Secrétaire Comptable BTP (H/F)

COMPTABILITE EMPLOI; Brognard; Sur place; EUR 23 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

COMPTABILITE EMPLOI recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) à Brognard pour assurer l'accueil, la gestion du courrier, le classement et le suivi des documents contractuels. Le poste inclut le suivi administratif des chantiers, des dossiers de candidature et des documents qualité, avec un rôle en comptabilité et RH de premier niveau.

Vous coordonnerez les échanges avec les maîtres d’ouvrage et les maîtres d’œuvre, et contribuerez à l’efficacité des services administratifs au sein d’une

Qualifications

• Maîtrise du pack Office et des outils de gestion administrative.
• Connaissance du vocabulaire du secteur du bâtiment et des marchés publics.
• Rigueur et organisation, respect des délais, confidentialité.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique des clients, fournisseurs et partenaires.
• Gestion du courrier, des e-mails et de la messagerie générale.
• Classement, archivage et suivi des documents administratifs et contractuels.
• Rédaction de courriers, comptes rendus et notes internes.
• Suivi administratif des chantiers (dossiers, attestations, visites médicales).
• Gestion des commandes de fournitures et suivi des livraisons.

Connaissances

Office suite (Word/Excel/Outlook)

Bâtiment - vocabulaire technique

Marchés publics - pièces de réponse

Description du poste

Accueil et administration générale
– Accueil physique et téléphonique des clients, fournisseurs et partenaires
– Gestion du courrier, des e-mails et de la boîte de messagerie générale
– Classement, archivage et suivi des documents administratifs et contractuels
– Rédaction de courriers, comptes rendus et notes internes

Suivi administratif des chantiers
– Constitution et suivi des dossiers chantier (contrats, PPSPS, DOE, attestations)
– Suivi des déclarations de sous-traitance et des attestations légales (Kbis, URSSAF, assurances décennales)
– Planification et suivi administratif des interventions en lien avec les conducteurs de travaux
– Gestion des commandes de fournitures et suivi des livraisons

Gestion commerciale et marchés publics
– Veille sur les appels d’offres publics et privés (plateformes de dématérialisation)
– Constitution des dossiers de candidature : DC1, DC2, mémoires techniques, pièces administratives
– Suivi des délais de remise des plis et des échanges avec les maîtres d’ouvrage/maîtres d’œuvre
– Mise à jour des références chantiers et des documents qualité de l’entreprise

Gestion comptable et RH de premier niveau
– Établissement des devis et factures, suivi des règlements et relances clients
– Transmission des éléments comptables au cabinet comptable/expert-comptable
– Préparation des éléments variables de paie et suivi des absences/congés
– Suivi administratif des contrats de travail et des visites médicales

Savoir-faire
– Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook) et des outils de gestion administrative
– Bonne connaissance du secteur du bâtiment et de son vocabulaire technique
– Connaissance des marchés publics et des pièces constitutives d’un dossier de réponse (RC, CCTP, CCAP)
– Notions de comptabilité générale et de gestion de facturation
– Maîtrise de l’orthographe et de la rédaction professionnelle

Savoir-être
– Rigueur, sens de l’organisation et respect des délais
– Autonomie et capacité à gérer les priorités
– Discrétion et sens de la confidentialité
– Bon relationnel et esprit d’équipe
– Réactivité et adaptabilité

Conditions

Poste basé à Brognard (25600)
CDI, 35h/semaine
Rémunération selon la grille des minima du bâtiment Bourgogne-Franche-Comté, à négocier selon expérience
Une période de passation avec la personne actuellement en poste peut être envisagée