Secretary / Receptionist – Tarascon

Mda13nord; Tarascon; On-site; EUR 20,000 - 30,000; Part time

Job summary

Mda13nord recherche un(e) secrétaire chargé(e) d’accueil à Tarascon pour un contrat à mi-temps. Le candidat idéal assistera l’équipe dans l’organisation de réunions, l’accueil du public et la gestion des dossiers. Une formation de Bac Pro à Bac+3 est requise.

Le poste implique également des tâches administratives telles que la rédaction de rapports et la gestion des plannings. Disponibilité demandée dès que possible avec des déplacements possibles sur d'autres antennes.

La rénumération est selon le statut non-cadre convention 1966, avec possibilité de reprise d’expérience.

Qualifications

• Compétences requises en organisant des réunions et prenant des notes.
• Capacité à gérer l'accueil des jeunes et de leurs familles.
• Expérience dans la gestion des dossiers patients et suivi d'activité.

Responsibilities

• Organiser les réunions d’orientation et rédiger des rapports.
• Accueil des jeunes et suivi des dossiers des familles.
• Effectuer des tâches administratives et gestion des stocks.

Skills

Utilisation d’outils bureautiques

Technique de secrétariat

Accueil du public

Prise de notes et rédaction de comptes-rendus

Travail en équipe

Education

Bac Pro à bac+3

Tools

Traitement de texte

Tableur

PowerPoint

Job description

Secrétaire / chargé(e) d’accueil – Tarascon

Ce poste est à pourvoir dans le cadre du développement de la MDA 13Nord.

Assister l’équipe dans ses missions :

• Organiser les réunions d’orientations cliniques et, si besoin, les synthèses et autres réunions ;
• Concevoir et rédiger les notes, rapports, comptes rendus, courriers… ;
• Procéder à la tenue des plannings/agendas du médecin coordinateur ;
• Procéder à la tenue des dossiers patients (classement, saisie…).

Assurer l’accueil des jeunes et de leur famille :

• Assurer l’accueil du public physique et téléphonique ;
• Animer l’espace d’accueil, participer à son aménagement et son entretien ;
• Faire le suivi des dossiers des jeunes et de leurs familles accompagnées ;
• Gérer la réception des appels, les rendez‑vous ;
• Collecter les données sur les usagers et renseigner les tableaux de bord de suivi, logiciel d’activité ;
• Garantir la confidentialité des informations.

Contribuer à la valorisation de l’activité de la MDA :

• Mettre à jour des données de suivi d’activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats…) ;
• Contribuer à l’élaboration du bilan de l’activité d’accueil/soin ;
• Saisir et mettre en forme les documents.

Secrétariat administratif :

• Assurer des tâches administratives selon les besoins de la MDA ;
• Concevoir et rédiger les notes, rapports, comptes rendus, courriers… ;
• Suivre l’état des stocks, identifier les besoins en approvisionnement et établir les commandes avec la secrétaire de direction.

Compétences souhaitées

• Utilisation d’outils bureautiques (traitement de texte, tableur, PowerPoint…) et informatiques (internet) ;
• Technique de secrétariat ;
• Rédaction de courriers ;
• Prises de notes et rédaction de comptes-rendus ;
• Méthode de classement et d’archivage ;
• Accueil du public ;
• Disponibilité à l’autre ;
• Travail en équipe et en réseau pluridisciplinaire et multi-partenarial ;
• Repérage, hiérarchisation et gestion des urgences ;
• Prise du recul ;
• Polyvalence et réactivité ;
• Créativité, dynamisme ;
• Ouverture d’esprit et force de propositions ;

Formations et diplômes

Bac Pro à bac+3

Liens hiérarchiques

Sous la responsabilité de la coordinatrice de l’antenne de Vitrolles.

Lieu d'intervention / Secteur

Poste basé à Tarascon. Déplacement possibles sur les autres antennes.

Horaires et présence

Mi-temps, (19h30 hebdomadaire) et 12 jours de RTT : 3 après-midis de 14h à 19h et 1 matinée.

Prise de fonction

Disponible dès que possible.

Rémunération

Statut non-cadre convention 1966, reprise de l’expérience possible.