Sales Administration Manager

Audencia; Nantes; On-site; EUR 40,000 - 43,000; Full time

Benefits offered by this job

Tickets Restaurants

Mutuelle familiale

Horaires flexibles

Jours RTT

Job summary

Audencia recherche un Responsable Administration des Ventes (H/F) en CDI pour structurer et piloter le pôle ADV et encadrer une équipe de 1 à 2 personnes afin de garantir la fluidité des processus de vente et de gestion contractuelle.

Le poste exige au moins 5 ans d'expérience en ADV et en management, avec une connaissance des outils Excel, ERP et CRM. Localisation Nantes et cadre, horaires flexibles et rémunération conforme au marché.

Qualifications

• Expérience d'au moins 5 ans en Administration des Ventes et en management.
• Participation à la structuration d'activité ou création de service.
• Expérience dans l'enseignement supérieur ou services à forte complexité administrative et contractuelle.

Responsibilities

• Structurer et animer l'équipe ADV et définir les procédures.
• Suivre le parcours client de la commande à l'encaissement et au reporting.
• Gérer les contrats, avenants et documents juridiques, avec le service juridique.
• Assurer la conformité entre contrats, prestations et facturation et la qualité des données.
• Coordonner les échanges transverses entre commercial, informatique, financier et juridique.

Skills

Management

Encadrement

Analyse de données

Reporting

Contrôle qualité

Confidentialité

Tools

Excel

ERP

CRM

Job description

Audencia est une prestigieuse école de management basée en France (Paris, Nantes et La Roche-sur-Yon) et à l’International (Chine, Brésil, Australie, Espagne), dont l'objectif est de former des femmes et des hommes capables d’influencer et d’accompagner la société dans toutes ses transitions : économique, écologique, politique, médiatique, culturelle, sociale et technologique.

C'est également une entreprise en pleine croissance qui emploie plus de 590 collaborateurs et qui offre un environnement de travail épanouissant et respectueux des équilibres de vie.

Vous souhaitez participer à cette aventure, rejoignez-nous !

Dans le cadre de notre développement, nous créons un nouveau pôle Administration des Ventes et recrutons notre futur(e) Responsable Administration des Ventes (H/F) en CDI pour en assurer la structuration et le pilotage.

Rattaché(e) à la Responsable du pôle Pilotage des opérations, vous encadrerez une équipe d’une à deux personnes en garantissant la fluidité, la conformité et l'efficacité des processus de vente et de gestion contractuelle.

Ce poste, au cœur des opérations, requiert une forte capacité à travailler en transversalité. À ce titre, vous jouez un rôle clé dans la coordination entre les directions Admissions, Programmes, Financière et des Systèmes d'Information en veillant à la cohérence des décisions opérationnelles, des engagements contractuels et de leur déclinaison financière.

Vos missions

Structuration et pilotage du pôle ADV

• Structurer, organiser et animer une nouvelle équipe d'une à deux personnes : définir les missions, les responsabilités, les procédures et les modes de fonctionnement.
• Mettre en place les outils de pilotage et les indicateurs de suivi de l'activité.

Gestion du cycle client

• Superviser l'intégralité du parcours étudiant en formation initiale, de la réception de la commande (ou de l'inscription) jusqu'à la facturation finale et au suivi des encaissements.

Administration contractuelle et financière

• Définir, paramétrer et assurer le suivi des échéanciers de paiement, conformément aux statuts et aux règles financières internes, en coordination avec la Direction financière et sous réserve de sa validation.
• Piloter la gestion et la mise à jour des contrats, avenants et documents administratifs en lien avec le service juridique.
• Traiter les événements impactant le parcours client (changement de programme ou de statut, césure, alternance, double diplôme, suspension, abandon, options ou certifications etc.), analyser leurs impacts contractuels et mettre à jour les dossiers.Garantir la cohérence globale des dossiers clients.
• Suivre les litiges et coordonner, avec les interlocuteurs compétents, les procédures de recouvrement.

Contrôle et Qualité

• Assurer la conformité entre les contrats, les prestations réalisées, la facturation.
• Garantir la qualité, la fiabilité et l'exhaustivité des données dans les systèmes d'information (ERP, CRM).
• Mettre en place et suivre des indicateurs de performance pour l'amélioration continue des processus.
• Participer activement aux audits internes/externes et assurer l'archivage réglementaire des documents.

Coordination transverse

• Agir comme interface opérationnelle clé entre les équipes commerciales, informatiques, financières et juridiques pour sécuriser les processus et résoudre les situations complexes.
• Faciliter la circulation et la fiabilité des informations entre les services.

Profil recherché

• Vous justifiez d’une expérience significative d'au moins 5 ans en Administration des Ventes et avez démontré votre capacité à encadrer et accompagner une équipe.
• Vous avez idéalement participé à la structuration d'une activité, à la création d'un service ou à la mise en place de nouveaux processus.
• Une expérience dans l'enseignement supérieur, la formation ou un environnement de services à forte complexité administrative et contractuelle serait particulièrement appréciée.

Compétences

• Vous maîtrisez les processus ADV et du cycle de gestion administrative et financière.
• Maîtrise avancée des outils bureautiques, notamment Excel, et des systèmes d'information (ERP, CRM).
• Expertise en gestion contractuelle et financière.
• Connaissance approfondie des processus ADV, de la gestion des flux et du suivi de commandes.
• Compétences en analyse de données, reporting et contrôle qualité.
• Capacité à appréhender des problématiques complexes et à prendre des décisions.
• Sens de la confidentialité et de la fiabilité dans la gestion des données et des dossiers.
• Expérience en management : capacité à encadrer, fédérer et développer une équipe.
• Capacité à travailler en transversalité avec des interlocuteurs variés.

Conditions de travail :

Type de contrat : CDI, temps plein à pourvoir dès que possible.

Rémunération annuelle brute : 40K€-43K€/ 13 mois selon profil et expérience

Statut : Cadre

Congés : 25 jours de congés payés + 18 jours de RTT

Localisation : NANTES – Atlantic campus (8 route de la Jonelière 44300 Nantes)

Jours enfants malades (ou urgence familiale) rémunérés

Tickets Restaurants

Mutuelle familiale avantageuse

Horaires flexibles