SECRETAIRE DE DIRECTION - EHPAD (H/F)

FONDATION DIACONESSES DE REUILLY; Gif-sur-Yvette; Sur place; EUR 28 000 - 38 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

CSE

Complémentaire santé

Résumé du poste

La Fondation des Diaconesses de Reuilly recherche un Secrétaire de Direction (F/H) pour accompagner la Directrice et coordonner l'administration. Poste rattaché à l'équipe et centré sur l'accueil, les dossiers residents et les ressources humaines.

CDI, 35H/semaine, travail en journée, salaire selon profil et expérience (ccn51). Emploi sur Gif-sur-Yvette, Île-de-France, proche des services et établissements médico-sociaux.

Qualifications

• Expérience requise: 5 ans minimum dans un secrétariat/administratif.
• Diplôme Bac+2 ou équivalent en gestion de structures de santé.
• Maîtrise des outils bureautiques et traitement des dossiers patients.
• Capacité à coordonner les activités entre la direction et les services.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique, transmission et distribution du courrier.
• Gestion et suivi des dossiers administratifs des résidents et des salariés.
• Établissement et mise à jour des fiches entrée/départ des résidents.
• Contrats de travail, avenants et tenue des documents du personnel.
• Participation à la paie et contrôle des bulletins; liaison avec la paie.
• Gestion des services supports: matériel, facturation et archivage.

Connaissances

Planification des tâches

Gestion des priorités

Réactivité

Formation

Bac+2 BTS gestion de structures de santé

Outils

Netfactu

Netsoins

Description du poste

La FondationLa Fondation des Diaconesses de Reuilly est une institution engagée qui place chaque personne au cœur de son action.Notre Fondation, à but non lucratif, acteur du secteur sanitaire, médico-social, social et de la formation est reconnue d'utilité publique. Elle agit depuis plus de 180 ans au service des personnes fragilisées.Avec nos 2470 professionnels, nous œuvrons quotidiennement pour un accompagnement respectueux de la personne, de son entourage et de son environnement. La diversité de notre activité nous permet de proposer plus de cent métiers, et de vous permettre d'exercer vos talents au sein de nos EHPAD, centres de soins palliatifs, maisons d'enfants, centres d'hébergement, plateformes d'aide aux réfugiés, instituts d'accompagnement de personnes en situation de handicap, aide et soins infirmiers à domicile.Nous relions ainsi près de 50 établissements, unissant accueillis et accueillants, dans l'écoute et avec éthique.Rejoignez-nous au sein de lieux de vie à taille humaine, animés par les valeurs de notre institution et le sens du service à la personne.Missions et responsabilitésMission principale :L'EHPAD « LES CHENES VERTS» institution engagée au service des personnes âgées, recherche un Secrétaire de Direction (F/H) pour rejoindre nos équipes.Collaborateur/rice direct(e) de la Directrice, le/la secrétaire de direction est chargé(e) de l'assister dans la gestion et l'organisation administrative et d'assurer l'accueil. Il/Elle coordonne et organise les informations internes et externes liées au fonctionnement de l'établissement.Description des missions :Sous l'autorité de la Directrice et en lien direct avec l'ensemble des managers, vos missions seront les suivantes :Secrétariat :Accueil physique et téléphoniqueTransmission des informationsRéception, tri, traitement et distribution du courrierClassement et archivage de documentsRecensement des besoins et commande de matériel et fourniture bureautiqueRésidents :Gestion et suivi des demandes d'admissionOrganisation des visites de préadmissionCréation, gestion et suivi des dossiers administratifs des résidentsEtablissement des fiches « entrée » et « départ » des résidentsDéclaration CPAM pour les nouveaux résidents et les dépenses médicales de l'établissement (kiné.)Création et mise à jour des dossiers résidents dans Netfactu et NetsoinsRessources humaines :Etablissement des contrats de travail et avenants conformément aux demandes des responsables de service et de la DirectionEtablissement des fiches « entrée » et « départ » des salariésVeille à la complétude et à la mise à jour des dossiers du personnel (mutuelle, prévoyance, justificatifs d'absence.)Participation à la préparation des éléments de paie et au contrôle des bulletins de paieTransmission des arrêts de travail au service paieClassement et archivage des documents relatifs au personnelTenue du registre du personnelDéclaration des accidents de travail en lien avec la DirectionAssurer le lien avec la médecine du travail (visites d'embauche, périodiques ou de reprise)Assurer le lien avec le service formation ELIMComptabilité :Encaissement des règlements et remise de chèquesEtat des reversements des ressources pour les résidents admis à l'aide socialeGestion de la caisseEnvoi des factures aux famillesGestion des bons de commandes et de livraison de l'ensemble des services de l'établissementCes missions ne sont pas exhaustives et peuvent être amenées à évoluer.

Type de contrat CDI

Contrat travail Durée du travail 35H/semaineTravail en journée

Salaire

• CSE
• Complémentaire santé
• Rémunération selon profil et expérience (CCN51)

Déplacements Déplacements: Jamais

Expérience

• 5 An(s) Cette expérience est indispensable
• Bac+2 ou équivalents- BTS gestion de structures de santé

Compétence

• Planification des tâches et gestion des priorités

Savoir-être professionnels

• Faire preuve de réactivité
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs

Informations complémentaires

• Secteur d'activité : Action sociale sans hébergement n.c.a.

Employeur

0 salarié (n'ayant pas d'effectif au 31/12 mais ayant employé des salariés au cours de l'année de référence)