Secrétaire de direction en établissement scolaire (H/F)

RECTORAT DE L'ACADEMIE DE NANCY-METZ; Thionville; On-site; EUR 21,000 - 32,000; Full time

Job summary

RECTORAT DE L'ACADEMIE DE NANCY-METZ recherche une secrétaire de direction pour accompagner le chef d'établissement et assurer la gestion administrative d'un EPLE.

Vous gérerez l'agenda, le courrier, les dossiers et les supports pour les réunions, tout en assurant l'accueil et la communication avec les parents, les enseignants et les services extérieurs.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques et rédactionnelles exigée.
• Excellente orthographe et sens de la formalité administrative.
• Bonne connaissance des organisations publiques et du cadre éducatif.

Responsibilities

• Assistance à la direction: gestion de l'agenda, du courrier et des appels.
• Préparation des dossiers et supports pour les réunions (Conseil d'administration, discipline, commission).
• Rédaction des comptes rendus et procès-verbaux.
• Gestion des ressources humaines et des personnels: suivi des dossiers, paie, heures supplémentaires et indemnités.
• Suivi de la scolarité et des élèves: inscriptions, bourses, dossiers d'orientation, examens et conseils de classe.

Skills

Maîtrise bureautique

Rédaction et orthographe irréprochable

Connaissance du système éducatif

Planification et gestion des priorités

Accueil téléphonique et physique

Disclosure et secret professionnel

Tools

Word

Excel

Messageries

Publipostage

Job description

La fiche de poste du/de la secrétaire de direction d'un EPLE (Établissement Public Local d'Enseignement : collège ou lycée) regroupe l'assistance quotidienne au chef d'établissement et la gestion administrative de la structure.

Missions principales

• Assistance à la direction : Gestion de l'agenda, du courrier (électronique et papier) et des appels téléphoniques du chef d'établissement.
• Préparation des dossiers, notes et supports pour les réunions (Conseil d'administration, conseil de discipline, commission permanente).
• Rédaction des comptes-rendus et des procès-verbaux.
• Gestion des ressources humaines et des personnels : Suivi des dossiers administratifs des personnels (congés, absences, arrêts de travail). Préparation des états de paie, des heures supplémentaires effectives et des indemnités Suivi des remplacements de courte durée ou des enseignants absents.
• Gestion de la scolarité et des élèves (en lien avec le service de vie scolaire) : Suivi des inscriptions, des radiations, des bourses nationales et des dossiers d'orientation. Préparation des examens (DNB, baccalauréat, CFG) et des conseils de classe. Mise à jour des bases de données institutionnelles.
• Accueil et communication : Rôle d'interface et d'accueil physique ou téléphonique avec les parents d'élèves, les enseignants, les partenaires extérieurs et les services de la DSDEN/Rectorat.

Profil recherché

• -Compétences :
• -Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messageries, publipostage)
• -Qualités rédactionnelles et orthographe irréprochable.
• -Connaissance de l'organisation et du fonctionnement du système éducatif et des institutions publiques.
• -Connaissance de l'organisation et du fonctionnement du système éducatif et des institutions publiques.
• -Aptitude à planifier, prioriser les tâches et respecter les échéances dans un cadre réglementaire strict.
• -Techniques d'accueil physique et téléphonique et gestion des situations d'urgence ou des interlocuteurs difficiles.
• -Qualité humaines et comportementales :
• -Discrétion absolue et respect du secret professionnel.
• -Rigueur, sens de l'organisation et gestion des priorités (forte saisonnalité avec des pics d'activité à la rentrée et aux examens).
• -Sens du relationnel, diplomatie et patience face à un public varié.