrétion et sens du service auprès d’interlocuteurs variés. Intérêt pour les sujets de scolarité, de coordination administrative et de fonctionnement d’un établissement d’enseignement.