Secrétaire d'accueil

Centre Social Culturel Hautepierre; Strasbourg; On-site; EUR 21,000 - 28,000; Full time

Job summary

Centre Social Culturel Hautepierre à Strasbourg recherche une Secrétaire d’accueil en CDI à temps partiel, 27 heures par semaine, pour rejoindre une équipe pluridisciplinaire et rester proche des habitants.

Vous assurez l’accueil physique et téléphonique, guidez les usagers, gérez les inscriptions et les encaissements, et tenez le fichier des adhérents sur iNoé (AIGA). Compétences bureautiques et esprit d’équipe indispensables.

Qualifications

• Bac Pro Accueil ou équivalent.
• Expérience en accueil et relation avec le public.
• Maîtrise des outils bureautiques.
• Connaissance d’iNoé (AIGA) appréciée.
• Autonomie et travail en équipe.

Responsibilities

• Accueillir les visiteurs et orienter.
• Assurer un accueil physique et téléphonique convivial et de qualité.
• Informer et orienter les habitants vers les actions et services.
• Saisir les inscriptions et procéder aux encaissements des paiements.
• Tenir le fichier des adhérents sur iNoé (AIGA).

Skills

Accueil

Écoute

Organisation

Relation avec le public

Maîtrise bureautique

Education

Bac Pro Accueil

Bac Pro Gestion-Administration

Bac Pro Assistance à la Gestion des Organisations et de leurs Activités

Bac Pro Accueil – Relation clients et usagers

Tools

iNoé (AIGA)

Job description

CDI – Temps partiel, 27 heures/semaine

Strasbourg – CSC Hautepierre « Le Galet »

Prise de poste : dès que possible

Le Centre Socio-Culturel (CSC) de Hautepierre a pour vocation de favoriser le lien social, les échanges et la participation des habitants du quartier.

Au quotidien, le CSC est un lieu ouvert et convivial où habitants, partenaires, bénévoles et professionnels se rencontrent, s’informent, participent à des activités et contribuent à la vie locale.

Dans ce cadre, l’accueil constitue un point de contact essentiel : il permet d’écouter, d’informer, d’orienter et de faciliter la participation des habitants à la vie du centre.

Le CSC Hautepierre évolue au cœur d’un écosystème associatif et local composé de ses habitants, de ses adhérents, de ses partenaires et de son réseau fédéral des centres sociaux.

Vous rejoindrez une équipe pluridisciplinaire et travaillerez en lien avec l’ensemble des professionnels du CSC, en participant notamment aux réunions internes et aux temps forts de la structure.

Le poste est basé au CSC Hautepierre « Le Galet », 4 avenue Tolstoï à Strasbourg, avec des déplacements ponctuels dans la structure et, selon les animations et projets, des possibilités de délocalisation.

En tant que Secrétaire d’accueil, vous êtes un interlocuteur ou une interlocutrice privilégié(e) des habitants et des personnes fréquentant le CSC.

Vos principales missions seront de :

Accueillir et orienter

• Accueillir les visiteurs : habitants, partenaires, collègues…
• Assurer un accueil physique et téléphonique convivial et de qualité.
• Écouter les demandes, transmettre les messages et assurer la tenue du cahier de liaison.
• Informer et orienter les habitants vers les actions, services, activités et animations du CSC et de ses partenaires.
• Animer l’espace d’accueil afin de favoriser les échanges et la participation des usagers.

Assurer le fonctionnement quotidien de l’accueil

• Assurer les ouvertures et fermetures du centre, notamment en début de soirée pendant les périodes scolaires.
• Assurer le service « Impressions et Copie » du CSC.
• Assurer le suivi de l’occupation des salles : planning, agenda des réservations et contrats de mise à disposition.

Participer à la communication

• Gérer l’affichage et veiller à la bonne tenue et à la disponibilité des supports de communication : affiches, flyers, etc.
• Créer certains documents de communication lorsque cela est nécessaire.
• Participer et représenter le CSC Hautepierre au sein du réseau fédéral départemental des centres sociaux.
• Participer aux réunions internes.

Assurer le suivi administratif des adhérents

• Saisir les inscriptions et procéder aux encaissements des paiements.
• Tenir à jour le fichier des adhérents sur le logiciel iNoé (AIGA).

Plus largement, vous travaillerez avec l’ensemble de l’équipe et participerez aux temps forts du CSC. Les missions pourront évoluer en fonction des nécessités liées à l’activité de l’association.

Vous évoluerez dans un environnement de proximité, au contact direct des habitants et des différents acteurs qui font vivre le CSC.

Le poste demande à la fois sens de l’accueil, écoute, autonomie, organisation et capacité à travailler en équipe. Une partie importante du travail consiste à créer un climat convivial et facilitant les échanges.

Le poste implique également des déplacements à pied fréquents au sein de la structure et des ouvertures/fermetures du centre, notamment en début de soirée pendant les périodes scolaires.

• Type de contrat : CDI
• Temps de travail : 27 heures par semaine
• Lieu principal : CSC Hautepierre « Le Galet », 4 avenue Tolstoï, 67200 Strasbourg
• Prise de poste : dès que possible
• Convention Collective Nationale des Acteurs du Lien Social et Familial (ALISA)
• Emploi repère : Secrétaire
• Famille de métiers : Administratif et financier

Vous êtes idéalement titulaire d’un :

• Bac Pro Métiers de l’Accueil ;
• Bac Pro Gestion-Administration ;
• Bac Pro Assistance à la Gestion des Organisations et de leurs Activités ;
• Bac Pro Accueil – Relation clients et usagers.

Vous disposez de capacités rédactionnelles et maîtrisez les outils bureautiques.

La connaissance du logiciel iNoé (AIGA) est appréciée.

Vous êtes autonome, organisé(e), à l’aise dans la relation avec le public et appréciez le travail en équipe.