SECRÉTAIRE D'ACCUEIL ET ADMINISTRATIVE

Saintgenislaval; Laval; On-site; EUR 21,000 - 27,000; Part time

Job summary

Saint-Genis-Laval recherche un/une secrétaire d’accueil et administrative pour un poste contractuel à mi-temps, au sein du Mixcube. Vous assurez l’accueil des usagers et partenaires, le suivi administratif et la gestion comptable quotidienne, avec une attention particulière à la sécurité et à la qualité du service.

Le poste exige une bonne organisation, des compétences en secrétariat et une capacité à coordonner les activités.

Qualifications

• Expérience en accueil et secrétariat.
• Maîtrise des procédures administratives et comptables publiques.
• Bonne organisation et capacité à coordonner des activités.

Responsibilities

• Assurer l’accueil, l’information et l’orientation des publics.
• Gérer le secrétariat courant et le suivi administratif des activités.
• Assurer le suivi comptable et financier des activités et la régie.
• Contribuer au bon fonctionnement de la structure et garantir la sécurité des usagers.

Skills

Accueil et information

Gestion administrative

Suivi comptable

Confidentialité

Job description

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Code de suivi

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Catégorie du poste : C

SECRÉTAIRE D ACCUEIL ET ADMINISTRATIVE

La ville de Saint-Genis-Laval est une commune de 22 000 habitants, située au cœur de la Métropole de Lyon. Attractive et en croissance dynamique, elle compte 250 agents permanents qui ont pour mission de mettre en œuvre des services publics de proximité et de contribuer à façonner un territoire vivant, durable et vertueux.

Pour l’exercice de ses missions, la commune s’appuie sur un état d’esprit partagé:

Climat de confiance: loyauté et reconnaissance

Esprit d’équipe: intelligence collective et solidarité

Capacité d’adaptation: innovation et amélioration continue

La ville est organisée en 5 directions qui travaillent en réseauet déploient un projet d’administration en mode projet, autour des enjeux de la transition écologique, de la modernisation, de la participation des habitants, de la mutualisation des moyens et de l’optimisation du fonctionnement.

L’action de la ville est reconnue par plusieurs distinctions et démarches :

Territoire engagé pour la transition écologique – Cap27!: 2 étoiles (2024)

Ville fleurie: 3 fleurs (2023)

Ville active et sportive : 3 lauriers (2024)

Dans ce cadre, la ville veille au développement des compétences des agents, à leur responsabilisation et à leur bien-être au travail. Les mobilités douces et alternatives sont soutenues par le forfait mobilité durable et le remboursement des abonnements de transport en commun à hauteur de 75%. Enfin, lorsque les missions le permettent, le télétravail est encouragé dans le cadre fixé par la collectivité.

CADRE D’EMPLOI ET PROFIL

Direction: Services à la Population Solidarités et action

Type de poste: Contractuel

Cadre d’emploi : Adjoint administratif

Catégorie d’emploi: C

Temps de travail: Mi-temps (mercredi matin, jeudi et vendredi en journée)

Lieux de travail: 69 rue des Collonges - 69230 Saint-Genis-Laval

Rémunération: Selon la grille indiciaire de la fonction publique territoriale + IFSE

Expérience: Débutant / Intermédiaire / Expert

Possibilité de télétravail: Non

Sous la responsabilité de la direction du Mixcube, le/la secrétaire d’accueil et administrative assure l’accueil des usagers et des partenaires, contribue au bon fonctionnement administratif de la structure et participe au suivi comptable des activités. Il/elle constitue un interlocuteur privilégié des publics et veille à la qualité du service rendu, en garantissant la fiabilité des procédures administratives et la bonne organisation de l’équipement.

Les missions principales:

Mission 1: Assurer l’accueil, l’information et l’orientation des publics

Vous accueillez les usagers, les partenaires et les intervenants, tant physiquement que par téléphone, et assurez une première réponse à leurs demandes.

Vous renseignez et orientez les publics vers les interlocuteurs compétents et assurez la diffusion des informations relatives aux activités de la structure.

Vous gérez les réservations et les mises à disposition des salles ainsi que les moyens d’accès associés afin de garantir le bon fonctionnement de l’équipement.

Mission 2: Assurer le suivi administratif de l’activité de la structure

Vous réalisez les travaux de secrétariat courant et assurez le suivi administratif des activités du Mixcube.

Vous gérez les dossiers d’inscription, le suivi des présences, les commandes de fournitures ainsi que les conventions de mise à disposition des locaux.

Vous participez à l’organisation des réunions, au suivi des tableaux de bord, à l’élaboration des statistiques d’activité et assurez la transmission des informations nécessaires aux différents services de la collectivité.

Mission 3: Assurer le suivi comptable et financier des activités

Vous assurez l’encaissement des règlements en qualité de régisseur suppléant et participez à la gestion quotidienne de la régie.

Vous réalisez les opérations administratives liées aux demandes de prise en charge des inscriptions auprès des partenaires.

Vous veillez à la fiabilité des opérations comptables et au respect des procédures applicables en matière de régie et de comptabilité publique.

Mission 4: Contribuer au bon fonctionnement de la structure

Vous assurez un rôle de référent sur certaines thématiques, notamment en matière de protection des données personnelles.

Vous participez à la coordination administrative des activités et contribuez à la qualité de l’organisation interne.

Vous travaillez en lien étroit avec l’ensemble de l’équipe afin de garantir la continuité et l’efficacité du service.

Les missions secondaires :

Participer à la continuité de fonctionnement du Mixcube

Vous assurez ponctuellement la suppléance de l’agent comptable et régisseur en cas d’absence.

Vous participez aux projets portés par la structure ainsi qu’aux temps d’inscription organisés certains samedis.

Vous exercez les missions de serre-file lors des procédures d’évacuation afin de contribuer à la sécurité des usagers et des agents.

Je suis un agent de la collectivité de Saint-Genis-Laval *