Secrétaire d'Agence (H/F)

Techmohygiene; Hœnheim; On-site; EUR 21,834 - 26,153; Full time

Benefits offered by this job

23 jours de RTT par an

Tickets restaurants de 7€ par jour travaillé

Job summary

Une entreprise du secteur administratif cherche un(e) secrétaire d’agence à Hœnheim. Le candidat idéal doit avoir une formation en secrétariat (BAC ou BAC+2) et être autonome, organisé, avec de bonnes compétences de communication. Les responsabilités incluent la gestion du courrier, la rédaction de documents, et la planification des activités de l’agence. Le poste est en CDI avec un salaire brut de 2150€ par mois, 23 jours de RTT par an et des tickets restaurants de 7€ par jour travaillé.

Qualifications

• Formation initiale de niveau BAC ou BAC+2 en secrétariat.
• Expérience professionnelle significative peut être acceptée.

Responsibilities

• Organiser la transmission des informations et les documents administratifs.
• Gérer le courrier entrant et sortant de l'agence.
• Rédiger des documents destinés aux clients.
• Répondre aux appels téléphoniques et filtrer les communications.
• Tenir les agendas et le planning de l'agence.

Skills

Autonomie

Compétences de communication

Compétences en rédaction

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel)

Planification des charges de travail

Education

Baccalauréat professionnel option secrétariat ou BAC+2

Job description

ATH recherche pour son agence d’Hœnheim, un ou une Secrétaire d'Agence.

Le ou la Secrétaire d’Agence organise et coordonne pour le Responsable d'agence la transmission et la rédaction des informations de l'agence. Il ou elle frappe, saisit et présente des notes et des documents administratifs.

Il ou elle réceptionne le courrier et organise les rendez-vous, reçoit et filtre les communications téléphoniques.

Le ou la secrétaire d’agence exerce ses fonctions sous la responsabilité du Responsable d’Agence.

Voici les missions détaillées :

• Enregistrer tout le courrier «entrant» et «sortant» de l’agence. Tenir un registre chronologique de tous les courriers émis à partir de l'agence.

• Affranchir le courrier «sortant» et s’assurer de son expédition en temps et en heure. Attacher un soin particulier à l’émission des envois recommandés.

• Rédiger tous les documents destinés aux clients (lettres, rapports, devis, études, avis, mailings…).

• Apporter un soin particulier au fond et à la forme de tous ces documents (vérifier en particulier la cohérence de l’écrit, l’orthographe, la validité des prix indiqués…).

• Répondre aux appels téléphoniques avec diligence. Se présenter de façon claire, précise et courtoise.

• Identifier tout appel téléphonique. Répondre immédiatement à la demande du client ou faire suivre la demande, soit directement, soit par le biais d’un autre interlocuteur.

• Tenir et suivre les agendas et emplois du temps de chaque membre de l'agence.

  Tenir le planning des travaux et aviser en temps utile les clients, ou autres, des rendez-vous qui les concernent (interventions, visites, inspections…).

• Tenir un échéancier permettant d’assurer le suivi nécessaire à toutes les opérations de l'agence:

  -Pour les clients (relance de contrats, de propositions, suivi de mailings…);

  -Pour les fournisseurs (envoi de documentation, livraison de produits ou fournitures…);

  -Pour le personnel.

• Suivre les paiements.

• Suivre les réclamations et dossiers litigieux, en liaison avec le responsable de l'agence et avec les services du siège.

• Classer tous les documents et dossiers nécessaires à l’activité & Archiver quand nécessaire.

• Accomplir tout autre acte de gestion administrative courante demandé.

Le ou la secrétaire d’agence doit avoir une formation initiale de niveau BAC (Baccalauréat professionnel option secrétariat, comptabilité…) ou BAC+2 (BTS bureautique et secrétariat) ou une formation de niveau équivalent. Toutefois, la fonction peut éventuellement être occupée par une personne justifiant d’une expérience professionnelle significative dans le domaine du secrétariat.

Exigences

• Etre autonome.
• Avoir de bonnes compétences de communication et de rédaction.
• Maitriser des outils bureautiques (Word, Excel…).
• Anticiper et d’apprécier la charge de travail pour la planifier.
• Etre autonome et savoir prendre des initiatives.
• Respecter la confidentialité des informations traitées.
• Faire preuve d'assiduité et de ponctualité.
• Faire preuve de curiosité, de rigueur et de prise d’initiative.

Nous offrons

• Salaire brut de base : 2150€
• Contrat CDI de 39h/semaine
• 23 jours de RTT par an
• Tickets restaurants de 7€ par jour travaillé