DTNUM 75 SDENTAT CPI Assistant(e) de direction (H/F)

Direction de la Transformation Numérique; Paris; On-site; EUR 26,000 - 34,000; Full time

Job summary

La Direction de la Transformation Numérique recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) au sein de la SDENTAT pour accompagner le sous-directeur et son équipe.

Vous assurez le soutien organisationnel, la gestion des agendas, la préparation des réunions, la mise en forme des notes et rapports, le suivi des courriers et des documents, et la gestion des accès et badges. Télétravail possible.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques et informatique.
• Connaissance de l’environnement professionnel souhaitée (à acquérir).

Responsibilities

• Soutien organisationnel et logistique: gestion des agendas et organisation des réunions.
• Réalisation et mise en forme des notes, rapports et courriers.
• Suivi des courriers et communication interne.
• Gestion des frais de mission et remboursements.
• Préparation des dossiers et badges; gestion des accès bâtimentaires.

Skills

Travail en équipe

Organisation

Rédaction

Communication orale

Tools

GEC MAARCH

DEMABADGE

CHORUS-DT

Job description

La sous-direction de l’environnement numérique de travail et de l’animation territoriale (SDENTAT) accompagne les utilisateurs en recueillant leurs besoins, en assurant leur assistance et en améliorant continuellement leur environnement numérique de travail.

Placé sous l’autorité du chef de la cellule de pilotage interne, vous assurez un rôle d’assistance organisationnelle, administrative et logistique auprès du sous-directeur, de ses adjoints, des chefs de bureau et des agents de la sous-direction.

Vous êtes en relation avec les différents bureaux des sous-directions de la DTNUM ainsi que les directions métier du ministère de l’Intérieur.

Responsabilités principales

1. Soutien organisationnel et logistique.
   • Gestion des agendas : coordination, mise à jour et optimisation des agendas du sous-directeur et de ses adjoints.
   • Organisation des réunions.
   • Gestion des documents : mise en forme des notes, rapports et courriers avant signature.
   • Suivi des courriers entrants et sortants via l’application GEC MAARCH.
   • Communication interne : animation de la communication au sein de la sous-direction.
   • Logistique administrative : commande des fournitures nécessaires au bon fonctionnement du service.
2. Gestion administrative et de proximité.
   • Gestion des missions et frais : réservation des billets de train et hôtels via CHORUS-DT ; suivi et traitement des remboursements de frais de mission pour les agents.
   • Gestion des ressources humaines et des demandes de formation.
   • Suivi des astreintes et interventions : préparation et vérification des déclarations d’états d’astreintes, HNO et IHTS.
   • Gestion des accès bâtimentaire : préparation des demandes d’autorisation d’accès et de badges pour les prestataires, en collaboration avec les bureaux, via l’application DEMABADGE.
   • Budget : en collaboration avec la CPI, participation à la préparation des fiches d’expression de besoin budgétaire, notamment pour le renouvellement du marché des copieurs d’impression SOLIMP.

En fonction des compétences acquises et des examens ou promotions professionnels, le/la titulaire du poste pourra postuler à d'autres fonctions administratives ou d'encadrement au sein de la DTNUM ou auprès d'autres directions du MI voire d'autres ministères.

Conditions particulières d'exercice

Plage horaire du secrétariat de 09h à 17h30 (deux agents en binôme). Cette plage horaire est évolutive en fonction de l’activité et des urgences de la sous-direction.

Télétravail possible.

Durée attendue sur le poste : 3 ans.

Profil recherché

Connaissances techniques

• Compétences en informatique et bureautique – maîtrise (requis)
• Connaissance de l’environnement professionnel – maîtrise (à acquérir)

Savoir-faire

• Travail en équipe – maîtrise (requis)
• Savoir s’organiser – maîtrise (requis)
• Capacités rédactionnelles – maîtrise (requis)

Savoir-être

• Sens des relations professionnelles – maîtrise (requis)
• Qualités de communication – maîtrise (requis)
• Capacité d’adaptation – maîtrise (requis)
• Savoir s’exprimer oralement – maîtrise (requis)

Présentation de la Direction de la Transformation Numérique

Direction de la transformation numérique.