Secrétaire assistant DT29 (1789986116)

Coordination Sud; Brest; Hybride; EUR 19 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

Coordination Sud Brest recherche une secrétaire pour assurer le secrétariat de la DT29 dans le cadre du projet associatif de la Croix-Rouge française. Vous assurez l’accueil, la gestion du courrier et la rédaction de courriers et de comptes rendus.

Vous participez à la gestion administrative et comptable: saisie dans CEGID, devis, factures, suivi des frais, organisation des déplacements et archivage. Autonomie et sens de l’organisation sont essentiels.

Qualifications

• Expérience en secrétariat/accueil et gestion administrative.
• Maîtrise des outils informatiques et de la rédaction de courriers.
• Capacité à travailler en autonomie et à prioriser les tâches.
• Gestion du courrier, archivage et suivi des dossiers.
• Relationnelle et capacité à coordonner avec plusieurs interlocuteurs.

Responsabilités

• Accueillir et orienter les interlocuteurs et assurer un accueil physique et téléphonique.
• Réceptionner, trier et diffuser le courrier et les mails.
• Rédiger et diffuser les informations au sein de la structure.
• Préparer et suivre les courriers et les comptes rendus.
• Gérer les stocks de fournitures et le matériel bureautique.
• Saisir la comptabilité dans CEGID et réaliser les devis/factures.

Connaissances

Autonomie

Adaptation

Polyvalence

Organisation

Rédaction

Description du poste

Dans le cadre du projet associatif de la Croix-Rouge française, du respect de ses principes fondamentaux, la secrétaire assure la gestion du secrétariat de la DT29. Objectifs principaux: renforcement du rôle de pilotage et coordination de la DT vis-à-vis des UL du département et avoir une meilleure réactivité dans les réponses aux appels à projets, le suivi interne des projets et des délais.

MISSION 1: ACCUEIL ET SECRETARIAT DT29 POURCENTAGE DE LA MISSION: 45%

• Accueillir et physiquement / téléphone et orienter tout type d’interlocuteur (CRf, grand public au sens large, fournisseurs, prestataires, travailleurs sociaux, partenaires divers, collectivités, institutions, …)
• Réceptionner, trier, et diffuser le courrier et les mails
• Diffuser les informations ascendantes et descendantes au sein de la structure (ULs, Département, Région, Siège)
• Rédiger des courriers, compte-rendus
• Classer et archiver les dossiers

MISSION 2: GESTION ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE POURCENTAGE DE LA MISSION: 30%

• Saisir dans l’outil CEGID la comptabilité: enrichissements des mouvements internes, externes, émission des NDI/RPI/DROI
• Réaliser des devis, émettre des factures et courriers de relance si besoin, occasionnellement des conventions
• Mettre à jour les différents tableaux afférents aux activités DT(listes d’aptitude, kits hygiène, notes de frais, …)
• Rédiger et assurer le suivi des notes de frais + refacturation siège si nécessaire
• Réserver les hôtels et les véhicules du parc DT lors de déplacements
• Accompagner (ponctuellement) des stagiaires au secrétariat DT

• Aider les ULs à évaluer leurs besoins et les actions développées
• Assurer la transmission des informations, en lien avec la DT, CMD, RFA et DABE
• Se déplacer dans les ULs suivant l’avancée de leurs projets
• Aider les Uls à trouver les financements possibles et adéquats
• Participer à des réunions et en rédiger parfois le compte rendu
• Rédiger demandes de subventions et dossier FDP
• Organiser une journée/rencontre départementale sur une thématique

• Gérer les stocks fournitures bureau, clés DT, produits divers entretien
• Sortir et rentrer les poubelles
• Déposer les remises de chèques/espèces à la banque
• Se déplacer à la Poste pour acheter les timbres, expédier courriers, LRAR
• Se déplacer à l’usine Wahou pour récupérer bimensuellement les dons de denrées alimentaires(crêpes) et en assurer le suivi des stocks

Date de prise de poste souhaitée

Expériences / Formation

• Autonomie
• Capacité d’adaptation
• Polyvalence
• Organisation (sens des priorités)
• Capacités rédactionnelles et maîtrise environnement informatique

La brochure des formations de Coordination SUD