Secretary / Receptionist – Arles

Mda13nord; Arles; On-site; EUR 25,000 - 30,000; Part time

Job summary

Mda13nord, située à Arles, recherche un(e) Secrétaire / chargé(e) d’accueil pour assister l’équipe dans ses diverses missions. Le poste implique l’organisation de réunions, l’accueil du public, et la gestion des dossiers des jeunes.

Le candidat idéal doit démontrer des compétences en secrétariat, une capacité à travailler en équipe, ainsi qu'une expérience dans des missions administratives. Cette position est à temps partiel avec 19h30 par semaine et offre une rémunération selon la convention 1966.

Qualifications

• Expérience en secrétariat et accueil du public.
• Excellente maitrise des outils informatiques.
• Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire.

Responsibilities

• Organiser des réunions et tenir des plannings.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique du public.
• Gérer les dossiers des jeunes et leurs familles.

Skills

Utilisation d’outils bureautiques

Technique de secrétariat

Rédaction de courriers

Prises de notes et rédaction de comptes-rendus

Méthode de classement et d’archivage

Accueil du public

Disponibilité à l’autre

Travail en équipe

Education

Bac Pro à bac+3

Job description

Secrétaire / chargé(e) d’accueil – Arles

Ce poste est à pourvoir dans le cadre du développement de la MDA 13Nord.

Assister l’équipe dans ses missions :

• Organiser les réunions d’orientations cliniques et si besoin les synthèses et autres réunions ;
• Concevoir et rédiger les notes, rapports, comptes rendus, courriers… ;
• Procéder à la tenue des plannings/agendas du médecin coordinateur ;
• Procéder à la tenue des dossiers patients (classement, saisie…).

Assurer l’accueil des jeunes et de leur famille :

• Assurer l’accueil du public physique et téléphonique ;
• Animer l’espace d’accueil, participer à son aménagement et son entretien ;
• Faire le suivi des dossiers des jeunes et de leurs familles accompagnées ;
• Gérer la réception des appels, les rendez-vous ;
• Collecter les données sur les usagers et renseigner les tableaux de bord de suivi, logiciel d’activité ;
• Garantir la confidentialité des informations.

Contribuer à la valorisation de l’activité de la MDA :

• Mettre à jour des données de suivi d’activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats…) ;
• Contribuer à l’élaboration du bilan de l’activité d’accueil/soin ;
• Saisir et mettre en forme les documents.

Secrétariat administratif :

• Assurer des tâches administratives selon les besoins de la MDA ;
• Concevoir et rédiger les notes, rapports, comptes rendus, courriers… ;
• Suivre l’état des stocks, identifier les besoins en approvisionnement et établir les commandes avec la secrétaire de direction.

Compétences souhaitées

• Utilisation d’outils bureautiques (traitement de texte, tableur, PowerPoint…) et informatiques (internet) ;
• Technique de secrétariat ;
• Rédaction de courriers ;
• Prises de notes et rédaction de comptes-rendus ;
• Méthode de classement et d’archivage ;
• Accueil du public ;
• Disponibilité à l’autre ;
• Travail en équipe et en réseau pluridisciplinaire et multi-partenarial ;
• Repérage, hiérarchisation et gestion des urgences ;
• Prise du recul ;
• Polyvalence et réactivité ;
• Créativité, dynamisme ;
• Ouverture d’esprit et force de propositions ;

Formations et diplômes

Bac Pro à bac+3

Liens hierarchiques

Sous la responsabilité de la coordinatrice de l’antenne de Vitrolles.

Lieu d'intervention / Secteur

Poste basé à Arles. Déplacement possibles sur les autres antennes.

Horaires et présence

Mi-temps, (19h30 hebdomadaire) et 12 jours de RTT :3 après-midis de 14h à 19h et 1 matinée.

Prise de fonction

Rémunération

Statut non-cadre convention 1966, reprise de l’expérience possible.