ASSISTANT·E ADMINISTRATIF·VE

Rennes Metropole; Rennes; Sur place; EUR 21 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

Rennes Métropole recrute un agent administratif au sein de la Direction des Jardins et de la Biodiversité. Vous intégrez l’unité Secrétariat et apportez une assistance administrative au service, en assurant l’accueil, la gestion du courrier et le suivi des dossiers.

Vous participez à des dossiers transversaux, suivez les procédures d’assurance et les événements sur les espaces verts, et vous vous montrez polyvalent·e, rigoureux·se et discret·te pour garantir le service public.

Qualifications

• Assurer l’assistance administrative et le secrétariat pour la direction.
• Gérer l’accueil, le courrier et la diffusion des informations.
• Assurer le suivi des procédures et des dossiers administratifs.
• Maîtriser les outils bureautiques et respecter la confidentialité.

Responsabilités

• Assurer l’assistance administrative et le secrétariat pour la direction.
• Suivre les procédures et dossiers administratifs transversaux.
• Gérer le suivi administratif des événements sur les espaces verts.
• Suivre l’occupation des espaces verts pour les chantiers et rédiger les arrêtés.
• Missions de suppléance au secrétariat et travail en équipe.
• Appliquer rigueur, organisation et confidentialité au quotidien.

Connaissances

Polyvalence

Organisation

Sens du service public

Bonnes qualités relationnelles

Écouter et reformuler une demande

Accueil des usager·ères

Travail en équipe

Confidentialité

Rigueur

Autonomie

Orthographe

Outils

Pack Office

Description du poste

Collectivité Rennes Métropole et Ville de Rennes

Service Unité Secrétariat Jardins et Biodiversité

Type d'emploi Emploi permanent

Direction Direction des Jardins et de la Biodiversité

Cadre d'emplois Adjoints administratifs territoriaux

Rennes Ville & Métropole et ses 6000 agentes et agents œuvrent au quotidien pour faire de leur territoire un lieu de vie dynamique, en phase avec les enjeux d’aujourd’hui et de demain. Nous rejoindre, c'est faire le choix d'intégrer une collectivité qui mise sur la diversité des profils, l'accompagnement des parcours et la qualité de vie au travail.

Vous êtes à la recherche d’un nouveau défi professionnel dans un environnement porteur de valeurs et de sens ? Rennes Ville & Métropole peut devenir votre nouvelle terre d’accueil.
#proximité
#engagement #solidarité
#intelligencecollective

Informations générales

Vous souhaitez mettre vos compétences administratives au service d’une direction qui agit concrètement pour la qualité des espaces publics, le végétal et la biodiversité ?

Vous souhaitez mettre vos compétences administratives au service d’une direction qui agit concrètement pour la qualité des espaces publics, le végétal et la biodiversité ? Vous appréciez la polyvalence, le contact avec les usager·ères et le travail en équipe ?

La Direction des Jardins et de la Biodiversité (406 agents) intervient à l'échelle de la Ville de Rennes et de Rennes Métropole. Elle conçoit, aménage, entretient et valorise les espaces végétalisés tout en développant une politique ambitieuse en faveur de la biodiversité.

Au sein du service Administration, vous intégrez l’unité Secrétariat, au sein d’une équipe de 15 agent·es. Votre rôle consiste à apporter une assistance administrative aux différents services de la Direction des Jardins et de la Biodiversité.

1. Assurer l’assistance administrative et le secrétariat – 35 %

Vous contribuez au bon fonctionnement quotidien du secrétariat et êtes en relation avec les usager·ères :

• assurer le suivi des signalements et des demandes via l’outil dédié ;
• assurer l’accueil physique et téléphonique ;
• diffuser et suivre le courrier entrant et sortant ;
• saisir et mettre en forme des comptes rendus, tableaux et documents divers ;
• organiser les réunions pour les services.

2. Assurer le suivi de dossiers spécifiques – 25 %

Vous intervenez sur plusieurs dossiers administratifs transversaux à la direction :

• suivi des procédures d’assurance et des dommages aux biens ;
• participation au groupe de travail Budget Participatif et réponses aux sollicitations via l’outil de suivi dédié ;
• assistance administrative pour les rapports en groupe de travail : relecture, contrôle de cohérence, inscription, suivi des visas, archivage des rapports et des relevés de décisions.

3. Assurer le suivi administratif des événements commerciaux sur les espaces verts – 25 %

Vous assurez le suivi administratif des événements commerciaux organisés sur les espaces verts :

• suivi des demandes d’occupation ;
• participation à la rédaction des actes d’autorisation ;
• suivi administratif des dossiers ;
• suivi de la remise en état des espaces verts.

4. Assurer le suivi des occupations des espaces verts pour les installations de chantier – 15 %

Pour un secteur de la Ville de Rennes, vous assurez :

• le suivi des demandes d’occupation des espaces verts ;
• la rédaction des arrêtés ;
• le suivi administratif du déroulement des chantiers, notamment à travers des points d’étape avec les technicien·nes ;
• le suivi de la remise en état des espaces verts.

Vous assurez également des missions de suppléance au sein du secrétariat, notamment en cas d’absence de collègues.

Vous aimez travailler dans un environnement où polyvalence, organisation et sens du service public sont essentiels.

Vous disposez de bonnes qualités relationnelles et savez :

• écouter et reformuler une demande ;
• accueillir et renseigner les usager·ères avec professionnalisme ;
• travailler en équipe ;
• respecter la confidentialité.

Vous êtes reconnu·e pour votre rigueur, votre sens de l’organisation et votre autonomie. Vous savez identifier les urgences, faire preuve d’initiative et vous adapter à des dossiers et interlocuteurs variés.

Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment le Pack Office, et êtes à l’aise avec l’informatique et les outils numériques. Vous disposez également d’une bonne maîtrise de l’orthographe.

La connaissance de l’organisation municipale et métropolitaine ainsi que des logiciels spécifiques au métier pourra être acquise à la prise de poste.

Condition de recrutement externe

Vous êtes titulaire de la fonction publique ? Ce poste est ouvert aux candidatures des agents titulaires du cadre d'emplois des Adjoints administratifs par voie de mutation, aux lauréats du concours correspondant ainsi qu'aux agents titulaires des cadres d'emplois équivalents par voie de détachement.

Vous n'êtes pas fonctionnaire et n'avez pas de concours de la fonction publique ? Vous pouvez tout de même candidater pour ce poste et devenir fonctionnaire territorial après une année en poste (les candidatures de fonctionnaires restant prioritaires).

Par ailleurs, nos collectivités sont handi-accueillantes : des dispositions favorisant l'accès à l'emploi public des personnes concernées y sont mises en œuvre.

Contact(s) et informations générales

Le poste est proposé sur une base de :

• 35 heures hebdomadaires , ou
• 37 h 30 hebdomadaires avec 15 jours de RTT .

Les plages fixes d’ouverture du secrétariat sont de 8h30 à 12h et de 13h30 à 17h.

Pour la pose des congés, un roulement est organisé entre les 4 assistant·es administratif·ves afin d’assurer l’ouverture du secrétariat.

Autres infos

Nous rejoindre, c’est faire le choix d’un engagement au sein d’une collectivité proche de ses habitant·es et de son territoire, et de valeurs communes autour des grandes transitions sociales et écologiques.

• de perspectives d’évolution professionnelle grâce à une offre de formation complète et à des possibilités de mobilité interne.