RH & Office Manager H/F

Morgan Philips Specialist; Paris; Sur place; EUR 45 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Morgan Philips Specialist est chargé, pour une scale-up du secteur IA, de gérer l’ensemble des processus RH et offices à Paris. Le poste couvre la paie, l’onboarding et l’offboarding, le suivi des avantages et l’optimisation des politiques internes.

CDI, responsabilités étendues et forte dimension process. Le candidat idéal coordonne les documents, les accès et les outils (Slack, SharePoint, eDocPerso), tout en assurant une veille juridique et une relation fluide avec le cabinet paie.

Qualifications

• Expérience en paie et administration du personnel.
• Maîtrise des outils RH et payroll (MySilae).
• Gestion onboarding/offboarding et documentation employé.
• Rigueur sur les pratiques juridiques et conformité.
• Gestion des titres-restaurant, avantages, et budgets locaux.

Responsabilités

• Gérer la paie via MySilae et valider les bulletins mensuels avec le GM.
• Conduire l onboarding et l onboarding administratif des nouveaux entrants.
• Gérer l offboarding et les documents de fin de contrat.
• Rédiger et mettre à jour le livret du salarié et les politiques internes.
• Gérer le règlement intérieur, les notes de frais et la sécurité informatique.
• Suivre les contributions OPCO et les obligations légales.
• Assurer le volet office management et gestion des locaux.
• Accompagner les managers dans les recrutements et l’intégration.
• Coordonner les prestations et les fournisseurs du bureau.
• Piloter le parcours collaborateur et les évolutions de carrière.

Connaissances

Paie & administration

Onboarding

Offboarding

Veille juridique

Recrutement

Politiques RH

Office management

Gestion des avantages

Outils

MySilae

Slack

SharePoint

eDocPerso

Description du poste

POSTE : RH & Office Manager H/FDESCRIPTION : Notre client est une scale up dans le secteur de l'intelligence artificielle, il recherche un RH & Office Manager F/H.Compte tenu de l'étendue des responsabilités (gestion complète de la paie, onboarding/offboarding, veille juridique, recrutement et structuration des politiques RH), ce poste offre une forte dimension de création et d'optimisation des process dans un contexte de structuration.

1. Paie & Administration du personnel- Interlocuteur principal du cabinet pour l'ensemble de la paie externalisée via MySilae- Gestion directe de la paie (calcul/saisie des éléments variables, préparation des bulletins de salaire) en coordination avec le cabinet- Revue mensuelle de l'ensemble des bulletins de salaire avant validation par le General Manager (accès MySilae Enterprise)- Suivi des anomalies et écarts (ex. : modifications de pass RATP, primes, éléments variables de rémunération)- Gestion des avantages en nature : véhicules de société, titres-restaurant, abonnements transport (Navigo/RATP)- Collecte et transmission au cabinet de l'ensemble des informations nécessaires à chaque clôture mensuelle- Gestion des tableaux de suivi mensuels des conventions de forfait jours cadres- Mise en place et gestion des titres-restaurant (TR)

2. Onboarding- Coordination complète de l'arrivée des nouveaux collaborateurs : collecte des documents (pièce d'identité, RIB, fiche d'informations salarié), transmission au cabinet- Mise en place des accès aux outils (messagerie, Slack, SharePoint, eDocPerso, accès bureaux, badge, etc.)- Création des signatures e-mail- Création et mise à jour du Livret du salarié- Commande du matériel- Remise du Livret du salarié et présentation détaillée à la nouvelle recrue (environ une journée)- Support administratif pendant les premières semaines et gestion des questions de suivi

3. Offboarding- Coordination des départs : solde de tout compte, documents de fin de contrat- Coordination avec le DAF pour le versement du paiement final- Suppression des accès informatiques- Récupération et remise en état du matériel (ordinateur portable, téléphone)- Relation avec le collaborateur sortant concernant la transmission des documents de fin de contrat

4. Livret du salarié (Employee Book)- Construction complète du livret d'accueil (valeurs, outils, politique de télétravail, politique de notes de frais, forfait jours, accès aux bureaux, codes d'entrée)- Mise en forme et diffusion à l'ensemble des collaborateurs- Document vivant : mise à jour à chaque évolution des politiques internes

5. Règlement intérieur, documents RH et politiques internes- Rédaction et mise à jour du règlement intérieur- Création et gestion des 24 tableaux de suivi mensuels du forfait jours (2, PDF modifiables)- Organisation et gestion du Legal Drive (droits d'accès, arborescence des dossiers)- Rédaction et formalisation des politiques internes : notes de frais, informatique/sécurité, télétravail et autres politiques futures- Diffusion et mise à jour de ces politiques dans le Livret du salarié et le Legal Drive

6. Formation & OPCO- Gestion de l'affiliation et des contributions annuelles à OPCO Atlas- Suivi des inscriptions et transmission des documents

7. Questions juridiques & recherche RH- Recherches et analyses ponctuelles sur des sujets RH/juridiques (ex. : conditions de recrutement de stagiaires au regard de la loi du 10 juillet 2014, risques URSSAF, alternatives juridiques)- Veille sur les obligations employeur (avantages en nature, frais professionnels, obligations déclaratives)

8. Opérations générales- Point de contact RH pour l'ensemble des questions des collaborateurs- Recherche d'un prestataire pour la mise en place des titres-restaurant

9. Recrutement & parcours collaborateur- Accompagnement des managers tout au long du processus de recrutement (définition des besoins, diffusion des annonces, présélection des candidatures, coordination des entretiens)- Suivi du parcours collaborateur : intégration, points de suivi, évolution, mobilité interne- Suivi et pilotage des différents recrutements en cours- Lancement des vérifications de références/antécédents auprès du prestataire externe en charge et suivi des résultats- Coordination avec les conseils juridiques pour la rédaction des contrats de travail

10. Office Management- Gestion quotidienne des locaux (aménagement, propreté, demandes de maintenance, relation avec le propriétaire ou la société de gestion de l'immeuble)- Gestion des relations avec les fournisseurs et prestataires du bureau (ménage, maintenance, café/snacking, plantes, etc.)- Commande et suivi des fournitures et consommables de bureau- Gestion des accès aux bureaux : badges, codes d'entrée, clés, accès visiteurs- Organisation des événements internes (déjeuners d'équipe, séminaires, célébrations, soirée de fin d'année)- Gestion du budget lié aux bureaux et suivi des dépenses (factures fournisseurs…)

Type de contrat CDI
Contrat travail Salaire

• Salaire brut : Annuel de 45000.0 Euros à 60000.0 Euros

Profil souhaité

Expérience

• Expérience exigée Cette expérience est indispensable

Informations complémentaires

• Secteur d'activité : Activités des agences de travail temporaire