Assistante / assistant de direction (DD820429) (H/F)

Agence Régionale de Santé Occitanie (Ars Occitanie); Montauban; Sur place; EUR 22 000 - 33 000; Plein temps

Résumé du poste

Agence Régionale de Santé Occitanie (ARS Occitanie) recherche un(e) assistant(e) au secrétariat du Directeur Départemental de Tarn-et-Garonne. Vous organisez les travaux liés aux politiques territoriales et assurez le secrétariat et l’accueil sur le site.

Vous assurez le suivi de l’agenda du Directeur, préparez les réunions et déplacements, rédigez des courriers et comptes rendus, et assurez la circulation de l’information entre les services.

Qualifications

• Maîtrise de l'organisation administrative et des politiques de santé.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Capacité à assurer le secrétariat et la coordination des agendas.

Responsabilités

• Gérer les appels téléphoniques et l'accueil du secrétariat.
• Assurer le suivi de l agenda du Directeur et l'organisation des réunions et déplacements.
• Rédiger des courriers et comptes rendus.
• Contribuer à la circulation de l'information entre services et directions.
• Réaliser la revue de presse quotidienne.
• Suivre les tableaux de bord et les dossiers RH et prévention.

Connaissances

Organisation

Politiques de santé

PRS

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

Description du poste

L’assistant(e) participe à l’organisation des travaux liés aux politiques territoriales et assure le secrétariat du Directeur Départemental de la délégation de Tarn-et-Garonne.
Il/elle est chargé(e) de:

• Assurer la réception et la gestion des appels téléphoniques au standard de la délégation,
• Assurer l’accueil physique au rez-de-chaussée (visiophone) et téléphonique du secrétariat de direction de la délégation
• Assurer le suivi de l’agenda du Directeur, l’organisation de ses prises de contacts, réunions et déplacements,
• Constituer des fonds de dossiers pour préparer les réunions,
• Gérer la BAL fonctionnelle «Direction» et les BAL fonctionnelles «Gestion Alertes» et «Astreintes»
• Assurer la circulation de l’information entre les différents services de la délégation départementale ainsi qu’avec la Direction Générale et les Directions Régionales,
• Réaliser la revue de Presse quotidienne,
• Gérer le planning des comités de direction
• Assurer le secrétariat du CODIR: transmission des documents de travail, rédaction des comptes rendus,
• Gérer le planning annuel des astreintes et préparer les outils d’astreinte, procéder à la mise à jour des informations en lien avec le cadre référent de la délégation
• Suivi des prévisions de congés de l’ensemble des effectifs lors des périodes de vacances scolaires
• Suivre les tableaux de bord des activités (Enquête annuelle d’activité) ,
• Gérer des dossiers spécifiques sous supervision du directeur (EAE des agents, EAE des directeurs d’établissements (DH et D3S) , campagnes de promotions annuelles…) ,
• Rédiger des courriers et des comptes rendus,
• Suivre les courriers signalés en application de la procédure courrier DDTRI-DG, et les saisines émanant de la préfecture,
• Participer à la publication des arrêtés et décisions au Recueil des Actes Administratifs
• Suppléance du secrétariat mutualisé en cas d’absencede l’assistant(e): gestion des grèves, réservation de salles de réunion
• Assurer les fonctions de correspondant RH, d’Assistante de Prévention en délégation départementale (par lettres de missions) , et «déontologie»
• Assurer la fonction de relai pour le Service Informatique régional (en cas d’incidents, installation nouvelles arrivées, départs, demandes de matériels, mise à jour mensuelle des ordinateurs de prêt de la délégation)
• Contribuer aux missions logistiques en lien avec le secrétariat mutualisé: archivage, interventions des opérateurs de maintenance des équipements, gestion et entretien du parc automobile de la délégation,
• Organisation (planification, réunions, et logistique) de la Causerie 82: temps de convivialité à destination des agents de la délégation

Profil recherché

Savoir:
Organisation et politiques de santé, PRS, organisation ARS Occitanie
Outils bureautiques: word, excel, power point, outlook

Savoir-Faire:
Qualité rédactionnelle et d’expression orale
Reporting
Qualité de méthode et d’organisation du travail
Respecter les échéances et les plannings

Savoir-être:
Qualité relationnelle
Discrétion et loyauté
Réactivité
Disponibilité
Sens du travail en équipe
Capacité d’adaptation
Rigueur

Présentation de Agence Régionale de Santé Occitanie (Ars Occitanie)

Agence Régionale de Santé Occitanie (ARS Occitanie)