Secrétaire administrative polyvalent(e) (H/F)

SIAAJ; Grenoble; Sur place; EUR 22 000 - 23 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Complémentaire santé

Résumé du poste

SIAAJ recherche une secrétaire administrative polyvalente à Grenoble pour assurer l'accueil, le secrétariat et le suivi administratif des mesures socio-judiciaires.

Vous coordonnez les rendez-vous, suivez les dossiers, réalisez le reporting et participez à la facturation avec Chorus Pro et NemoWeb, en lien avec une équipe de 9 salariés. Contrat CDI, 37h + RTT, salaire brut mensuel 1980–2000€.

Maîtrise des outils bureautiques et autonomie demandées.

Qualifications

• Expérience minimum de 24 mois exigée.
• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels NemoWeb/ChorusPro.
• Capacité à gérer les dossiers et le reporting.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique du public et gestion du standard.
• Suivi administratif des mesures et enregistrement des dossiers.
• Gestion des rendez-vous et convocations, transmission des rapports.
• Suivi et mise à jour des tableaux de bord et des données.
• Gestion de la facturation et saisie via Chorus Pro.

Connaissances

Accueil et information public

Rigueur et précision

Autonomie

Réactivité

Gestion des agendas

Reporting et suivi de dossiers

Maîtrise des outils bureautiques

Formation

Bac ou équivalent – Gestion Administration

Bac+2 ou équivalents – Gestion administration

Outils

NemoWeb

ChorusPro

Excel

Description du poste

Secrétaire administrative polyvalent(e) (H/F)

Secrétaire administrative polyvalent(e) (H/F) 38 - GRENOBLE

Offre n° 213GVLF
Secrétaire administrative polyvalent(e) (H/F)

Sous la responsabilité des directrices de l'association, vous assurez un rôle central dans le fonctionnement administratif de la structure, en lien étroit avec l'équipe d'intervenants socio-judiciaire et la direction (équipe pluridisciplinaire de 9 salariés).Accueil et secrétariat- Accueil physique et téléphonique du public- Gestion du standard, de la messagerie et du courrierSuivi administratif des mesures judiciaires- Réception et enregistrement des mesures- Préparation et suivi des dossiers- Suivi des AFM (enregistrement et relances auprès des juridictions)- Suivi et mise à jour des données et des tableaux de reporting- Classement et archivageAppui aux intervenants socio-judiciaires- Gestion des rendez-vous et des convocations- Impression et transmission des rapportsAppui à la direction- Élaboration et mise à jour de tableaux de bord et statistiques- Participation aux outils de pilotage et supports internesGestion administrative de la facturation- Saisie et suivi des mémoires via Chorus Pro- Transmission des factures sur le logiciel FULLL- Vérification administrative des frais de missionTâches annexes- Gestion des fournitures- Relation avec les fournisseurs et prestataires (téléphonie, etc.)Connaissance du secteur socio-judiciaire serait un plus.Maitrise des logiciels NemoWeb et ChrousPro appréciée.Type de contrat proposé : CDIType d'emploi : Temps pleinBase : 37 heures hebdomadaires avec 13 jours de RTT par an

Type de contrat CDI
Contrat travail Durée du travail 35H/semaineTravail en journée
Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 1980.0 Euros à 2000.0 Euros sur 12 mois
• Complémentaire santé
• Salaire calculé sur une base de 35 h avec système de RTT

Déplacements Déplacements: Jamais

Profil souhaité

Expérience

• 24 Mois Cette expérience est indispensable
• Bac ou équivalent- Gestion Administration
• Bac+2 ou équivalents- Gestion administration

Compétences

• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Bureautique et outils collaboratifs
• Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours
• Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Maintenir à jour les dossiers administratifs
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Préparer et suivre les dossiers de facturation
• Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients
• Répondre aux demandes d'information internes et externes
• Techniques de gestion administrative
• Utiliser les outils numériques
• Connaissance du public placé sous main de justice
• Connaissance du secteur socio-judiciaire
• Création outils de reporting / suivi de dossier
• Création support numérique et communication
• Maitrise logiciels NemoWeb/ChrousPro
• Maitrise outils bureautique (Excel)
• Rigueur dans la saisie et mises à jour des données

Savoir-être professionnels

• Faire preuve de rigueur et de précision
• Faire preuve d'autonomie
• Faire preuve de réactivité

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Action sociale sans hébergement n.c.a.