APPRENTI ASSISTANT DE DIRECTION

Saintgenislaval; Laval; On-site; EUR 8,900 - 12,000; Full time

Benefits offered by this job

Forfait mobilité durable

Remboursement transport 75%

Télétravail partiel

Job summary

La Ville de Saint-Genis-Laval recherche un(e) assistant(e) de direction en apprentissage pour soutenir les activités du pôle seniors et les résidences autonomie. Vous participez au déploiement des démarches qualité, du système de gestion des risques et assurez l’accueil, les secrétariats et le suivi comptable.

Vous évoluez dans un cadre favorable au télétravail lorsque les missions le permettent, avec le forfait mobilité durable et le remboursement transport à 75%.

Qualifications

• Formation : Niveau 5 Assistant de direction.
• Permis B exigé.

Responsibilities

• Contribuer au déploiement du système de management de la qualité et de gestion des risques.
• Gérer l’accueil téléphonique, le suivi administratif et la documentation associée.
• Assurer le suivi des procédures et le soutien aux résidences autonomie Le Colombier et Les Oliviers.

Skills

Organisation

Rigueur

Esprit d'équipe

Education

Niveau 5 Assistant de direction

Job description

Emploi RH - Postuler à une offre d'emploi

Code de suivi

Les champs indiqués par un astérisque (*) sont obligatoires.

Catégorie du poste : Apprentissage

La ville de Saint-Genis-Laval est une commune de 22 000 habitants, située au cœur de la Métropole de Lyon. Attractive et en croissance dynamique, elle compte 250 agents permanents qui ont pour mission de mettre en œuvre des services publics de proximité et de contribuer à façonner un territoire vivant, durable et vertueux.

Pour l’exercice de ses missions, la commune s’appuie sur un état d’esprit partagé:

Climat de confiance: loyauté et reconnaissance

Esprit d’équipe: intelligence collective et solidarité

Capacité d’adaptation: innovation et amélioration continue

La ville est organisée en 5 directions qui travaillent en réseauet déploient un projet d’administration en mode projet, autour des enjeux de la transition écologique, de la modernisation, de la participation des habitants, de la mutualisation des moyens et de l’optimisation du fonctionnement.

L’action de la ville est reconnue par plusieurs distinctions et démarches :

Territoire engagé pour la transition écologique - Cap27!: 2 étoiles (2024)

Ville fleurie: 3 fleurs (2023)

Ville active et sportive : 3 lauriers (2024)

Dans ce cadre, la ville veille au développement des compétences des agents, à leur responsabilisation et à leur bien-être au travail. Les mobilités douces et alternatives sont soutenues par le forfait mobilité durable et le remboursement des abonnements de transport en commun à hauteur de 75%. Enfin, lorsque les missions le permettent, le télétravail est encouragé dans le cadre fixé par la collectivité.

CADRE D’EMPLOI ET PROFIL

Direction et services : Pôle seniors

Services et lieux de travail : Résidences autonomie Le Colombier et Les Oliviers

Type de poste: Apprentissage

Formationobligatoire : Permis B

Possibilité de télétravail: Non

Formation : Niveau 5 Assistant de direction

Sous l’autorité de la direction du pôle Seniors et en étroite collaboration avec l’ensemble de l’équipe pluridisciplinaire des résidences autonomie Le Colombier et Les Oliviers, l’assistant(e) de direction contribue au déploiement de la démarche d’amélioration continue au sein des deux établissements. Il/elle participe notamment au développement du système de management de la qualité et de gestion des risques, à l’évaluation et à l’amélioration des pratiques professionnelles ainsi qu’au suivi des projets opérationnels. Il/elle assure également, en renfort de l’équipe administrative, diverses missions de gestion des résidences, notamment l’accueil téléphonique, le suivi comptable et le secrétariat.

Les missions principales:

Mission 1: Participer à la mise en place du système de management de la qualité et de gestion des risques

Vous accompagnez la direction, en lien avec le référent qualité, dans la mise en œuvre de la démarche qualité et de gestion des risques au sein des résidences, afin de garantir la qualité et la sécurité de la prise en charge des résidents ainsi que le respect des procédures applicables.

Vous participez aux travaux des Comités de Pilotage de la Qualité et des Risques, planifiez les différentes instances et groupes de travail et assurez la préparation des ordres du jour ainsi que la rédaction des comptes rendus.

Vous assurez le suivi des plans d’actions, participez à la réactualisation du projet d’établissement et contribuez à la formalisation des bilans annuels. Vous participez également à la préparation de l’évaluation externe prévue en novembre 2026.

Mission 2: Participer à l’évaluation et à l’amélioration des pratiques professionnelles

Vous préparez et participez à la réalisation des auto-évaluations internes afin d’identifier les axes d’amélioration et de contribuer à l’évolution des pratiques professionnelles.

Vous assurez la gestion et la mise à jour du système documentaire interne, notamment des procédures et protocoles, et veillez à la traçabilité ainsi qu’à la conformité des pratiques, en collaboration avec les différents pôles.

Vous participez au recueil et au suivi de l’écoute des résidents ainsi qu’à la réalisation des enquêtes de satisfaction et des audits internes, de leur lancement jusqu’à l’analyse des résultats et à l’élaboration des synthèses.

Mission 3: Participer au suivi des projets opérationnels en cours

Vous accompagnez la direction dans l’organisation et la planification du déploiement du logiciel métier NETSoins au sein des résidences.

Vous participez au suivi et à la coordination des différentes étapes nécessaires à la mise en œuvre des projets, en lien avec les équipes concernées.

Vous contribuez au déploiement de la nouvelle organisation de la facturation des résidents et assurez le suivi des actions relevant de votre périmètre.

Mission 4: Assurer un renfort administratif auprès des résidences

Vous assurez, en renfort des assistantes accueil, administratives et comptables présentes dans chaque résidence, le traitement des courriers et notes à destination des résidents, de leurs proches, des fournisseurs et des différents partenaires.

Vous contribuez à l’organisation et à la fiabilisation du classement et de l’archivage des documents administratifs ainsi qu’à la préparation des réunions et manifestations, notamment les CVS et les commissions.

Vous assurez également, en fonction des besoins, la gestion de l’agenda de la direction et apportez votre concours aux différentes tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement des résidences.

Les missions secondaires :

Assurer la continuité du service et contribuer à la dynamique collective

Accompagnement seniors et résidences autonomie

Je suis un agent de la collectivité de Saint-Genis-Laval *