Assistant(e) de la cheffe de juridiction (H/F)

Juridictions Administratives; Montreuil; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

Juridictions Administratives au tribunal administratif de Montreuil recherche un(e) assistant/e de direction. Vous assisterez la cheffe de juridiction et assurerez l’organisation du planning, l’accueil des visiteurs et le suivi des dossiers administratifs, avec une forte orientation secrétariat et coordination.

Le poste implique la gestion d’agendas, la préparation des audiences et des réunions, la tenue de la régie et la diffusion des arrêts.

Qualifications

• Capacité à organiser et planifier l’agenda et le planning des audiences.
• Maîtrise des outils bureautiques et de l’informatique.
• Rigueur, discrétion et loyauté.
• Aptitude au travail en équipe et à l’accueil des visiteurs.

Responsibilities

• Gestion de l’agenda de la cheffe de juridiction.
• Organisation matérielle des réunions.
• Gestion des appels téléphoniques et des messages destinés à la cheffe de juridiction.
• Accueil des visiteurs.
• Mise en forme des courriers et documents, préparation de dossiers pour la présidente.
• Mise à jour de l’organigramme et des répertoires.
• Préparation du planning des audiences et des délégations de signature.
• Suivi de la carrière des magistrats et gestion des dossiers administratifs.
• Régie pour le paiement des interprètes.
• Réponse aux demandes de communication de jugement et diffusion des arrêts.

Skills

Organisation

Gestion planning

Accueil visiteurs

Rédaction

Discrétion

Travail en équipe

Bureautique

Tools

Informatique bureautique

Job description

Votre environnement professionnel:
Le tribunal administratif de Montreuil, dirigé par une cheffe de juridiction, se compose de 53 magistrats, 65 agents de greffe ainsi que d’une équipe d’aide à la décision (assistants de justice, juriste assistant, contractuels, stagiaires). Il est organisé en 12 chambres, un pôle urgences, un greffe des expertises, un greffe central et des services support.
Chaque chambre se compose d’un président de chambre, de magistrats (rapporteur ou rapporteur public), d’un greffier (catégorie B), d'1 à 2 adjoints au greffier (catégorie C) et d’un ou deux agents en charge de l’aide à la décision.
Activités du service
L’assistant/e de direction, placé/e auprès de la cheffe de juridiction, assure des fonctions d’appui divers, notamment: organisation du planning de la cheffe de juridiction et appui à l’organisation du tribunal ; suivi des carrières des magistrats ; tenue de la régie pour la rémunération des interprètes ainsi que la possibilité de quelques missions juridictionnelles (comme la délivrance des attestations de non recours).

Vos activités principales:
Placé/e sous l'autorité de la cheffe de juridiction, vous assurez:

• Suivi et gestion de l’agenda de la cheffe de juridiction ;
• Organisation matérielle des réunions ;
• Gestion des appels téléphoniques et des messages destinés à la cheffe de juridiction ;
• Accueil des visiteurs ;
• Mise en forme des courriers et documents, préparation de dossiers pour la présidente ;
• Mise à jour de l’organigramme et de répertoires ;
• Préparation du planning des audiences, des permanences, des délégations de signature ;
• Suivi de la carrière des magistrats: constitution de leur dossier administratif (formation, avancements, notation, mutation), suivi des effectifs de magistrats et accueil des nouveaux arrivants ;
• Tenue de la régie pour le paiement des interprètes ;
• Réponse aux demandes de communication de jugement, diffusion des arrêts de la cour administrative d’appel, attestations de non recours.

Liaisons hiérarchiques:
Cheffe de juridiction.

Liaisons fonctionnelles:
Premier Vice-Président, Vice-Présidents, Magistrats, greffière en chef, greffiers en chef adjoints, chambres et services.

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions:
Groupe RIFSEEP: 1
Vous exercez vos missions sur la base de 38 heures hebdomadaires, générant 16 jours de RTT.
Disponibilité, dynamisme, goût du travail en équipe.
Durée attendue sur le poste: 3 ans.

Profil recherché

Vos compétences principales mise en œuvre:
Connaissances techniques:
Avoir des compétences juridiques niveau maîtrise à acquérir.
Connaître l'environnement professionnel niveau maîtrise à acquérir.
Avoir des compétences en informatique - bureautique niveau maîtrise requis.
Savoir-faire:
Savoir travailler en équipe niveau maîtrise requis.
Savoir s'organiser niveau maîtrise requis.
Savoir rédiger niveau maîtrise requis.
Savoir-être:
Discrétion, sens des relations humaines niveau maîtrise requis, savoir s'adapter, savoir accueillir niveau maîtrise requis.
Des connaissances en matière juridique sont utiles, mais non indispensables, une formation complète étant assurée au moment de la prise de poste. Au-delà des connaissances, qui peuvent s’acquérir une fois en poste, ces fonctions exigent une grande rigueur, une loyauté sans faille et une totale discrétion.

Vos perspectives:
L’expérience et les compétences acquises dans ce poste, qui requiert polyvalence et réactivité, permettent d’évoluer vers d’autres fonctions au sein du tribunal et sont également facilement transférables vers d’autres postes de la fonction publique. Elles favorisent par ailleurs la réussite aux concours.

Présentation de Juridictions Administratives

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