Secrétaire administratif(ve) de direction — Tribunal administratif

Juridictions Administratives; Paris; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

La juridiction administrative de Paris recrute pour son secrétariat afin d’assurer le filtrage des appels, la gestion des messages et l’accueil des visiteurs, ainsi que le suivi des courriers et des agendas des dirigeants.

Vous assurerez l’organisation matérielle des réunions, la mise en forme des documents et l’archivage, en appui des magistrats et du personnel. Horaires classiques, télétravail possible après une période d’adaptation.

Qualifications

• Filtrage des appels, gestion des messages et accueil visiteurs.
• Gestion des agendas de la présidente et du vice-président.
• Suivi des courriers et parapheurs à la signature de la présidente et du vice-président.
• Mise à jour des contacts messagerie et diffusion de courriels
• Organisation matérielle des réunions et rendez-vous (réservation des salles, chauffeur…)
• Mise en forme des documents, courriers, rapport annuel, préparation des dossiers, archivage
• Assistance des présidents dans la préparation et le suivi de certaines affaires réservées
• Préparation du planning annuel des audiences, mise à jour des délégations de signatures, organisation des permanences
• Mise à jour du répertoire téléphonique, de l'organigramme des magistrats et tableaux divers
• Gestion des visites des stagiaires et délégations étrangères (accueil, programme)

Responsibilities

• Constitution du dossier administratif (affectation /mutation /installation).
• Suivi des effectifs (calcul de l’ERM – Attribution des CET).
• Suivi des absences (maladie, congés), formations, cumuls d’activité, arrêtés divers, déplacements, avancement, évaluation.
• Suivi des commissions.
• Enregistrement et suivi des candidatures; affectation et installation.
• Activités du service: Juridiction administrative de première instance.
• Composition et effectifs du service: 95 magistrats, 120 agents de greffe, 14 assistants de justice, 20 stagiaires, 2 juristes assistants.
• Liaisons hiérarchiques: Chef de juridiction, vice-président et greffier en chef.

Skills

Connaissances juridiques

Informatique Word Excel

Organisation

Rédaction

Tools

ESTEVE

Job description

La juridiction administrative de Paris recrute pour son secrétariat afin d’assurer le filtrage des appels, la gestion des messages et l’accueil des visiteurs, ainsi que le suivi des courriers et des agendas des dirigeants.

Vous assurerez l’organisation matérielle des réunions, la mise en forme des documents et l’archivage, en appui des magistrats et du personnel. Horaires classiques, télétravail possible après une période d’adaptation.