Secrétaire d'Intendance H/F

Rectorat; Chalon-sur-Saône; On-site; EUR 241,000 - 308,000; Full time

Job summary

Le collège Lycée professionnel Jeannette Guyot recrute un secrétaire d'intendance H/F à 100% pour assister l'équipe dans l'instruction et le suivi des dossiers matériels et financiers, et soutenir le fonctionnement de l'établissement.

Vous assurerez l'organisation des instances, le secrétariat et la préparation des réunions; vous encadrerez l'équipe chargée du suivi des dossiers sectoriels et contribuerez à l'élaboration d'outils d'aide à la décision. Débutant accepté.

Qualifications

• Instruire des dossiers en vérifiant les aspects juridiques, administratifs et financiers.
• Gérer l'organisation administrative des instances, secrétariat et comptes rendus.
• Conduire l'encadrement d'une équipe chargée du suivi des dossiers sectoriels.

Responsibilities

• Élaborer des outils d'aide à la prise de décision (indicateurs, tableaux de bord, statistiques).
• Entretenir des relations avec les partenaires.
• Travail en équipe et communication avec les collègues et supérieurs.

Skills

Gestion administrative

Planification des rendez-vous

Mise à jour dossiers/base de données

Gestion courrier et tri

Education

Employé qualifié

Tools

Logiciels achats publics

Comptabilité publique

Gestion bâtimentaire et matérielle

Job description

Vous souhaitez participer à la politique éducative de l'établissement scolaire et ainsi contribuer à la réussite des élèves ? Le collège Lycée professionnel Jeannette Guyot recherche un secrétaire d'intendance H/F à 100%.Dans les collèges et lycées, en appui du ou de la secrétaire genéral(e), le ou la secrétaire d'intendance assure de façon autonome l'analyse, le suivi et la réalisation de dossiers et ressources touchant des domaines divers (notamment matériels et financiers) et concourant au fonctionnement général de l'établissement.

Activités principales

• Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
• Assurer l'organisation administrative des instances, commissions, réunions et groupes de travail (secrétariat, préparation, animation, compte-rendu et suivi)
• Encadrer et animer une équipe en charge du suivi des dossiers sectoriels (selon l'organisation)
• Élaborer des outils d'aide à la prise de décision (indicateurs, tableaux de bord, statistiques)
• Entretenir des relations avec les partenaires

Poste à pourvoir à 100% dès à présent jusqu'au 31/10 (contrat susceptible d'être prolongé)

SAVOIRS

• Système éducatif et ses enjeux
• Modes de fonctionnement des administrations publiques
• Connaître l'environnement professionnel, notamment fonctionnement d'un lycée
• Avoir des compétences en informatique : bureautique
• Techniques du domaine : achat public, comptabilité publique
• Politique dispositifs et procédures propres au champ d'intervention

SAVOIR-FAIRE

• Évaluer et hiérarchiser les besoin
• Apporter des réponses à des besoins spécifiques
• Jouer un rôle de conseil ou d'aide à la décision
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité : achat et comptabilité publics, gestion bâtimentaire et matérielle
• Maîtriser des procédures et des règles

SAVOIR-ÊTRE : Vous savez communiquer et collaborer avec vos collègues et vos supérieurs. Vous êtes une ressource fiable au sein d'une équipe. Vous savez adopter une posture professionnelle Vous travaillez avec rigueur et réactivité Capacité à travailler en équipe Sens de l'organisation et des priorités Écoute et discrétionRéactivitéCapacité à rendre compte

Conditions particulières d'exercice

Confidentialité renforcée exigée Responsabilité financière (gestion des deniers publics) Modalité de travail : répartition hebdomadaire 17h30

Experience

Débutant accepté

Compétences

Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier

Qualification

Employé qualifié

Secteur d'activité

Administration publique (tutelle) de la santé, de la formation, de la culture et des services sociaux, autre que sécurité sociale

Liste des qualités professionnelles

• Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
• Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations.
• Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir‑vivre usuelles.
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.