Secrétaire Administratif & Appels d'offres

A5A ARCHITECTES; Paris; On-site; EUR 30,000 - 32,000; Full time

Job summary

Join recherche une secrétaire administratif pour assurer le secrétariat général et la gestion des dossiers d’appels d’offres. Vous travaillerez au sein des cellules Direction et Dessin, avec prise en charge des candidatures en collaboration avec la chargée de Communication.

Le poste, en CDD de 5 mois et à 39 h/semaine, est à pourvoir immédiatement sur Paris. Salaire brut annuel entre 30 000 et 32 000 €. Maitrise parfaite de Word et Excel exigée.

Qualifications

• Rigueur, implication, sens de l'analyse.
• Maîtrise parfaite de Word et Excel indispensable.
• Expérience souhaitée : 1 an dans le secteur du bâtiment (cabinet architecture, bureaux d'études...)

Responsibilities

• Accueil téléphonique et physique.
• Gestion des mails.
• Saisie de documents : lettres, comptes-rendus, rapports, ordres de service, avenants et procès-verbaux.
• Suivi et contrôle d’actions.
• Archivage de documents.
• Lecture des appels d’offres et téléchargement des dossiers sur les plateformes.
• Réception et compilation des pièces transmises par les partenaires.
• Préparation des pièces administratives et rédaction de notes.

Skills

Word

Excel

Rigueur

Sens de l'analyse

Organisation

Job description

NOTRE AGENCE

Agence d’architecture confirmée d’une douzaine de personnes, spécialisée dans la construction de bâtiments publics (scolaires, sportifs, bureaux, logements…), recherche secrétaire administratif qui aura pour mission la réalisation du secretariat général au sein des cellules Direction et Dessin, et la prise en charge des dossiers de candidatures d’appels d’offres en collaboration avec la chargée de Communication.

MISSIONS

Secrétariat général

• Accueil téléphonique et physique.
• Gestion des mails.
• Saisie de documents : lettre, compte-rendu de réunion, rapport d’expertise, Ordre de service, Avenant, Procès verbal…
• Suivi et contrôle d’actions.
• Archivage de documents.

Gestion des appels d’offres et candidatures

• Lecture des appels d’offres et téléchargement des dossiers sur les différentes plateformes.
• Contacts avec les partenaires de l’agence (bureaux d’études) en vue de former une équipe pour répondre aux appels d’offres.
• Réception, vérification et compilation des pièces transmises par les partenaires.
• Préparation des pièces administratives.
• Rédaction de notes (présentation de l’équipe, note méthodologique, etc.)
• Dépôt des candidatures et offres.

QUALITES / COMPETENCES RECHERCHEES

• Rigueur, implication, sens de l'analyse
• Maitrise parfaite de Word - Excel indispensable
• Expérience souhaitée : 1 an dans le secteur du bâtiment (cabinet architecture, bureaux d'études...)

CONDITIONS

• CDD (5 mois)
• Poste à pourvoir immédiatement sur la base de 39 H/semaine.
• SALAIRE BRUT : 30 000 €/an à 32 000 €/ an