SECRÉTAIRE / CHARGÉ(E) D’ACCUEIL – ARLES

MDA 13Nord; Les Roches-l'Évêque; Sur place; EUR 15 000 - 19 000; Temps partiel

Avantages offerts par ce poste

RTT 12 jours

Poste à mi-temps (19h30/semaine)

Résumé du poste

MDA 13Nord recherche un(e) assistant(e) secrétariat administratif à mi-temps pour soutenir l’équipe à Arles, avec déplacements possibles sur les autres antennes. Vous veillerez à l’accueil du public, à la gestion des dossiers et à la production de documents. Poste encadré par la coordinatrice de l’antenne de Vitrolles.

Le poste implique la tenue des agendas, la saisie informatique et le suivi des tableaux de bord, avec une forte exigence de confidentialité et de polyvalence.

Qualifications

• Compétences bureautiques et secrétariat souhaitées.
• Bonne maîtrise des outils de traitement de texte et tableur.
• Capacité à travailler en équipe et à gérer les priorités.

Responsabilités

• Organiser les réunions d’orientations cliniques et rédiger les synthèses si nécessaire.
• Concevoir et rédiger notes, rapports, comptes rendus et courriers.
• Gérer les plannings et agendas du médecin coordinateur.
• Tenir les dossiers patients et assurer le classement et la saisie des éléments.

Connaissances

Organisation

Rédaction

Accueil du public

Formation

Bac Pro à bac +3

Description du poste

CDI à mi-temps

Ce poste est à pourvoir dans le cadre du développement de la MDA 13Nord.

Assister L’équipe Dans Ses Missions

• Organiser les réunions d’orientations cliniques et si besoin les synthèses et autres réunions ;
• Concevoir et rédiger les notes, rapports, comptes rendus, courriers… ;
• Procéder à la tenue des plannings/agendas du médecin coordinateur ;
• Procéder à la tenue des dossiers patients (classement, saisie…).

Assurer l’accueil des jeunes et de leur famille

• Assurer l’accueil du public physique et téléphonique ;
• Animer l’espace d’accueil, participer à son aménagement et son entretien ;
• Faire le suivi des dossiers des jeunes et de leurs familles accompagnées ;
• Gérer la réception des appels, les rendez‑vous ;
• Collecter les données sur les usagers et renseigner les tableaux de bord de suivi, logiciel d’activité ;
• Garantir la confidentialité des informations.

Contribuer à la valorisation de l’activité de la MDA

• Mettre à jour des données de suivi d’activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats…) ;
• Contribuer à l’élaboration du bilan de l’activité d’accueil/soin ;
• Saisir et mettre en forme les documents.

Secrétariat Administratif

• Assurer des tâches administratives selon les besoins de la MDA ;
• Concevoir et rédiger les notes, rapports, comptes rendus, courriers… ;
• Classer, archiver, ranger ;
• Suivre l’état des stocks, identifier les besoins en approvisionnement et établir les commandes avec la secrétaire de direction.
• Utilisation d’outils bureautiques (traitement de texte, tableur, PowerPoint…) et informatiques (internet) ;
• Technique de secrétariat ;
• Rédaction de courriers ;
• Prises de notes et rédaction de comptes-rendus ;
• Méthode de classement et d’archivage ;
• Accueil du public ;
• Disponibilité à l’autre ;
• Travail en équipe et en réseau pluridisciplinaire et multi-partenarial ;
• Repérage, hiérarchisation et gestion des urgences ;
• Prise du recul ;
• Polyvalence et réactivité ;
• Créativité, dynamisme ;
• Ouverture d’esprit et force de propositions ;
• Reporting.

Bac Pro à bac +3

Sous la responsabilité de la coordinatrice de l’antenne de Vitrolles.

Poste basé à Arles. Déplacement possibles sur les autres antennes.

Mi-temps, (19h30 hebdomadaire) et 12 jours de RTT : 3 après-midis de 14h à 19h et 1 matinée.

Septembre 2026

Statut non-cadre convention 1966, reprise de l’expérience possible.