ADJOINT.E DE DIRECTION (H/F)

EHPAD SIMONE VEIL; Les Ulis; Sur place; EUR 35 000 - 52 000; Plein temps

Résumé du poste

L'EHPAD Simone Veil recherche un/une adjoint/e de direction pour piloter l'administration et soutenir la directrice dans la gestion quotidienne de l'établissement.

Vous assurerez le secrétariat, la supervision des admissions et de la facturation, et vous serez l'interlocuteur privilégié des résidents et des familles. Vous gérerez les plannings et les relations avec les partenaires externes.

Qualifications

• Esprit d'équipe indispensable.
• Ponctualité - assiduité — Fiabilité.
• Savoir manager et encadrer une équipe.
• Facilité de relations et d'échanges avec une population ayant parfois du mal à s'exprimer.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat de la Direction : rédaction des comptes rendus et courriers; validation par la directrice déléguée.
• Gérer les admissions et la facturation des résidents; vérifier les bons et les livraisons; mandater les factures.
• Centraliser les documents RH: contrats, paie, formation; gérer les dossiers agents et les conventions de stage.
• Suivre les stocks et les relations avec les prestataires externes; coordonner les interventions et les CVS.
• Animer les staffs hebdomadaires en l'absence du directeur et rédiger les comptes rendus.

Connaissances

Planification des tâches

Gestion des priorités

Esprit d'équipe

Réactivité

Rigueur et précision

Sens des responsabilités

Formation

Employé qualifié

Description du poste

L'EHPAD Simone Veil recherche un/e adjoint/ede Direction.- Suivre et mettre à jour la conformité des documents et activités en prévision d'inspections inopinées de toute nature (IGAS, DDPP, ARS.)Assurer le secrétariat de la Direction : rédaction des compte-rendu, préparation des courriers aux familles et courriers aux fournisseurs à faire valider par la directrice- Signaler toutes situations critiques (administratives ou autres) à la directrice déléguée du site- Etre l'interlocuteur privilégié des résidents et des familles sur les diverses questions de la vie à l'EHPAD (en dehors du soin)- Contrôler l'application des règles, procédures, normes et standards liés à l'admission et à la facturation des résidents- Organiser l'admission administrative et de l'admission soignante et hôtelière en collaboration avec le cadre de santé- Contrôler la préparation des entrées et des sorties de résidents en lie avec la cadre de santé- Participer à l'organisation des commissions d'admission en lien avec la responsable admission/facturation/relations avec les usagers- Etre garant de la politique d'admission et des règles sanitaires en vigueur pour les visites et les entretiens d'admission- Passer et suivre les commandes dans son domaine d'activités- Vérifier les articles livrés ou les bons de livraison- Mandater les factures reçues- Gérer les stocks et les réserves ainsi que les relations avec les prestataires extérieurs- Suivre les demandes d'interventions des différentes sociétés- Assurer l'animation des staffs hebdomadaires en l'absence du directeur et rédiger les comptes rendus- Préparer les convocations et les élections pour le conseil de la vie sociale (CVS)- Assurer le secrétariat du CVS- Préparer les convocations de la commission des menus et en assurer le secrétariat- Collaborer aux travaux et groupes de travail liés à son domaine d'activités- Coordonner les organisations de travail entre les différents acteurs (ex : agents d'accueil/secteur soins ou agents techniques/familles.)- Encadrer le personnel de l'accueil, des services techniques ainsi que la responsable des admissions/facturation/relations avec les usagers : Fixer leurs missions, élaborer et gérer leur planning, leurs congés, effectuer leurs évaluations professionnelles annuelles.- Centraliser les documents RH pour l'établissement : préparation et diffusion des offres d'emploi/gestion de la signature des contrats/ distribution les fiches de paie et différents documents concernant les agents, gestion locale des agents et de leur dossier / suivi du plan de formation pour les agents sous sa responsabilité/ déclaration des accidents de travail du personnel/ gestion des conventions de stage pour les stagiaires relevant de son domaine de compétences- Rechercher des partenariats, préparation et suivi administratif des conventions- Collaborer aux groupes de travail liés à son domaine d'activités- Déclarer et suivre les sinistres auprès des compagnies d'assurances- Suivi des mises à jour des informations du site internet de l'établissement en lien avec le responsable de la communication du SEGAMissions ponctuelles:- Remplacer les agents de l'accueil en leur absence- Astreintes administratives- Rédiger le rapport annuel d'activités- Répondre aux différentes enquêtes administratives- Participer à la réalisation d'enquête de satisfaction des usagers (résidents et familles) en lien avec le service Qualité- Gérer les plannings soignants en l'absence du cadre de santé- Peut avoir en cas de besoin une délégation de signature pour différents actes administratifs- Facturation des frais d'hébergement en l'absence du responsable des usagersQualités requises :- Esprit d'équipe indispensable- Ponctualité - assiduité -- Fiabilité- Savoir manager et encadrer une équipe- Facilité de relations et d'échanges avec une population ayant parfois du mal à s'exprimer

Type de contrat CDI
Contrat travail Durée du travail 35H/semaineTravail en journée
Travail en horaires fixes
Salaire

• GRILLE FPH

Déplacements Déplacements: Jamais Zone départementale

Profil souhaité

Expérience

• Débutant accepté

Compétence

• Planification des tâches et gestion des priorités

Savoir-être professionnels

• Faire preuve de réactivité
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Faire preuve de sens des responsabilités

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Hébergement médicalisé pour personnes âgées