ASSISTANT DE GESTION ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE (F/H) (Nouvelle fenêtre)

Ardenne Metropole; Charleville-Mézières; Hybrid; EUR 21,000 - 30,000; Full time

Job summary

La Ville de Charleville-Mézières recrute un Assistant de gestion administrative et comptable pour son SAGe, service support. Le poste est à temps complet et s’inscrit dans une dynamique d’interface avec les services RH et finances.

Vous rédigez des bons de commande, rapprochez les factures et préparez les états budgétaires et liquidatifs, avec saisies dans les systèmes SEDIT finances et Kiosc selon les besoins.

Responsibilities

• Rédige des bons de commande.
• Rapproche des factures.
• Prépare des états liquidatifs.
• Édite des états budgétaires.
• Réalise des saisies dans SEDIT finances.
• Réalise des tâches de secrétariat liées aux marchés publics (préparation et mise en forme des pièces).
• Renseigne et exploite le tableau de bord de planification des marchés.
• Réalise des tâches de paramétrage sur le logiciel de gestion du temps HorOquartz.
• Recherche les anomalies de pointage et saisit les éléments de paie.
• Saisit les éléments relatifs aux agents sur kiosc (habilitation, formation, visites médicales, etc.).
• Procède à des extractions de données sur Kiosc.
• Mise à disposition des formulaires d’accidents de service et transmission des dossiers RH.
• Réalise des extractions depuis les modules métiers des services opérationnels.

Job description

ASSISTANT DE GESTION ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE (F/H)

Réf. VILLE DE CHARLEVILLE-MEZIERES/202610-624

Collectivité Ville de Charleville-Mézières

Cadre d'emploi Adjoints administratifs territoriaux

Type d'emploi Emploi permanent

Type de temps de travail Temps complet

Localisation du poste CHARLEVILLE-MÉZIÈRES

Présentation de la collectivité

Charleville-Mézières, ville centre et chef-lieu de département, est un carrefour d’échanges entre les pays du nord de l’Europe et la France mais également une ville d’art et d’histoire qui séduit par la diversité et la richesse de son patrimoine.

Contexte du poste

Le SAGe est un service support tant pour la direction que les services opérationnels. A ce titre, l’assistant(e) de gestion administrative se situe en interface entre les services supports mutualisés (ressources humaines, finances, etc.).

Missions principales

Dans le domaine Finances / Commande publique :

• Rédige des bons de commande
• Rapproche des factures
• Demande des virements de crédit
• Prépare des états liquidatifs
• Édite des états budgétaires
• Réalise des saisies dans SEDIT finances

Dans le domaine des marchés publics :

• Réalise des tâches de secrétariat : Frappe et mets en forme des pièces de marchés
• Renseigne et participe à l’exploitation du tableau de bord de planification des marchés

Dans le domaine des ressources humaines :

• Réalise des tâches de paramétrage sur le logiciel de gestion du temps Horoquartz
• Recherche les anomalies de pointage pour les services opérationnels
• Saisie les éléments de paie
• Saisie des éléments relatifs aux agents sur kiosc, module gestion des équipes : habilitation, formation, suivi des visites médicales, suivi des restrictions, etc.
• Procède à des extractions de données sur Kiosc
• Met à disposition des services les formulaires d’accidents de service et assure la transmission des dossiers complétés en RH
• Transmets différents documents en RH
• Dans le domaine des métiers des services opérationnel
• Réalise des extractions depuis les modules métiers des services opérationnels (par exemple pour établir le bilan d’une manifestation)

Missions complémentaires

• Gère les commandes de papeterie pour le bâtiment
• A titre exceptionnel, saisie de la donnée dans les modules métiers des services opérationnels
• Mise en forme des feuilles d’astreintes
• Attestation fiscale pour les agents demandeurs
• Frappe et mise en forme de notes ou de courrier
• Secrétariat délocalisé (Forum de l’emploi – distribution de sel – autres)
• Formation et accompagnement pour petite formation « logiciel métier » des chefs de service et équipes encadrantes
• Tenu à jour du tableau des délibérations intéressant la DGEP.
• Prise d’information par téléphone et ventilation ou compilation de l’information
• Réalise des tâches administratives complémentaires sur demande du rédacteur (trice) et de la direction.

Conditions particulières d'exercice

• Travail de bureau + télétravail possible (recommandé un jour par semaine)
• Poste à temps complet (35 h hebdomadaires)
• Horaires variables : Plage variable : 07h45-08h45, plage fixe : 08h45-11h30, plage variable : 11h30-13h45, plage fixe : 13h45-16h30, plage variable : 16h30-18h00.
• Heures supplémentaires sur des missions complémentaires
• Récupérations ou Repos Compensateur
• Déplacements sur le territoire de la Ville de Charleville Mézières
• Utilisation des véhicules du pool du service
• Moyens matériels : poste informatique, téléphone, ordinateur portable