Responsable administration des ventes (H/F) CDI

Audencia; Nantes; On-site; EUR 40,000 - 43,000; Full time

Benefits offered by this job

Tickets Restaurants

Mutuelle familiale

Horaires flexibles

25 jours de congés + RTT

Job summary

Audencia, école de management située à Nantes, recherche un Responsable Administration des Ventes (H/F) en CDI. Sous la responsabilité du pôle Pilotage des opérations, vous encadrerez une équipe et assurerez la fluidité et la conformité des processus ADV et de la facturation.

Vous piloterez le cycle client, les contrats et les documents financiers, assurant l’archivage et le reporting. Le poste offre un cadre stimulant avec congés et avantages et se situe à Nantes Atlantic Campus.

Qualifications

• Expérience d'au moins 5 ans en Administration des Ventes
• Expérience en encadrement d'équipe
• Expérience dans l'enseignement supérieur ou administration de services à forte complexité appréciée

Responsibilities

• Structurer, organiser et piloter une équipe ADV (1–2 personnes).
• Gérer le cycle client de l'inscription à la facturation et au suivi des paiements.
• Piloter les contrats, avenants et documents administratifs en lien avec le service financier et le juridique.
• Contrôler la qualité et la conformité entre contrats, prestations et facturation.
• Coordonner les échanges entre les services commerciaux, informatiques, financiers et juridiques.

Skills

ADV processes

Team leadership

Data analysis

Contract management

ERP/CRM

Cross-functional

Problem solving

Data confidentiality

Tools

Excel

ERP

CRM

Job description

Audencia est une prestigieuse école de management basée en France (Paris, Nantes et La Roche-sur-Yon) et à l’International (Chine, Brésil, Australie, Espagne), dont l'objectif est de former des femmes et des hommes capables d’influencer et d’accompagner la société dans toutes ses transitions : économique, écologique, politique, médiatique, culturelle, sociale et technologique.

C'est également une entreprise en pleine croissance qui emploie plus de 590 collaborateurs et qui offre un environnement de travail épanouissant et respectueux des équilibres de vie.

Vous souhaitez participer à cette aventure, rejoignez-nous !

Dans le cadre de notre développement, nous créons un nouveau pôle Administration des Ventes et recrutons notre futur(e) Responsable Administration des Ventes (H/F) en CDI pour en assurer la structuration et le pilotage.

Rattaché(e) à la Responsable du pôle Pilotage des opérations, vous encadrerez une équipe d’une à deux personnes en garantissant la fluidité, la conformité et l'efficacité des processus de vente et de gestion contractuelle.

Ce poste, au cœur des opérations, requiert une forte capacité à travailler en transversalité. À ce titre, vous jouez un rôle clé dans la coordination entre les directions Admissions, Programmes, Financière et des Systèmes d'Information en veillant à la cohérence des décisions opérationnelles, des engagements contractuels et de leur déclinaison financière.

Vos missions

Structuration et pilotage du pôle ADV

• Structurer, organiser et animer une nouvelle équipe d'une à deux personnes : définir les missions, les responsabilités, les procédures et les modes de fonctionnement.
• Mettre en place les outils de pilotage et les indicateurs de suivi de l'activité.

Gestion du cycle client

• Superviser l'intégralité du parcours étudiant en formation initiale, de la réception de la commande (ou de l'inscription) jusqu'à la facturation finale et au suivi des encaissements.

Administration contractuelle et financière

• Définir, paramétrer et assurer le suivi des échéanciers de paiement, conformément aux statuts et aux règles financières internes, en coordination avec la Direction financière et sous réserve de sa validation.
• Piloter la gestion et la mise à jour des contrats, avenants et documents administratifs en lien avec le service juridique.
• Traiter les événements impactant le parcours client (changement de programme ou de statut, césure, alternance, double diplôme, suspension, abandon, options ou certifications etc.), analyser leurs impacts contractuels et mettre à jour les dossiers.Garantir la cohérence globale des dossiers clients.
• Suivre les litiges et coordonner, avec les interlocuteurs compétents, les procédures de recouvrement.

Contrôle et Qualité

• Assurer la conformité entre les contrats, les prestations réalisées, la facturation.
• Garantir la qualité, la fiabilité et l'exhaustivité des données dans les systèmes d'information (ERP, CRM).
• Mettre en place et suivre des indicateurs de performance pour l'amélioration continue des processus.
• Participer activement aux audits internes/externes et assurer l'archivage réglementaire des documents.

Coordination transverse

• Agir comme interface opérationnelle clé entre les équipes commerciales, informatiques, financières et juridiques pour sécuriser les processus et résoudre les situations complexes.
• Faciliter la circulation et la fiabilité des informations entre les services.

Profil recherché

• Vous justifiez d’une expérience significative d'au moins 5 ans en Administration des Ventes et avez démontré votre capacité à encadrer et accompagner une équipe.
• Vous avez idéalement participé à la structuration d'une activité, à la création d'un service ou à la mise en place de nouveaux processus.
• Une expérience dans l'enseignement supérieur, la formation ou un environnement de services à forte complexité administrative et contractuelle serait particulièrement appréciée.

Compétences

• Vous maîtrisez les processus ADV et du cycle de gestion administrative et financière.
• Maîtrise avancée des outils bureautiques, notamment Excel, et des systèmes d'information (ERP, CRM).
• Expertise en gestion contractuelle et financière.
• Connaissance approfondie des processus ADV, de la gestion des flux et du suivi de commandes.
• Compétences en analyse de données, reporting et contrôle qualité.
• Capacité à appréhender des problématiques complexes et à prendre des décisions.
• Sens de la confidentialité et de la fiabilité dans la gestion des données et des dossiers.
• Expérience en management : capacité à encadrer, fédérer et développer une équipe.
• Capacité à travailler en transversalité avec des interlocuteurs variés.

Conditions de travail :

Type de contrat : CDI, temps plein à pourvoir dès que possible.

Rémunération annuelle brute : 40K€-43K€/ 13 mois selon profil et expérience

Statut : Cadre

Congés : 25 jours de congés payés + 18 jours de RTT

Localisation : NANTES – Atlantic campus (8 route de la Jonelière 44300 Nantes)

Jours enfants malades (ou urgence familiale) rémunérés

Tickets Restaurants

Mutuelle familiale avantageuse

Horaires flexibles