Responsable du service secretariat/logement F/H - EC9536

Ville-De-Blois; Blois; Sur place; EUR 45 000 - 70 000; Plein temps

Résumé du poste

Ville-De-Blois recherche un cadre pour assurer la gestion et l'encadrement du secrétariat social, organiser le travail des assistantes socio-administratives et coordonner l'articulation avec les agents et la Direction Accès aux Droits et Développement Social.

Le candidat gèrera les commissions sociales, suivra le budget, préparera les rapports et piloter les tableaux de bord, avec formation logiciel et archivage CNIL.

Qualifications

• Expérience de gestion d'équipe et d'encadrement dans le secteur public ou social.
• Maîtrise des outils de gestion et de suivi budgétaire.
• Connaissance des exigences CNIL et de l'archivage informatique.

Responsabilités

• Organiser et coordonner le travail des assistants socio-administratifs et suivre l'activité.
• Animer les réunions d'équipe et programmer les entretiens annuels.
• Préparer et suivre les budgets et les tableaux de bord du plan Habitat et du CIAS.
• Rédiger et diffuser les procédures du logiciel métier et assurer la formation des arrivants.

Connaissances

Encadrement d'équipe

Coordination administrative

Gestion budgétaire

CNIL archivage

Rédaction procédures

Description du poste

Assurer la gestion et l'encadrement de l'équipe du secrétariat social :

• Organiser et coordonner le travail des assistantes socio-administratives
• Veiller à la bonne articulation du travail des assistantes socio-administratives avec l'ensemble des agents et l'encadrement de la Direction « Accès aux Droits et Développement Social »
• Conseiller et renseigner les agents d'un point de vue technique concernant les situations et les réponses les plus adaptées
• Suivre et évaluer l'activité
• Programmer et animer les réunions d'équipe
• Gérer les congés en fonction d'un planning de travail garantissant la continuité du service
• Procéder aux entretiens annuels d'évaluation professionnelle des agents

Assurer l'organisation et l'animation de la Commission Sociale :

• En lien avec les assistantes socio-administratives, préparer les dossiers d'aides financières, dont les demandes extérieures
• Assurer la présentation des dossiers en Commission Sociale
• A partir des tableaux de bord de suivi de la consommation du budget, suivre et analyser les évolutions et repérer les signaux d'alerte - préparer le budget annuel pour la commission sociale
• Préparer les commissions sociales plénières

Assurer la mission de référent « Informatique et logiciel » :

• Écrire, diffuser et suivre l'exécution d'une procédure ''logiciel métier''
• Assurer la formation des nouveaux arrivants
• Être l'interface du responsable « Informatique » de la Direction du Numérique
• Mettre en oeuvre l'archivage informatique selon les règles de la CNIL
• Veiller à la bonne tenue de l'arborescence de la Direction « Accès aux Droits et Développement Social »
• A partir des indicateurs déterminés avec les responsables (pôles/service), concevoir les requêtes statistiques et alimenter les tableaux de bord

Assurer la mission « Logement » dans les instances du Plan Habitat pour tous et celles de la prévention des expulsions :

• Représenter le CIAS dans les réunions institutionnelles : Plan Habitat pour tous et champ de la prévention des expulsions : CCAPEX, CAL
• Assurer l'interface entre le CIAS et le CD41/DDETS-PP sur ces champs
• Représenter le CIAS dans les commissions FSL : accès, maintien, énergie/eau
• Rendre compte régulièrement de l'avancée des travaux, saisir les instances du CIAS pour avis ou décision si nécessaire

Assurer la gestion locative des logements temporaires :

• Être garant de la procédure de l'entrée à la sortie des logements temporaires, en lien avec les travailleurs sociaux et leurs responsables
• Présenter les dossiers à la commission sociale pour l'accès au logement temporaire, un bilan intermédiaire et la fin de l'accueil temporaire
• Gérer les contrats de mise à disposition et de l'accompagnement social
• Assurer la gestion financière de ce dispositif (élaborer et suivre le budget)
• Suivre la maintenance des logements avec les entreprises

Concourir à la gouvernance globale de la Direction « Accès aux Droits et Développement Social » et du CIAS :

• Contribuer au travail de réflexion, d'organisation, de projets et d'évaluation de l'activité de la direction au sein de l'équipe d'encadrement
• Participer aux réunions d'encadrement de la Direction « Accès aux Droits et Développement Social » et aux groupes de travail en rapport avec la mission, aux réunions d'encadrement Ville-Agglo-CIAS
• Assurer les astreintes décisionnelles